Hur nya lösningar kan skapa smidigare företagskommunikation utan att spräcka budgeten

Företagskommunikationen kämpar för att uppfylla behoven hos de moderna arbetsplatserna som hela tiden blir mer flexibla, samarbetsinriktade och mobila än någonsin.

Användningen av allt fler anslutna enheter, utvecklingen av robotar, avancerad analys, och fokuseringen på lagstiftad säkerhet och integritet gör att kommunikationslandskapet snabbt blir allt mer komplext. Moussa Zaghdoud, Senior Director och Head of Cloud Business Unit vid ALE, har tittat på en ny undersökning från Wainhouse Research om kommunikations- och samarbetslösningar (UC&C) som företag kan använda för att utforska trender inom företagskommunikation, och den teknik som kan hjälpa företag att hantera den växande komplexiteten.

Det är inte alltid enkelt att anpassa sig till ny kommunikationsteknik. De flesta organisationer känner sig i dag fångade mellan taditionella lokala system och molnbaserade tjänster – de är silobaserade och inte anslutna fullt ut.

En alltmer komplex omvärld

Ny forskning från Wainhouse visar att majoriteten av företagen använder sig av flera leverantörer för telefoni – 75 procent har minst två leverantörer och 21 procent har minst tre leverantörer. 33 procent har dessutom minst två leverantörer av enhetlig kommunikation (UC) och vissa har så många som fem leverantörer av ytterligare tjänster. Med så många inblandade parter är det inte konstigt att det blir svårt att leverera en konsekvent och enhetlig företagsomfattande kommunikationsupplevelse till slutanvändarna.

Användningen av flexibla arbetsformer och distansarbetande team gör att en fast samarbetspunkt inte räcker för att uppfylla företagets kommunikationsbehov. Vi behöver mobila samarbetsverktyg. Den aktuella utmaningen är alltså att förena lokal PBX-telefoni med fördelarna av att tillhandahålla en universellt åtkomlig kommunikations- och samarbetslösning (UC&C).

Inför hybridlösningar

Lösningen är att använda de hybridlösningar för kommunikation som har utvecklats för att ge IT-avdelningarna möjligheter att integrera molnbaserade kommunikations- och samarbetslösningar – som ger tillgång till viktiga tjänster som närvarofunktioner, snabbmeddelanden, webbkonferenser, video samt fil-och programdelning – med den befintliga PBX-maskinvaran. Det ger företagen möjlighet att skydda och optimera sina befintliga investeringar. Det möjliggör även en gradvis övergång till molntjänster, vilket gör att fler tjänster kan flyttas till molnet i takt med att företagets krav ändras.

Skrivbordstelefonerna verkar helt enkelt inte försvinna

Den här integrationen är viktig eftersom skrivbordstelefonerna kommer att finnas kvar under överskådlig tid. Undersökningen från Wainhouse Research visar att skrivbordstelefonen fortfarande är den kommunikationsenhet som används flitigast – nästan 85 procent använder den för affärskommunikation. Men – och det är här det stora problemet finns – de flesta användare har inte bara en enda enhet. Forskningen visar att närmare 70 procent av slutanvändarna använder en kombination av skrivbordstelefon, dator och mobil enhet. Nya slutanvändartekniker som VR, kroppsnära enheter och personliga assistenter innebär dessutom att antalet enheter troligen kommer att öka.

Hantera en blandning av olika enheter – det blir en hybridlösning igen

Inköparna av företagsteknik måste inse att företagens verksamhet har en förmåga att utvecklas gradvis och inte stegvis mellan olika tekniker. Den idealiska lösningen är en plattform som ger ett lika bra stöd till såväl traditionella som nästa generations kommunikationsverktyg. Ett företag som enbart hoppar mellan de senaste teknikerna riskerar inte bara att stöta bort användarna och drabbas av störningar i verksamheten utan även att förlora hela värdet av sina befintliga investeringar. Även i det här fallet är det distributionen av hybridmoln som eliminerar dessa risker genom att förstärka företagets befintliga teknik med ny teknik. Molnen har dessutom fördelen att vara enklare att distribuera, stödja och underhålla genom att ta bort hanteringsbördan för komplexa program- och maskinvaror.

”Tillräckligt bra” räcker inte längre – leverantörerna måste öppna upp sin verksamhet

Slutanvändarna accepterar inte längre samarbetslösningar av ”tillräckligt bra” kvalitet. Wainhouse Research fann att kvaliteten var det allra viktigaste slutanvändarkravet. Hela 90 procent av slutanvändarna ansåg att den var mycket viktig. En plattform av hög kvalitet bör dock även omfatta de andra viktiga krav som identifierades i undersökningen – integration av arbetsflödet (70 procent), gränslös kommunikation (63 procent), mobilitet (54 procent) och global åtkomst (39 procent).

Plattformar med öppen arkitektur gör det enklare att integrera samarbetsverktyg i företagets affärsprocesser och system. En ansluten kommunikationsplattform kan göra detta genom att sammanföra röstkommunikation i HD-kvalitet, video och integration av arbetsflödet mellan olika enheter via molnet – allt för att ge användarna möjlighet att samarbeta på ett smidigt sätt från olika platser och via olika enheter. Verktyg som inte stöds ersätts av verktyg på företagsnivå som ger användarna den kvalitet de vill ha.

Företag utan gränser – bryggning kontra peer-to-peer-samtal

Teamen på ett företag arbetar inte bara inom företagets gränser. Teammedlemmarna är ofta utspridda över flera länder och kan utgöras av företagets anställda, externa teammedlemmar, partner, kontraktsanställda och kunder. Tanken bakom det gränslösa företaget är att öka tempot i affärsvärlden, men verktygen och tjänsterna för att stödja detta måste finnas tillgängliga. Plats, enhetstyp eller domän får inte komma i vägen.

En ny syn på PBX-system

Forskningen har visat att i snitt 40 procent av röstkommunikationen hos företag utvecklas till konferenssamtal och att denna andel ökar för större organisationer. Konferenser och gruppsamarbeten håller på att bli det vanligaste arbetssättet för många i dag och detta faktum kräver att företaget omvärderar synen på sitt PBX-system.

Kommunikationsplattformar som tillhandahåller flera funktioner, till exempel röstkommunikation, video och dokumentdelning, kan fungera som en förlängning av PBX-systemet för att stödja peer-to-peer-kommunikation och gruppsamarbete. De kan smälta samman såväl individuella funktioner som funktioner för gruppsamarbete på ett smidigt sätt utan att företagets befintliga maskinvara omedelbart behöver ersättas.

Den klassiska normalfördelningskurvan är allenarådande när det gäller att möta användarnas önskemål och behov

Majoriteten av användarna är inte tidiga teknikanvändare. När användarna fick frågan var någonstans längs kurvan deras personliga kommunikationsmiljö fanns svarade 34 procent av deltagarna att de var tidiga användare. 44 procent svarade att de befann sig på kurvans mitt och 22 procent sade sig vara fullt nöjda med vad de redan hade till dess att de var absolut tvungna att byta ut tekniken.

När organisationer inför nya tekniker och tillhandahåller mer anslutna arbetsflöden måste de jämföra fördelarna hos nya omstörtande trender och tekniker med fördelarna av att behålla befintliga kommunikationsplattformar. IT-team som lyckas engagera användargruppen i varje steg av livscykeln för utveckling kommer att upptäcka att det leder till minskade supportkostnader och ökad användning. Kunskapen om användarnas önskemål utgör nyckeln till att leverera den rätta mixen av tjänster, och en plattform som även stöder de användare som är långsamma på att ta till sig ny teknik möjliggör en smidig övergång till nya system.

Kommunikationskontinuumet

Ingenting är statiskt i dagens affärsvärld. En flexibel och utbyggbar kommunikationsplattform är ett nödvändigt verktyg för att möta de kontinuerligt föränderliga affärskraven. Ett antal kommunikationsleverantörer tillhandahåller öppen API-åtkomst till kommunikationsfunktioner som röstkommunikation, SMS och video i avsikt att stödja integrationen av samarbetsverktyg för en växande blandning av externa teammedlemmar, kontraktsanställda och partner. De tillhandahåller en uppsättning molnbaserade tjänster som implementeras i form av en överläggslösning bestående av grundläggande samarbetsmöjligheter. Dessa lösningar är både enkla att distribuera och enkla för användarna att ta till sig – oberoende av företagens befintliga kommunikationssystem.

Användningen av omstörtande teknik som inte ger några avbrott i verksamheten utgör nyckeln till att skapa en företagskommunikation i framkant.