Distribuerad utskriftsmodell kan frigöra enorma produktivitetsvinster
Produktivitetsförlust på grund av dålig IT-infrastruktur och hantering av skrivarpark är ett betydande problem för många europeiska företag samtidigt som de strävar efter att förbli konkurrenskraftiga i den utmanande globala ekonomin. Forskning på uppdrag av Epson Europa under första kvartalet 2014, som tittade på 1 250 medelstora och stora företag i Storbritannien, Frankrike, Tyskland, Italien och Spanien visade en förbluffande omfattning av problemet. I genomsnitt rapporterar dessa företag att de förlorar omkring en arbetsvecka av produktivitet per år per anställd till följd av driftstopp inom IT-system och maskinvara. Detta motsvarar en total årlig produktivitetskostnad på ca. 24 miljarder euro, av vilka 7 miljarder euro direkt kan hänföras till problem med skrivare.
För att möta denna utmaning bör smarta företag ägna mer uppmärksamhet åt deras hantering av IT-system och få en mer långsiktig och strategisk syn på strategier för utskriftsparker. Särskilt de med centraliserade utskriftsmodeller bör utvärdera detta tillvägagångssätt och medge att det inte längre är perfekt för alla företags eller avdelningars behov då det finns tydliga begränsningar när det gäller produktivitet.
Väntetid
Valet av en lämplig skrivartyp och skrivarparkstruktur har en avgörande betydelse för affärsleverans och produktivitet, och måste stämma väl överens med storleken på varje företags arbetsplats och arbetsgrupp. Vår forskning visar att tålamodet tryter hos anställda som fortfarande arbetar med centraliserade utskriftsmodeller. Två av de största frustrationerna när det gäller produktivitet var enligt de anställda de som förknippas med underhåll av skrivare (57 %) och driftstoppet till följd av utskriftsköer och för att behöva lämna sin arbetsplats för att hämta utskrifter (48 %) från en centralt placerad skrivare. Dessa frustrationer kan underminera de anställdas motivation och, i slutändan, ett företags effektivitet.
För många företag utmärker sig arbetsplatsen nu av mindre arbetsgrupper som kräver en mer flexibel och tillgänglig utskriftsmodell. Det logiska valet för dessa företag är en utspridd skrivarpark, där skrivarna ligger i nära anslutning till arbetsgrupper samt är lokalt styrda för att förbättra de anställdas prestation, motivation och produktivitet.
Historiskt sett har utspridda skrivarparker inte alltid varit en tilltalande lösning för företag på grund av de upplevda utmaningar som är förknippade med att förutsäga utskriftskostnader och hantera underhåll. Detta synsätt förändras och nya tekniker växer fram från Epson för att minska dessa bekymmer.
Nya utskriftstekniker som visar vägen
Nya bläckstråletekniker som t.ex. våra RIPS (Replaceable Ink Pack System), som gör det möjligt att kontinuerligt skriva ut upp till 75 000 sidor utan byte av förbrukningsartiklar, ger en verklig lösning för att hantera skrivarparkernas modellstrukturer. Dessa skrivare kan skriva ut utan avbrott under i genomsnitt tre år, vilket gör dem till en mer hanterbar lösning för en utspridd parkmodell och en mer attraktiv möjlighet för leverantörer av hanterade utskriftstjänster (MPS). Som ett resultat kan dessa produkter, som hanteras via MPS-kontrakt, ge den förutsägbara kostnaden som en centraliserad utskriftsmodell, men bekvämlighets- och produktivitetsfördelarna som en utspridd lösning.
Faktum är att bläckstråleskrivare nu framstår som seriösa alternativ till laserskrivare i affärsmiljöer tack vare fördelar som snabbhet, tillförlitlighet och energieffektivitet. Enligt analysföretaget IDC, ökar bläckstråleskrivare sin genomslagskraft för affärsutskriftssystem med 12 % per år, även under år när laserskrivarförsäljningen har minskat. IDC förutspår att bläckstråleskrivarprodukter för företag kommer att stå för 25 % av marknaden för företagsskrivare och flerfunktionsskrivare senast 2017.
Att göra övergången till hanterade utskriftstjänster
För att öppna upp för större affärseffektivitet och ökad produktivitet, börjar allt fler företag att noga utvärdera de upplevda fördelarna med att äga tekniksystem och skrivarmaskinvara direkt, istället för att leasa dessa genom hanterade lösningar. Enligt våra undersökningar äger 72 % av företagen idag sina skrivare och 70 % hanterar och underhåller dem internt, men när de tillfrågades sa 60 % att de redan tittar på att övergå till hanterade utskriftstjänster. Nästan hälften av dem räknar med att göra detta under de kommande två åren.
Förutsägelsen om att så många europeiska företag kommer att övergå till hanterade utskriftstjänster är en betydande utvecklingstendens. De som gör övergången bör tänka så holistiskt som möjligt när det gäller detta åtagande och tänka efter vilken utskriftsteknik och distributionsmodell för skrivarparken som passar bäst för deras organisation. Faktum är att för vissa organisationer kan den relativt lilla förändringen att övergå till en annan skrivarteknik eller parkmodell vara nyckeln till enorm produktivitet och totala vinster.
