Vilse i det aktivitetsbaserade kontoret?

Aktivitetsbaserade kontor är en trend som vuxit sig allt starkare de senaste åren.

Richard Schumacher, Sverigechef på Aruba

Men som hos alla nyheter uppstår en del oväntade utmaningar som det gäller att möta. Inte minst ställs det nya krav på IT-infrastrukturen, så att den stöttar verksamheten så som den ser ut på ett aktivitetsbaserat kontor.

Idéen med aktivitetsbaserade kontor är att medarbetare ska kunna välja att jobba på en plats som passar för det de gör just för tillfället. Det kan handla om att arbeta gemensamt i sitt team, sitta avskilt för att kunna koncentrera sig på sin uppgift eller mingla i en avslappnad miljö. Ett kontor som möter alla dessa skilda behov blir till en dynamisk, livfull arbetsplats som känns attraktiv för många.

En av flera utmaningar är att den ständigt skiftande platsen som man arbetar på kan leda till att man missar det fysiska mötet med kollegorna. Risken är då att medarbetarna tappar samhörighet och lagkänsla. En del av utmaningarna hos det aktivitetsbaserade kontoret kan hanteras med hjälp av rätt utformade IT- och kommunikationslösningar.

Vi har sammanställt fem råd:

  1. Använd tekniken för att underlätta möten mellan kollegor. Den första utmaningen handlar om att över huvud taget veta var kollegorna befinner sig. En möjlig lösning är att använda positioneringssystem som gör att alla vet var alla i samma team befinner sig på kontoret. Det fysiska mötet har alltid högre kvalitet!
  2. Gör det lätt att boka rätt slags arbetsplats. När man inte längre har fasta platser behöver det gå snabbt och enkelt att hitta rätt sorts arbetsplats. Bokningssystem som är lättöverskådliga och som förutom konferensrummen även omfattar andra typer av platser. Det är också tekniskt möjligt att med hjälp av rörelsedetektorer visa vilka rum som redan används.
  3. Var beredda på att det ställs högre krav på mobilitet. Det aktivitetsbaserade kontoret uppmuntrar till kommunikation med video och hör helt enkelt ihop med väl utvecklade mobila lösningar. Därmed ställs det också krav på en rejäl bandbredd för wi-fi såväl som en mer utvecklad funktionalitet.
  4. Glöm inte säkerheten. Med ett mer öppet kontor med fler besökare som vill koppla upp sig följer också säkerhetsutmaningar. En rollbaserad tilldelning av åtkomsten till nätverket är ett bra sätt att ge tillgång till rätt resurser utan att riskera säkerheten.
  5. Utnyttja möjligheten att analysera hur medarbetarna rör sig. Företag som gör sitt kontor aktivitetsbaserat behöver kunna se och analysera hur medarbetarna hanterar nydaningen. Det finns annars en risk att medarbetarna blir förvirrade och i värsta fall missnöjda med sin nya arbetsplats. Ett sätt att snabbt hamna på rätt spår är att analysera vilka platser som utnyttjas, identifiera var det blir trångt och vilka krav som ställs på tekniken. Positioneringstjänster och bra nätverksverktyg är en förutsättning för att få tag på rätt data för att kunna göra analyser.

Det finns stora möjligheter med aktivitetsbaserade kontor, men samtidigt finns det också en del fällor som behöver undvikas. Det viktigaste är därför att göra sin hemläxa, och se till att rätt IT- och kommunikationslösningar finns på plats från början.

Mer om Richard Schumacher: http://it-kanalen.se/richard-schumacher-mannen-som-ska-forandra-den-svenska-delen-av-aruba/