Hur förutsägbara är era leverantörers prismodeller när företaget växer?
Har ni koll på all utrustning under stora konsolideringsprojekt?
Viktiga ekonomiska frågor av den här typen kräver en ordentlig analys av IT-budgeten, skriver Nigel Seddon, Europachef på Ivanti.
Hur är det med IT-budgetarna, egentligen? Ökar de, eller minskar de? Därom råder det delade meningar. I april 2020 förutspådde till exempel Forrester Research en minskning på minst fem procent, på grund av pandemin som då hade tagit fart. Forrester menade vidare att minskningen skulle fortsätta i år. I januari i år kontrade Gartner med att förutsäga en ökning på 6,2 procent för teknikinköp under 2021, efter att ha identifierat en minskning på 3,2 procent under 2020.
Den slutsats som kan dras är att det är osäkert hur IT-budgetarna kommer att se ut. Frågan är om det innebär någon större skillnad mot hur det varit historiskt. Analysföretag och media har alltid gillat att beskriva osäkerhet och stora förändringar. Deras budskap blir mer dramatiska så.
Det enda som är säkert är att företagsledningar alltid kommer att vilja minska IT-budgetar och att IT-ansvariga alltid kommer att ha krav på sig att göra det. Hur ska det gå till, samtidigt som det ställs krav på stora satsningar på IT och digitalisering?
Se över kostnader – på riktigt
Tider av stora tekniksatsningar är bra tillfällen för att verkligen se över kostnader. Det handlar inte bara om att jaga rabatter på några procent, utan framför allt om att utvärdera om både nuvarande och tänkbara framtida leverantörers prismodeller. Det är en krävande uppgift att utföra, men den ger förutom kostnadssänkningar även insikter om hur IT-budgeten faktiskt används och om hur den bör användas i framtiden.
Nigel Seddon, Europachef på Ivanti
Det är mycket troligt att många leverantörer erbjuder omoderna prismodeller, vilket de kan göra tack vare långa avtal. Nysatsningar och stora uppgraderingar ger chansen att fasa ut sådana arrangemang. Typexemplet är att byta ut rena inköp av hårdvara mot prenumerations- och tjänstemodeller, vilket många företag vill göra i dag. Nyckelordet är skalbarhet, ur ett ekonomiskt perspektiv. Går det att växa, och även att dra ner på verksamheter, till rimliga kostnader?
En genomlysning av kostnader är också ett bra tillfälle att förbereda sig för överraskningar, som oväntade fakturor som medför oförutsedda kostnader.
Konsolidera med kontroll
En fallgrop vad gäller kostnader är initiativ för att sänka dem som får motsatt effekt. Konsolideringar av IT-lösningar är ett typexempel. Vad händer till exempel när flera lokala IT-avdelningar centraliseras till en enda? Har man verkligen koll på att utrustning inte helt enkelt försvinner och behöver ersättas? Det är lätt hänt när det saknas klara riktlinjer för vem som ska ansvara för utrustning och andra resurser. Det behöver ombesörjas i samband med en konsolidering.
Ett lämpligt sätt att hantera sådana utmaningar är att använda en plattform för tjänstehantering för IT som ger insyn i ägarskap och ansvar för utrustning. Det inbegriper information om avtal, som längder och villkor, garantivillkor, och liknande. Med tillgång till sådan information blir det enklare att förutsäga kostnader och därmed förstå både hur IT-budgeten faktiskt används och hur stor den behöver vara. Eller för att vända på steken, förstå vilket utrymme som finns för nysatsningar när kostnader för existerande IT-lösningar har ombesörjts.
En grundsats är att välja leverantörer med lättbegripliga och förutsägbara prismodeller, inte minst vad gäller skalbarhet. Undersök vidare möjligheterna att tillhandahålla utökad funktionalitet inom ramen för redan inköpta och prenumererade lösningar. Bättre kontroll ger IT-budgetar som räcker för både existerande IT-lösningar och nysatsningar.
