Mobiltelefoner och annan uppkopplad teknik gör möten ineffektiva, anser åtta av tio chefer. Samtidigt medger sju av tio att det saknas policies för mobilanvändning – och majoriteten har överhuvudtaget inte diskuterat hur ständig uppkoppling påverkar medarbetarnas arbets-förmåga, visar en ny undersökning från Telenor/Sifo. Med Telenors utbildningsprogram Workfulness, utvecklat i samarbete med hjärnforskaren Katarina Gospic, får företag kunskap om hur medarbetare påverkas av uppkopplad teknik samt verktyg för att skapa policies.
– Företag utrustar gärna sina medarbetare med den senaste tekniken, men glömmer att sätta upp riktlinjer för hur den ska användas. Det skapar irritation och ineffektivitet och i förlängningen får det förstås också ekonomiska konsekvenser. Som operatör har vi ett ansvar att rikta ljuset mot den här problematiken och hjälpa företag att använda tekniken smartare, säger Andreas Kristensson, ansvarig för innovation och affärsutveckling hos Telenor Företag, som ligger bakom initiativet Workfulness.
I en Sifo-undersökning med drygt 500 ledningspersoner hos svenska tjänsteföretag, gjord på uppdrag av Telenor, säger nära åtta av tio chefer (77%) att mobiltelefoner och andra uppkopplade enheter distraherar och leder till mindre effektiva möten. Samtidigt erkänner lika många chefer (78%) att de själva inte kan låta bli tekniken i möten. Den vanligaste anledningen är att man känner ett behov av att kolla av e-post, sms och samtal, följt av uppfattningen att andra förväntar sig att alltid kunna nå dem.
– Vår fixering vid mobilen handlar om hjärnans behov av snabba belöningar, vilket vi får av att kolla mail, sms och likes, och detta styr chefer i lika hög grad som alla andra. Hjärnan fungerar exakt likadant som för 40 000 år sen och är inte kompatibel med all uppkopplad teknik som vi har runtomkring oss idag, säger Katarina Gospic, som utvecklat Workfulness tillsammans med Telenor.
Trots problemen lyser riktlinjer för teknikanvändning med sin frånvaro hos de flesta företag. Sju av tio (73%) ledningspersoner svarar att det saknas regler och policies för uppkopplade enheter i möten på deras arbetsplats.
På frågan om cheferna någonsin diskuterat på ledningsnivå hur ständig uppkoppling påverkar medarbetarnas prestationsförmåga svarar majoriteten (54%) nej. De flesta (68 %) anser också att det är medarbetarens – inte ledningens – ansvar att mobiltelefonen används på ett sunt och effektivt sätt.
– Vi vet att störande ljud sänker människors prestation med upp till 66 procent och att det tar upp till 25 minuter att återfå fullt fokus när man blivit avbruten. Att införa teknikpolicies och främja sunda digitala vanor är lika viktigt för medarbetarnas hälsa och prestationsförmåga som träningsbidrag och fruktkorgar, säger Katarina Gospic.
– Även om chefer anser att det ytterst är de anställdas ansvar, så vet vi att ledningsgruppen och företaget har mycket att tjäna genom att skapa tydliga riktlinjer. Som mobiloperatör har vi en möjlighet att hjälpa företag att bli mer effektiva och medarbetare att bli mer fokuserade, säger Andreas Kristensson.
Workfulness betyder ”sund digital arbetsmiljö”. Programmet, som initierats av Telenor, utgår från den senaste forskningen om hjärnan och ger konkret vägledning till såväl beslutsfattare som enskilda medarbetare. Telenor, som är Sveriges andra största leverantör av kommunikationslösningar till företag, rekommenderar Workfulness till samtliga företagskunder.
Exempel på tips till företagsledningar, hämtade ur handboken ”Workfulness”:
- Sprid kunskap om varför det är viktigt med regler och policies för teknikanvändning.
- Inför mobilfria möten.
- Inför ljudlöst som standard.
- Undvik mobilsamtal i öppna kontorslandskap.
- Definiera förväntningar på tillgänglighet.
- Uppmuntra medarbetare att använda de tekniska lösningar som finns på arbetsplatsen för att hantera och sortera information.
Se filmen där IT-företaget Crossnet utsätts för ett experiment som visar hur mobilberoendet påverkar våra möten HÄR.
