Distansarbete är här för att stanna – nu behöver vi bara anpassa oss

I tider när allt fler börjar se ett helt nytt arbetsliv blir det direkt nödvändigt att inte bara ha bra redskap utan även en hållbar strategi och en långsiktig plan.

Distansarbete är här för att stanna – nu behöver vi bara anpassa oss 1
Johan Östlund

Det menar Johan Östlund, enterprise-chef på Dell Technologies Sverige.

De allra flesta företag världen över har under de senaste månaderna snabbt behövt ställa om sina rutiner som en direkt följd av pågående coronapandemi. Möten har blivit digitala, ToDo-program har installerats och på börsen går bolag som Slack och Zoom som tåget.

För egen del har de senaste månaderna inneburit stora förändringar. Vi på Dell Technologies har haft kontoret stängt sedan i mars, vilket medfört att mina arbetsdagar sett helt annorlunda ut. Förutom utmaningar kring att balansera arbetsliv med privatliv har jag också fått massor av viktiga lärdomar som jag kommer ha stor nytta av framöver – oavsett hur det nya normala ser ut.

Den nya tiden vi går till mötes medför att företag kommer kunna expandera sin jakt på talanger i högre grad än tidigare. Att arbeta på distans har kanske inte varit ett praktiskt hinder tidigare men i teorin har allt för många suttit fast i invanda mönster och därför främst sökt nya medarbetare i den region företaget haft kontor. Framöver är jag övertygad om att vi kommer kunna rekrytera oavsett vilken fysisk plats den blivande medarbetare befinner sig på.

För oss på Dell Technologies innebär inte detta några stora förändringar. Redan innan pandemin slog till med full kraft arbetade 65 procent av vår globala arbetsstyrka flexibelt. Idag är andelen 90 procent.

Undersökningar styrker ytterligare resonemanget. 40 procent har sagt att de ser en framtid där de kan tänka sig arbeta hemifrån i mycket högre grad än tidigare. Jag skulle vilja ta det ett steg längre och säga att det förmodligen rör sig om många fler än så. Människor kommer framöver ta för givet att inte nödvändigtvis behöva sätta sig i en bilkö varje morgon – än mindre flyga över till London för en timmes lunchmöte på Heathrow.

Samtidigt bör vi också gå in med rätt förväntningar. Vi bör utgå från en anpassningsfas uppdelad i tre steg.

  • Börja enkelt och se till att ditt team kan arbeta effektivt, säkert och med rätt utrustning även hemifrån. Lyckligtvis har många företag redan klarat av detta.
  • Nästa steg är att bygga rätt och hitta en hållbar strategi där inköp av it-utrustning anpassas efter nya förutsättningar. Exempelvis bör det finnas god tillgång till virtuell infrastruktur.
  • Till sist handlar det om att långsiktigt arbeta mot en flexibel arbetsmiljö. Tidigare har man sett kontoret som den optimala arbetsplatsen. Det tänket behöver försvinna. Samma förutsättningar bör råda oavsett var den anställde befinner sig.

Utmaningarna är flera och många företag lär framöver kämpa med att hitta fungerande rutiner. Och det är fullt förståeligt – en sådan här stor förändring i arbetslivet har vi inte varit med om på många år, om än någonsin, och det behöver få ta tid. Något facit finns heller inte – varje organisation är unik och det som fungerar hos den ena behöver inte nödvändigtvis fungera hos den andra.

Däremot börjar det nya normala så sakta utkristallisera sig. Distansarbete och digitala möten är här för att stanna. Nu handlar det bara om att skaffa sig så goda förutsättningar som möjligt för att kunna vara fortsatt konkurrenskraftig i detta nya och spännande arbetsliv.

Här är Johan Östlunds tips på hur du får till effektiva och givande möten även när hela personalstyrkan jobbar från distans.

Håll möten korta med en tydlig agenda
– Digitala möten på distans är en utmaning på många sätt – betänk exempelvis att alla medarbetare inte har samma förutsättningar. Därför är det extra viktigt att mötet har en tydlig agenda och ett lika tydligt slutmål.

Överraska inte
– Det här är applicerbart på samtliga typer av möten men allra mest på sådana där viktiga beslut behöver fattas. Under onlinemöten ska ingen behöva konfronteras med information de inte är förberedda på – det ökar risken att det blir konflikter och rent av kriser. I början av möten är det därför en god idé att gå igenom vilka punkter som ska avverkas och hålla er till dem.

Lämna tid för förberedelser
– En smart tumregel i tider då flera hoppar från möte till möte är att alltid och oavsett försöka avsluta varje möte senat fem minuter innan avtalat. På så sätt får samtliga möjlighet att i lugn och ro logga in på nästa möte.

Låt alla deltagare komma till tals
– I digitala möten är det lätt hänt att medarbetare försvinner i bruset, av flera anledningar. Utan fysisk närvaro är det kanske enklare att dra sig undan eller så känner man sig inte hundra procent närvarande i samtalet. Som ledare är det väldigt viktigt att du uppfattar dessa signaler och försöker aktivera samtliga deltagare. Ett enkelt sätt att göra detta på är att fråga inaktiva mötesdeltagare om deras åsikt och på så sätt tydligt involvera dem i diskussionen.