Företag dåligt rustade för distansarbete i coronavirusets fotspår – så blir du av med flaskhalsarna

Samtidigt som rapporteringen om coronavirusets framfart fortsätter att öka i omfattning uppmanar fler och fler företag till distansarbete.

Patrik Björkdahl, ansvarig för området Modern workplace på Enfo.

Men många är dåligt rustade för att möta den ökade belastningen.

IT-tjänstebolaget Enfo hjälper bland annat företag att hantera och sätta upp anslutningar för att anställda ska kunna jobba på distans. Som en direkt följd av coronaviruset har man märkt en ökning i efterfrågan på dessa tjänster.

– Bara under de senaste veckorna har vi fått in fler frågor kring distansarbeten än vad vi normalt får. Uppenbarligen är många oroade över coronaviruset och väljer att jobba hemifrån istället. Dessutom går allt fler organisationer ut med tydliga riktlinjer kring Corona. Det kan exempelvis handla om att man skickar ut mejl där man uppmanar anställda att ta med sina datorer hem efter dagen, utifall att de skulle behöva arbeta från distans, säger Patrik Björkdahl, ansvarig för området Modern workplace på Enfo.

Samtidigt upplever flera av Enfos större kunder problem med att hantera tekniken. Fler distansarbetare leder nämligen till högre belastning på företagets lösningar för att möjliggöra distansarbete. Det får till effekt att anställda som väljer att arbeta från distans inte alls kan koppla upp sig mot företagets affärssystem eller att det går betydligt långsammare.

– Många organisationer i Sverige har inte byggt sin infrastruktur kring det nu ökande antalet personer som arbetar hemma som vi ser nu. De flesta har istället lösningar som är dimensionerade att klara av ett jämförelsevis mindre antal personer som till och från arbetar hemifrån. Framför allt märker vi att organisationer med kanske lite äldre systemlandskap, inte sällan inom tillverkningsindustrin, är särskilt utsatta just nu.

Patrik Björkdahl pekar på två faktorer som boven i dramat.

– Organisationer designar och kapacitetsplanerar oftast sina lösningar för distansarbete efter en känd och ganska statisk belastning och med traditionella tekniker som VPN. Detta går självklart att skala upp, men att göra det snabbt och kontrollerat vid snabba förändringar i arbetsmönster är oftast inte realistiskt. Dessutom riskerar man att binda onödigt kapital i ökad hårdvara under lång tid.

Så hur bör då en organisation tänka för att inte hamna i en situation där en stor mängd anställda kopplar upp sig hemifrån, med överbelastning som resultat?

Här är några konkreta tips från Patrik Björkdahl:

• En kortsiktig och direkt åtgärd när behovet av distansarbete är som störst är att försöka prioritera fjärranslutningar och VPN-förbindelser. Det betyder att man ger plats åt affärskritiska applikationer genom att försöka minska eller stänga ner trafik som inte är direkt affärskritisk. Detta är inte en långsiktig lösning då det påverkar den övergripande upplevelsen och produktiviteten i den digitala arbetsplatsen.
• En bättre och mer långsiktig lösning är istället att komplettera sin existerande lösning för distansarbete med förmågor i till exempel Microsoft Azure där en kombination av tjänster både kan avlasta underdimensionerad VPN och brandväggslösningar men även tillhandahålla en säker och virtuell arbetsplats för organisationens anställda.
• Dessa molnbaserade lösningar för distansarbete kan ses som temporära och skalas upp till det behov organisationen har just i detta läge, men också som en vital ny del i organisationens långsiktiga kontinuitetsplan. Eller ännu hellre som ett nytt sätt för organisationen att tillhandahålla en säker modern digital arbetsplats där var arbetet utförs inte är det primära utan att det görs.