Fyra sätt att få möten att fungera lika bra hemifrån som på kontoret

I takt med att fler och fler ombeds att jobba hemifrån om de har möjlighet, och möten över internet förordas framför fysiska möten, är det också många som undrar hur man ska göra för att få ut lika mycket av ett virtuellt möte som av att ses fysiskt på kontoret.

Paul Clark, Nordenchef på teknikföretaget Poly

Svaret ligger i att säkerställa produktivt, meningsfullt samarbete över internet som bygger det engagemang, den tillit och uppriktighet som förknippas med fysiska möten.

Här är fyra sätt som gör virtuella möten lika effektiva som om de hade genomförts med alla mötesdeltagare i samma rum, enligt videomötesexperten Paul Clark, Nordenchef på teknikföretaget Poly.

  1. Garantera fokuserade diskussioner genom högkvalitativt ljud

Oavsett om du jobbar från ett bullrigt kontorslandskap, ett stökigt kafé eller hemifrån i ett rum fullt av barn och husdjur så finns det en konstant ström av distraktioner i ett virtuellt möte som hindrar mötesdeltagarna från att fokusera fullt ut.

I ett virtuellt möte kan du inte luta dig närmre personen som pratar för att höra den bättre, och att omväxlande skruva upp ljudet kan göra att personens röst hörs starkare, men det kommer inte filtrera bort bakgrundsljudet och det kommer belasta din hörsel.

Använd ett headset med aktiv brusreducering, ANC, för att blockera bakgrundsljud, så att du kan hålla dig fokuserad och fördjupa dig i mötet. Ett headset med bra kvalitet kommer också säkerställa att din röst hörs klart och tydligt, så att dina bidrag till diskussionen når fram till de andra deltagarna, utan förvrängning eller störande bakgrundsljud.

  1. Gör onlinemöten interaktiva

Skapa onlinemötesmiljöer som främjar samarbete och delning genom att tillåta alla deltagare att dela och granska dokument, dela skärm och arbeta med idéer som en grupp i realtid. Ett stort hot mot mötesproduktiviteten är att sitta och vänta på att e-postmeddelanden ska komma fram och problem med olika versioner av dokument.

Att tillåta möten via video att uppstå spontant betyder också att ni kan börja arbeta med idéer på en gång när kreativiteten väcks. Det betyder i sin tur snabbare beslutsfattande, eftersom arbetsgruppen kan granska, diskutera och se flera synvinklar samtidigt, vilket ger mer interaktiva och produktiva virtuella möten. Analysföretaget Forrester har också bekräftat det i sina studier, där arbetsgrupper som använde videokonferenser för att samarbeta inte bara delade information snabbare utan också reducerade marknadsledtiden för lanseringen av produkter och tjänster.

  1. Använd teknik som integrerar sömlöst

Förhoppningsvis har din arbetsgivare sett till att teknikkompabilitet inte blir ett problem när du ska kommunicera med kunder, samarbetspartner eller andra utanför din organisation. Alla kommer inte använda samma videokonferensteknik, så använd en plattform och teknik som integrerar med flera olika program och tjänster.

De bästa konferenstelefonerna integrerar många olika videomötesprogram, som Zoom, Microsoft Teams, Amazon Chime med flera, genom samma enkla användargränssnitt. Även mer avancerade headset och videokonferens-soundbars har motsvarande funktioner genom att apparna finns inbyggda med tillgång till samtalen med ett knapptryck.

  1. Glöm inte bort bildkvaliteten

Så mycket som 80 procent av vår kommunikation sker icke-verbalt och visuellt, genom kroppsspråk och ansiktsuttryck, så kompromissa inte med bildkvaliteten i virtuella möten.

En lågkvalitetskamera kommer göra att bilden blir grynig för övriga deltagare, och ju större skärm, desto sämre kommer det se ut. Kompromissa därför inte med bildkvaliteten. Det är lika självklart att du ska ha en bra kamera hemma som i små och stora mötesrum på kontoret. Kameror i mindre mötesrum på kontoret bör till exempel ha funktioner för att automatiskt zooma in på den som pratar och anpassa bilden efter hur många personer som sitter i rummet, så att även de deltagare som sitter hemma känner sig som att de är i samma rum.