Hur kan cloud content management främja samarbetet i den digitala arbetsmiljön

[KRÖNIKA] Självkörande bilar, maskiner som analyserar röntgenplåtar och algoritmer som bistår kundtjänsten.

Dessa är alla exempel på kraftfulla nya former av automatisering. Det ökar produktiviteten och förbättrar våra liv eftersom vissa uppgifter lätt kan tas över genom automatisering. Människor blir alltmer vana vid denna nya teknik i sina dagliga liv, och förväntar sig även denna typ av tjänster allt mer i sin arbetsmiljö och i sättet att jobba tillsammans. Det blir därför allt mer attraktivt för företag att migrera till en digital arbetsmiljö och investera i medel för att skapa denna arbetsmiljö. Men för en del organisationer är det ofta fortfarande en svår process.

Hur ska den digitala arbetsmiljön exakt se ut och vara samt hur ser du till att det fortfarande fungerar som ett företag eller verksamhet? Numera arbetar inte alla från 9 till 5 på kontoret. Människor jobbar olika arbetstider och från olika platser. Alternativt så arbetar anställda på egen hand eller med kollegor och partners från utlandet. Därmed arbetar vi också tillsammans på ett annat sätt nu än jämfört med tidigare. Behovet av att kunna arbeta var som helst, när som helst, och på ett sätt så att ditt arbete alltid är tillgängligt var du än är, blir bara större och större. Att investera i verktyg som cloud content management kan vara lösning för att få detta att fungera ännu bättre. Genom att flytta innehållshanteringen till molnet, underlättar du samarbetet inom företag och verksamheten. Dessutom förbättrar du säkerheten för ditt innehåll och minskar dina omkostnader. På så sätt kan alla inom och utanför organisationen enkelt samarbeta med varandra. Det finns tre viktiga utvecklingar som påverkar vårt sätt att arbeta samt skapandet av en digital arbetsmiljö i nutid och i en snar framtid.

Arbeta i realtid på ett smidigt sätt

The Future of Work report* 2018 visar att flexibla och dynamiska team-strukturer blir normen för framtida arbete. Verksamheter gillar att ha plattare organisationsstrukturer så att anställda lättare kan flytta mellan organisationslagren och kan dela information snabbare. Behovet av snabb kommunikation med partners blir också allt viktigare för ett framgångsrikt samarbete då företag idag har många flera partners runt om i världen. De vill kunna kommunicera direkt och bolla idéer samt förslag oavsett var man befinner sig. Med cloud content management kan företag samarbeta i realtid på ett enkelt och smidigt sätt, för allt innehåll är alltid tillgängligt. Oavsett var du är och när du vill. En annan trend som jag ser inom organisationer är att människor tycker om att jobba flexibelt. Tänk till exempel att kunna arbeta hemifrån eller ha flexibla arbetstimmar. I framtiden är teamen och organisationer troligen mycket flexibla för att kunna fatta beslut snabbare. Detta förhållningssätt suddar ut gränserna för relationer inom och utanför organisationen, och medarbetarna kommer snart att kunna dela information lika enkelt med en extern partner som en kollega.

Förhindra hot och stärk cybersäkerheten

Ju mer vi arbetar digitalt, desto mer måste vi ta hänsyn till cybersäkerhets hot. Enligt Statistik så upplevde en av fem företag i Nederländerna ett dataintrång, hackförsök eller ett datavirus under 2016. Hälften av dessa företag (med minst tio anställda) säger att detta har skapat nya kostnader. Den nya europeiska lagen om datasäkerhet, GDPR har varit i kraft sedan den 25 maj. Denna strängare lagstiftning kräver att företagen ska veta vilka uppgifter de har och hur dessa data lagras i sin digitala miljö. Dessutom måste det finnas effektiva kontroller för att minska risken för att data förloras. Cloud content management hjälper till att säkra data samt skydda mot hot och intrång. Systemet är en kombination av centraliserade molntjänster för ditt innehåll ihop med avancerad säkerhet och hantering.

Använd automation och AI för att få ut mesta möjliga data

Artificial Intelligence (AI) – kontrollerade automatiserade processer kommer i allt högre grad att ersätta manuella processer. Hur kan vi använda AI för att få ut mesta möjliga data? I denna informationstidsålder är varje organisation beroende av innehåll, till exempel kunddata, bilder, kontrakt eller textfiler. Ju mer innehåll och data som företag har, desto mer insikter kan AI-tekniken utvinna och bistå med. Detta gör således data än mer värdefull och användbar. Cloud content management hjälper till att automatisera processer och hantera och säkra all information.

Så när vi pratar om den digitala arbetsmiljön föreslår jag en arbetsmiljö och en organisation där anställda har tillgång till all information som de behöver för att utföra sitt arbete. De kan också enkelt dela filer och samarbeta med alla inom och utanför organisationen, utan att tid eller plats är ett hinder. Genom att använda rätt verktyg behöver det heller inte vara ett problem. Det kommer alltid att finnas ny innovation och utveckling, så hur framtidens arbete kommer att se ut och vilken utveckling som kommer att få ännu större inverkan på vårt arbetssätt måste demonstreras. Men jag tror att det också då som nu kommer finnas en idealisk lösning för att låta arbetsmiljön utvecklas i takt med den.

Jeremy Grinbaum är Vice President Enterprise Sales i Sydeuropa, Norden, Benelux och MellanÖstern Box.