[KRÖNIKA] För att må bra under det ökande distansarbetet måste de anställda få bra stöd – och en vänlig puff i rätt riktning då och då.
Carl Millert
Men hur gör man? Carl Millert är ansvarig för workplace experience på Avanade. Han har djupdykt i frågan och hittat en lösning.
Avanade är ett företag som till stor del har varit virtuellt sedan det grundades av Accenture och Microsoft för över 20 år sedan. Därför såg de sig som väl förberedda för omställningen när den globala pandemin startade för nästan ett år sedan. Snabbt började de fokusera på att också hjälpa kunderna att påskynda sina egna digitala transformationer för att göra affärer online.
– Våra medarbetare har ju många års erfarenhet av distansarbete och kunde växla om till att jobba virtuellt på heltid utan problem. Men ganska snart insåg vi att vi behövde ett verktyg för att mäta om det nya sättet att göra affärer på fungerar, berättar Carl Milert.
– Våra kunder gick från att vara rädda för de anställdas utbrändhet till att fråga sig om produktiviteten minskade efter alltför många timmar online. Vi såg också ett behov av att kunna analysera och förbättra de anställdas virtuella upplevelser – både internt och hos våra kunder, fortsätter han.
Vilka är distansarbetets största fällor?
Enligt studier som Microsoft har genomfört finns flera gemensamma nämnare hos organisationer med digitala kulturer som kan förbättras. En är ökad tid på nätet, en annan att schemalägga många online-möten. Flera möten under dagen ger mindre tid för fokuserat arbete, de värdefulla två eller tre timmars tidsblock som gör att vi kan koncentrera oss och få jobbet gjort. Enligt Microsoft har den fokuserade tiden minskat med 8 procent, medan antalet möten online och e-post har ökat med 12 procent.
Ofta känner människor som arbetar hemifrån att de behöver ses online eftersom de inte längre är på kontoret. Många är med i möten för att vara synliga, inte för att de behöver.
Hur kan man förbättra arbetsmiljön?
Att skapa system, policyer och tillvägagångssätt för att hantera medarbetarnas välbefinnande ingår i vad Gartner kallar beteendets internet. Det handlar om att använda data för att ändra beteenden. Gartner har identifierat IoB (Internet of Behaviour) som nummer ett av sina topp nio strategiska tekniska trender för 2021.
– På Avanade har vi skapat ett system som använder IoB, arbetsplatsanalys och ”nudge theory” för att ge företag analyser, insikter och åtgärder de kan använda för att skapa långvariga, positiva medarbetarupplevelser, berättar Carl.
Med systemet kan man proaktivt puffa anställda i rätt riktning för att få positiva beteendeförändringar. Systemet mäter och spårar medarbetarupplevelser på individnivå för att identifiera vad som är viktigt för den anställda och förenkla vardagliga uppgifter och arbetsflöden – allt baserat på en positiv och vänlig modell som uppmuntrar till användning.
– Det kan till exempel handla om att ge en medarbetarupplevelse som får varje person att känna sig självsäker, omhändertagen och inspirerad. På Gallup har man sett att regelbundna enstaka möten med en persons karriärrådgivare kan öka en anställds nöjdhet och prestation med 20 procent. Så i vårt system får karriärrådgivaren frågan om hon vill planera en chatt när en anställd missat två inhämtningssessioner, säger
– Och ibland är det så enkelt som att bara få frågan ”Hur mår du i dag?” med några olika ikoner att välja mellan. Baserat på engagemangsmätvärden kan en teamledare ta emot rapporter om sitt teams engagemangsnivå och ersätta årliga medarbetarundersökningar med frekventa ögonblicksbilder och förslag till positiv förstärkning av uppföljningen, fortsätter
Det är bara några exempel på vad systemet kan användas till. Det kan också erbjuda dem som har genomgått en utbildning enkla steg för att införliva utbildningen i sitt dagliga arbete. På samma sätt kan den användas för att underlätta införandet av nya system och processer. Och om det kommer en mjukvaruuppgradering kan de anställda få aviseringar med en inbjudan att se en snabb video om nya funktioner.
Hur ser framtiden ut?
Nyckeln till att få ett framgångsrikt puffsystem är tydlig och transparent kommunikation som beskriver fördelar och hanterar eventuella problem med integritet eller användning av personuppgifter berättar Carl. Och intresset är stort från många branscher.
– Varje bransch vi pratar med är intresserad av att använda denna typ av nudge-teori, allt från finansiella tjänster till vård. Där företag tidigare varit oroliga för att införa sådana system av rädsla för anställdas kritik, ser vi nu att anställda uppskattar företag som vill bry sig om och visar det med handling. Nudge-teorin som vi tolkat den är utformad för att förbättra medarbetarnas välbefinnande och samtidigt stödja ett företags operativa effektivitet. Kärnbudskapet är alltid ”Så här ser mitt företag till att jag mår bra”, avslutar Carl Millert.
