Jabras syn på det nya normala

“Vi kommer inte att gå tillbaka” det här sades av Twitters HR-chef, Jennifer Christie, när de diskuterade att företagets arbete aldrig kommer att förbli det samma.

Jabras syn på det nya normala 1
Holger Reisinger, Senior Vice President of larger enterprise solutions på Jabra

Kort därefter meddelades det att alla medarbetare skulle arbeta hemifrån för alltid, medan företag som Google och Facebook har förlängt sina nuvarande policys till och med tidigt 2021. Så, varför vill företag så som Facebook och Google fortsätta att arbeta hemifrån, när Apple är ivriga att återgå till kontoret och vad är den rätta balansen för att återvända till kontoret? Det finns många perspektiv på framtiden, dock inga svar. Men något vet vi helt säkert: precis som förut kommer teknologi att vara det centrala för förändringar av våra beteenden och anpassning till det nya normala.

Accelererande förändringar är något vi är vana vid. Yves Morieux på Boston Consulting Group har observerat hur organisationer ökar komplexiteten i sina processer med en hastighet som är fyra gånger snabbare än faktorerna som driver dem, men under 2020 har komplexiteten i företagen utmanats på en helt ny nivå. Under det föregående årtiondet förhindrade våra arbetsförhållanden produktiviteten och på grund av urbaniseringen förminskades kontorsutrymmen. Företag så som WeWork snabbade på den utvecklingen och det har lett till att arbetare har mindre än 15 kvadratmeter utrymme var. Oväsen och avbrott som ofta sker i öppna kontorslandskap samt de ökande kravet på flexibilitet och globaliseringen gör att det blir vanligare med arbete på distans och utspridda team, vilket i sin tur gör samarbete svårare. Med hjälp av teknologi har vi funnit lösningar för alla dessa utmaningar, men det här årets radikala omständigheter har medfört en stor förändring.

Affärsresor och all annan typ av resande har stannat av, flygbolagen i USA har sett en minskning av passagerare på hela 95 procent, samtidigt som telefonkonferensteknologi har ökat markant, till exempel har Google Meet ökat med tre miljoner användare per dag. Det är mer än två stycken fullpackade fotbollsarenor per timme, eller 55 stycken per dag. Zoom ökade från 10 miljoner användare i december till över 200 miljoner i början på april och mer än 300 miljoner senare samma månad. Microsoft Teams har haft en ökning av användare på 70 procent, med upp till 200 miljoner dagliga användare, de har därmed satt rekordet på över 2,7 biljoner minuter av mötestid på en enda dag. Men alla, från organisationer till de stora teknikföretagen blev chockade.

Enligt Gartner har 54 procent av alla HR-chefer pekat på bristfällig teknologi och/eller infrastruktur som det största hindret för ett effektivt distansarbete, samtidigt som folk letar efter headsets, gör både webbkameror och mjukvaror det möjligt för företag att bibehålla ett bra arbetsflöde för kunskapsmedarbetare. Trots att utmaningarna med distansarbete fortfarande är stora verkar det som att majoriteten av USA:s befolkning föredrar denna typ av arbete i det stora hela. I en undersökning från PWC uppskattas det att nästan 50 procent av organisationerna funderade över att införa kontorsarbete för de som tilläts, medan majoriteten av amerikaner i en enkätundersökning från Gallup svarade att de vill fortsätta att jobba hemifrån så länge som möjligt. Många kommer också att vara tvungna att göra det och med koncept som Cushman och Wakefields ”6th office” kommer företag att minska sina kontorsutrymmen med uppskattningsvis en fjärdedel för att dra ned på kostnaderna. I en undersökning från Gartner framgick det att trots att vår produktivitet minskar med fem procent när vi jobbar hemifrån så kan företag fortfarande spara 20 procent genom att minska kontorsutrymmet. Det finns också nackdelar, när vardagsrummet blir till vårt kontor, då blir det svårare att stänga av för dagen. Nya serveranalyser indikerar på att vi arbetar tre timmar längre varje dag, samtidigt som vi känner oss mer ensamma och blir uttråkade när vi arbetar isolerade.

Något som är säkert är att när vi nu är på väg att gå tillbaka till jobbet med både en roterad och reducerad arbetskraft, så kommer teknologi att vara viktigt för att upprätthålla en flexibel och flytande affärsverksamhet. Att medarbetare går tillbaka till jobbet hjälper till att bibehålla en stark samhörighet, vilket bygger självförtroende och engagemang. Det medarbetare som jobbar på distans tjänar på en positiv produktivitet förlorar de när det gäller effektivt samarbete, kreativt tänkande och problemlösning. Det är av den här anledningen Steve Jobs förespråkade kontorsarbete för att främja de idéer och tankar som uppstår när medarbetare springer på varandra i korridorerna.

Skillnader vad gäller politik och industri i olika länder gör att det kommer att skilja sig mellan hur organisationer går tillbaka till jobbet.  För de flesta kommer det att handla om en återgång där arbetsuppgifter roteras. Slack’s HR-chef, Robby Kwok förklarar hur “det är lättare att hantera ett företag där 100 procent av medarbetarna jobbar på distans än ett företag där 50 procent jobbar på distans och 50 procent sitter på kontoret.” Det är här teknologin är otroligt viktig. När du delar ut hundratals eller tusentals tekniska enheter till dina anställda för att de på ett effektivt sätt ska kunna koncentrera sig, kommunicera och samarbeta på distans, så är det mycket viktigt att kunna drifta dem. Att logga och övervaka aktiviteter är nyckeln till att kunna hantera denna verksamhet som kan ge dig insikter och en virtuell instrumentpanel för dina team. För att skapa ett större och mer uppkopplat virtuellt kontor, är det viktigt att kunna hantera enheter så som laptops och headsets som kan hjälpa dig att identifiera eventuella brister i samtalskvalité som inte bara påverkar samarbete, men även stress och medarbetarnas produktivitet. I framtiden kan också känsloanalys hjälpa till att spåra och hantera stressnivåerna för de som arbetar på distans.

Förutom dessa funktioner är headset den enda kroppsnära tekniska enhet som de anställda använder. Headseten är en central del för att kunna kontrollera smarta kontaktlösa byggnader i framtidens kontorsarbete. Allt eftersom Internet of things och uppkopplingen på arbetsplatser förbättras så kan medarbetare starta möten med hjälp av röstassistenter, styra hissar, söka efter lediga mötesrum eller till och med göra en kopp kaffe utan att behöva trycka på knappen. Uppkopplade arbetsplatser som har kameror med rörelsefunktioner i sina mötesrum kommer att kunna undvika betydligt mer fysisk kontakt eftersom hälsosäkerheten kommer att fortsätta vara en prioritet. Headsets kan också fungera som sensorer som detekterar närhet mellan medarbetare, vilket kan hjälpa till att bibehålla riktlinjer för social distansering på kontoret. Medan 180-graders kameror i mötesrummen gör att medarbetare håller ett säkert avstånd från varandra under samarbeten, samtidigt som alla är inkluderade i mötet.

Slutligen, innebär de komplexa skillnaderna mellan olika branscher, att det inte finns någon gemensam lösning som passar alla. Organisationer kommer individuellt under de kommande månaderna att testa vad som fungerar för just dem. Vad vi dock redan vet är att vi har mött brytpunkten och att chefer och organisationer som går tillbaka till gamla lösningar kommer att möta större utmaningar än de som använder sig av teknologi för att integrera sina humana kapital med organisationsprocessen. Under de kommande 12-18 månaderna kommer arbetskraften att både blandas och roteras och Jobs-eran med flyktiga möten i korridoren och korta samtal vid kaffemaskinen kommer att bli reglerade. Utmaningarna med permanent isolering kommer dock att finnas kvar.

Teknologi kommer medvetet eller omedvetet vara en stor del av detta. Det kommer att ta saker till en nivå med ny kultur och beteenden hos vår arbetskraft och virtuellt föra oss samman samt hantera vårt arbetsflöde och göra det möjligt för mer hygieniska kontor. Allt eftersom röst och gester driver på kontaktlösa smarta kontor samt mer naturliga virtuella samarbeten och distansarbete, så kommer våra tekniska enheter bli användbara för mer än bara röst och video. Snarare kommer de att vara nyckeln för att möjliggöra flexibla utspridda team, det är affärsflödet och kontakterna som kommer att driva på arbetskulturen inom alla organisationer.