Låt förändringen börja med affärssystemet

Är det affärssystemet som styr verksamheten eller verksamheten som dikterar villkoren för affärssystemet? Sak samma, affärssystemet är i vilket fall ett viktigt instrument för att förändra företag så att de blir mer fokuserade på sina anställda, skriver Mike Ettling, vd för Unit4.

De flesta torde vara överens om att det är de anställda som är den viktigaste resursen för de flesta företag. Det borde i så fall betyda att ett fokus på människor utmärker processer, arbetsmetoder och mjukvaror som används? Är det så?

Nej, det är inte alltid så. För att få till ett fokus på människor krävs det genomgripande förändringar. Det gäller allt från hur produkter och tjänster designas, byggs och köps in, till vilka produkter och tjänster som tas fram och vidaredistribueras. Kort sagt, det mesta som rör verksamheten på de flesta företag.

I dag råder fortfarande en löpande bandet-mentalitet på många företag, vilket innebär att personalen på företagen inte ges möjlighet att ta den plats den skulle kunna ta. Vilket innebär missade tillfällen att ta till vara personalens förmågor och känsla för de marknader som adresseras.

Man gör som man alltid gjort, helt enkelt.

Frågan är om de affärssystem som används konstrueras utifrån de här förutsättningarna, eller om affärssystemen styr skeendena. I vilket fall kan ett affärssystem vara ett viktigt instrument för att förändra hur ett företag fungerar, genom att styra om fokus från de existerande processerna till ett mer människocentrerat synsätt.

För att uttrycka det enkelt: affärssystem bör konstrueras med avsikt att släppa fram potentialen för dess användare. Enskilda funktioner bör utformas för att dels ta till vara dess användares erfarenheter, dels göra det enkelt för användare att skaffa sig nya färdigheter.

Det här är så klart enklare sagt än gjort. Det går inte, och är inte lämpligt, att byta ut alla processer, arbetssätt och affärsmål över en natt. I vanlig ordning får man stycka elefanten ett stycke i taget. Börja med en eller ett fåtal funktioner i affärssystemet. Se gärna till att det finns flera alternativ för att hantera ett moment, både det gamla sättet och ett, eller flera, nya.

Ett konkret exempel gäller hur användare mäts. Låt oss titta på säljare. Det är väl enkelt att mäta dem, tänker du kanske. Det är bara att mäta hur mycket de säljer. Eller?

Visst, man ska naturligtvis mäta försäljning, men det kan finnas andra värden som är lika viktiga, speciellt i tider av olika transformationer. Om en marknad förändras är det viktigt att säljarna förstår vad som kommer att krävas i en troligen snar framtid, annars kommer det att gå åt skogen på sikt.

Det här bör återspeglas i de mjukvaror som används, affärssystem och andra, och det bör vara synligt för säljarna själva och för ledningen. Det gäller både att mäta prestationer och att tillhandahålla verktyg för förkovring.

På ett övergripande plan finns det en sak som alla företag kan göra. Det är att se människor, de anställda, som den viktigaste faktorn. Det innebär att varje lösning som införs på ett företag ska utformas för att serva de anställda. Det kommer inte bara att få de anställda att utföra ett bättre arbete och att arbeta med saker som gagnar verksamheten i en större utsträckning. Det kommer med all säkerhet också att innebära att de produkter och tjänster som tas fram fungerar utifrån kundernas behov på ett bättre sätt.

För att uttrycka sig krasst så är inte ett fokus på människor något som kan vara trevligt att ha. För de flesta företag är det ett måste för att lyckas på moderna och konkurrensutsatta marknader. Det är få företag som har så överlägsna produkter eller tjänster att de kan strunta i att fokusera på sina anställda. Och sådana övertag kommer inte att vara länge om de anställda på de företagen känner sig åsidosatta.