Låt inte vita moln bli gråa hår – realisera effektivitetsvinsterna vid flytt till molnet

[KRÖNIKÖR] Byta bostad? Sälj först.

Ira Kolehmainen, Sverigechef SoftwareONE

Då vet du vad du har till det nya boendet. En rimlig modell. Men inte för en organisation som vill flytta sin traditionella på-plats-lösning till en molnbaserad it-miljö. Då flyttar man ofta i flera steg. Men – när kan vi stänga ner vår befintliga it-miljö? Kan vi avveckla den? Vill vi göra det? Vad gör vi med våra gamla licenser? Vad kostar övergången? Egentligen.

Den drivande kraften bakom en molnflytt är möjligheten att snabbare digitalisera verksamheten och vässa erbjudandet till marknaden. Och därmed stärka konkurrenskraften. Kanske också spara en slant.

Men utan rätt analys är risken stor att en migration resulterar i en kostnadsexplosion. Våra egna undersökningar visar att det kan handla om uppemot 58 procent högre kostnader. Även efter att effektivitetsvinster räknats in. Orsakerna är flera:

En tydlig molnstrategi saknas. Vilka krav ska vi ställa på prestanda, tillgänglighet och säkerhet? Vem ska sköta lösningen – företaget självt, molnleverantören eller tredje part? Ska IT eller verksamheten äga lösningen? Ska vi binda licensavtal till en fast kostnad eller låta det vara rörligt?

Kostnader för på-plats miljön. En dubbel it-miljö kan existera längre än förväntat, av tvång eller val för att inte skapa beroenden. Kostnaden kan bli en kalldusch.

Oklar flyttkostnad till molnet. Befintliga kostnader för hård- och mjukvara, konsulter, säkerhet och underhållsavtal har man ofta koll på. Liksom målen för molnet och/eller den produktivitetsvinst man önskar uppnå. Men kostnaderna för själva flytten?

Kostnaderna i molnet. På/av-knappen för olika resurser i molnet gör att kostnaderna lätt kan skena. Pågående arbete med att optimera licensanvändning och arbetssätt kan innebära förändrade licensbehov och kostnadskonsekvenser genom bindningstider i den nya lösningen.

Det handlar förstås inte alltid om att spara pengar med molnet. Men på något sätt måste förändringen ändå sättas i relation till utgångsläget. När och hur stora produktivitetsvinster som kan realiseras och hur effektivitetsvinsten kan användas för att höja konkurrenskraften i kärnverksamheten, är dock ofta viktigare. Som i sin tur ofta innebär ny eller uppgraderad mjukvara för medarbetarna.

Bindningstider för nödvändiga licensavtal är då en central fråga – fast kostnad är ju en trygghet, men också en chansning över tid. Lite som att binda räntan för ett bolån, man kan både vinna och förlora på det.

Fel analys riskerar att man satsar på både hängslen och livrem för inköpen. Det är en komplex bild av olika parametrar att navigera kring. Inte minst då licensgivarna hela tiden paketerar om sina modeller, vilket förändrar ”spelplanen” och gör att ingångna bundna avtal riskerar att bli väldigt dyra och passa sämre under avtalstiden. Eller till och med tvinga till nya inköp av licenser för att inte stjälpa organisationen helt.

Det vita molnet skapar gråa hår i takt med att kostnaderna skenar. Och man når ändå kanske inte sina mål. Kunskap och erfarenhet avgör att veta vad som är vad och hur man ska tänka. Om det så rör en flytt till ny bostad eller till molnet.

Ira Kolehmainen,

Sverigechef SoftwareONE