Microsoft lanserar nyheter i Teams och Viva som är utformade för att förenkla hybridarbete.
Funktionerna är framtagna för att minska avståndet mellan mötesdeltagare oavsett var de fysiskt befinner sig, och skapa samma upplevelse och samma möjligheter för alla deltagare.
Bland nyheterna finns förbättringar i Teams Rooms, så som nya videolayouter, whiteboardupplevelser och Fluid-komponenter med mera. Dessutom presenteras en rad meditationsmöjligheter via appen Headspace.
Arbetsplatser börjar så smått att öppna upp världen över, och det är många som har längtat efter att träffa sina kollegor igen. Dock har hela arbetslivet förändrats och det kräver nya sätt att arbeta på. Microsoft har utvecklat nya funktioner för att hjälpa människor att vara uppkopplade och delta i möten på lika villkor oavsett plats och tidszon.
– Framtidens arbetsplats är hybrid, det har varit vår utgångspunkt på Microsoft sedan 2012 och vi behöver kontinuerligt utvärdera och utveckla arbetsplatsen för att ge människor bästa möjliga arbetsförutsättningar. För att ge de anställda möjligheter att lyckas krävs det att chefer och ledare transformerar sina organisationer och arbetsmodeller med avseende på perspektiven: teknik, plats och människa. På Microsoft vill vi skapa en arbetsmiljö som känns lika för alla, oavsett om man är på kontoret, på resande fot, på hemmakontoret och oavsett om man jobbar tillsammans i realtid eller kollar ikapp ett inspelat möte, oavsett tidszon, säger Henrik Byström, Microsoft Sverige.
Nyligen lanserade Microsoft nya Fluid Framework-komponenter i chatten för att skapa samarbetsmöjligheter som kan redigeras i realtid och delas mellan Teams och andra appar. Nu presenteras utökade verktyg för Teams-möten, OneNote, Outlook och Whiteboard som gör det enklare att arbeta i Teams och Office-appar. Microsoft presenterar också nya chattfunktioner som ytterligare stöder asynkront arbete, så att arbetet kan fortlöpa smidigt mellan möten.
Pandemin har också lärt oss vad möteströtthet och digital överbelastning innebär, och vi vet att distansarbete har utmanat vårt välmående. För att hjälpa till att motverka detta har Microsoft nu byggt in Microsoft Viva – vår integrerade plattform för medarbetarupplevelse – i Teams, så att medarbetarna kan hitta sätt att styra över sin tid och sitt välmående.
Det kommer också att erbjudas meditationsövningar från hälsotjänsten och appen Headspace i Viva Insights app i Teams och med hjälp av Viva Insights ges möjligheter att schemalägga daglig fokustid för att få jobba ostört, och senare i år introduceras även ett nytt fokusläge i Viva Insights. Till detta kommer det även erbjudas särskild fokusmusik från Headspace
Nya komponenter i Fluid Framework
Med Fluid-komponenter skapas aktiviteter som kan redigeras av alla i arbetsgruppen och delas mellan Teams- och Office-appar.
Digitala möten har ökat kraftigt under det senaste året och i Microsofts undersökning framkom att den genomsnittliga Teams-användaren skickar 45 procent fler chattar per person, per vecka än de gjorde för ett år sedan. För att hantera den digitala överbelastningen har Microsoft tagit fram nya verktyg. Fluid-komponenter i Teams-möten gör det enkelt att skapa en agenda, skriva mötesanteckningar och tilldela uppgifter direkt i Teams-mötet. Det är också enklare att komma åt viktigt innehåll när det behövs.
Agendan, anteckningarna och uppgifterna från mötet placeras automatiskt i den nya fliken ”mötesanteckningar” i OneNote. Det finns också en whiteboard för att brainstorma idéer tillsammans. Alla komponenter kan även användas i Outlook vilket gör det enklare att planera tid, dagordning och anteckningar mellan de olika programmen.
Använd olika Fluid-komponenter för att förenkla arbetsflödet.
Nya videomöjligheter i Teams
Microsoft presenterar även en mängd förbättringar för att förenkla för hybridarbete oavsett var medarbetarna befinner sig. Syftet är att alla ska känna sig lika närvarande i rummet, oavsett fysisk plats. Under året kommer ”front row in Teams Rooms” att rullas ut. Funktionen kommer att ge en större känsla av närvaro till alla mötesdeltagare, oavsett var de befinner sig. Videogalleriet är flyttat till botten av skärmen så att distansdeltagare är mittemot de som befinner sig i det fysiska mötesrummet. Mötet kommer också att vara omgivet av relevant information så som dagordning, uppgifter och anteckningar. Möteschatten kommer även den att vara synlig för alla i rummet, så att de kan se och svara på kommentarer som delas via chatten.
För att hjälpa distansdeltagare att etablera sin närvaro i rummet och maximera inkluderingen utökar Teams Rooms skärmmöjligheterna med nya videolayouter som sprider videogalleriet över flera skärmar när innehåll inte delas. Det utökade utrymmet gör att distansdeltagarna syns mer och kan ta större plats i rummet. Det kommer även flera funktioner från skrivbordet till Teams Rooms. Dessa inkluderar livereaktioner, spotlight och möjligheten att pinna flera videoströmmar samt chattbubblor vid användandet av den klassiska video grid layout.
För att skapa en inkluderande känsla behöver distansdeltagare kunna se vilka som är i mötesrummet. Jabra, Logitech, Poly och Neat använder avancerad AI-driven kamerateknik för att skapa nya videomöjligheter som är optimerade för hybrida möten. För ljudupplevelsen har EPOS och Tealink tagit fram intelligenta högtalare som är utformade för Teams Rooms och använder Microsofts röstigenkänningsteknik för att identifiera vilka personer i rummet som talar, och använda deras namn på mötesanteckningar. Med automatiska mötesanteckningar kan personerna i mötet fokusera på själva konversationen och de som missade mötet kan ta del av anteckningarna i efterhand.
Teams Rooms på Surface Hub
En annan spännande nyhet är att Teams Rooms nu finns på Surface Hub. Surface Hub är specialbyggt för att arbetslag ska kunna ses och arbeta kreativt, var de än befinner sig fysiskt. Nästa generation Teams för Surface Hub kommer att ge möjlighet för användaren att ta med flera av sina favoritfunktioner från skrivbordet till mötesrummet.
För att ge distansdeltagare möjlighet att skapa whiteboardanteckningar finns nu en helt ny hybrid whiteboardupplevelse som gör att alla mötesdeltagare kan arbeta på samma tavla. I sommar kommer även nya mallar framtagna för idéarbete och kreativa processer.
För att hybridmöten ska bli effektiva krävs att varje deltagare själv kan presentera, men även uppleva andras presentationer på ett sätt som är engagerande och inkluderande. Nya PowePoint-Live-funktioner hjälper till att skapa ett gemensamt utrymme där alla i mötet kan vara delaktiga. Deltagarna kan till exempel se presentationen på det de själva föredrar. Med ett nytt verktyg kan presentatören dessutom markera eller använda laserpekare för att uppmärksamma viktiga punkter i presentationen.
De nya funktionerna kommer även att finnas tillgängliga i Teams mobilapp. Anpassad bakgrund finns redan nu för iOS och kommer snar till Android.
Meditationsövningar från Headspace ökar välmåendet
Mediationsövningar från Headspace kommer att finnas tillgängliga i appen Viva Insisghts i Teams. Bara några minuters meditation kan göra stor skillnad för arbetsdagen och hjälpa till att minska stress samt öka fokus.
Få en mental paus med hjälp av Headspace
Med hjälp av Viva Insights möjligheter att schemalägga daglig fokustid för att få jobba ostört, introduceras också senare i år ett nytt fokusläge i Viva Insights. Där kommer också möjligheter att få fokusmusik från Headspace och använda timers för att hjälpa dig att genomföra arbetsuppgifterna utan att göra avkall på att få de pauser som behövs.
Viva Insights skapar tyst tid i Outlook och Teams
Distansarbete har eliminerat fysiska gränser mellan arbete och privatliv, vilket leder till en ökning av chattar efter arbetstid och en känsla av att alltid vara uppkopplad. Det gäller att hitta balans och att skydda sin lediga tid. Senare i år kommer Viva Insights att erbjuda möjligheten att konfigurera tyst tid för att tysta mobilmeddelanden från Outlook och Teams utanför arbetstid samt ge personliga insikter om hur bra användaren är på att koppla bort. Tysta tidsinställningar kommer också att varatillgängliga för användare i Teams och Outlook i mobilen och åtföljs av IT-administratörskontroller i Microsoft Endpoint Manager för att underlätta för företag att stänga av aviseringar efter arbetstid.
