Omfamna teknik och omdefiniera produktiviteten i hybridtiden

Våra gemensamma erfarenheter under de sista åren har fundamentalt förändrat inte bara hur vi arbetar, men också sättet som vi arbetar på.

Företagsledare runt om i världen reagerar på fenomen som ”quiet quitting”, den stora resignationen och en total förändring av de anställdas förväntningar mot hybrida arbetsmöjligheter – samtidigt som de förväntas leverera affärsresultat i en flytande och oförutsägbar ekonomi.

Idag har organisationer en mycket tydligare förståelse för hur teknik kan sammanväva kontakter och öka produktiviteten, men det finns fortfarande frågor som kvarstår: hur kan vi få hybridarbete att fungera.

För att förbli en attraktiv arbetsgivare och vädja till spirande talanger måste företagsledare idag möta medarbetarna där de är. Detta kräver en mentalitetsförändring, vilket inkluderar omfamning av teknologier som kan möjliggöra gränslöst samarbete och omdefiniering av traditionella föreställningar om produktivitet.

Omfamna hybrid

 Inget företag är det andra likt och på samma sätt finns det ingen ”one-size-fits-all” inställning till framtiden för hur och var vi arbetar. Men vad företag i 2022 delar är en universell sanning – deras anställda vill ha en hybridmodell.

I takt med att fler och fler upplever fördelarna med flexibelt arbete, desto tyngre inverkar det i beslutsfattandet om vare sig ett jobb är ”värt det”. För yngre generationer som Gen Z finns det helt enkelt ingen återvändo. Faktum är att Gen Z:s sannolikhet att engagera sig i ett företag som postar på LinkedIn om det nämner ”flexibilitet”, är mycket högre (77 %) än Millennials (30 %) och andra på plattformen.

”Nöden är uppfinningarnas moder” lyder ett gammalt talesätt. Och när pandemin började såg vi också hur företag förvandlade stora arbetsplatser till virtuella plattformar. Även om pandemin i stort sett är över, dikterar tidsandan helt enkelt att företag omfamnar det hybrida arbetssättet och på allvar försöker skapa tydliga och detaljerade planer som syftar till att skapa medarbetarnas tillfredsställelse över tid.

Faktiskt så har vi sett att företag som vill ha tillbaka alla anställda på kontoret möts av stort motstånd på sociala medier och att beslutet därmed får helt oavsiktliga konsekvenser.

Få hybridarbete att fungera

 Ett sätt att få hybridarbete att verkligen fungera är att grundligt undersöka teamets behov. Företags- och teamledare bör överväga vilket arbete som kan, och ska utföras hemifrån och när fysisk närvaro på kontoret är nödvändigt. För att få ut mest möjligt av hybridmodellen bör företagsledare uppmuntra en avsiktlig kultur för möten genom att ifrågasätta om möten verkligen krävs när ett e-postmeddelande kan räcka.

Sådana beslut säkerställer att möten blir värdefulla samarbetsupplevelser – särskilt de fysiska mötena, som ska uppfattas som en form av teambuilding, där problem löses och idéer skapas.

Tekniken är också väsentlig för att säkerställa effektiviteten hos hybridmodellen. När hybridmöten hålls med en blandning av fysiska och virtuella deltagare, är det viktigt att rätt tekniska lösningar finns på plats för att säkerställa att alla deltagare, fysiska eller virtuella, känner sig hörda och sedda och har det enkelt att deltaga.

För att hybridmodellen ska fungera måste anställda ha digital tillgång till vad de har behov för – data, Wi-Fi, applikationer, teamkanaler, samarbetsverktyg etc. – så att de har vad de behöver var de än är. Företag som inte implementerar tekniken tillräckligt för att skapa en högproduktiv hybridarbetsplats drar inte nytta av de anställdas fulla potential.

All teknik är inte densamma

Tekniken hjälpte inte bara att klara av pandemistormen; den omformade sig för pandemin. Idag finns det mer innovativa lösningar som släpps specifikt för både företag och anställda för att optimera hybridarbete över både fysiska och virtuella miljöer.

Hybridarbete har ofta definierats av en ökning av virtuella möten. Faktum är att sedan februari 2020 rapporterar Microsoft att den genomsnittliga Teams-användaren upplevde en stigning på 252 % av sin mötestid veckovis och antalet möten per vecka har ökat med 153% . Arbetsstyrkor måste därför vara utrustade med rätt tekniska lösningar för att möta kraven från hybridarbete, lösningar som stärker produktiviteten, individuella arbetssätt och hjälper till att hantera kognitiv belastning på hjärnan.

Kombinerat med ökningen av möten har hybridarbete bevisat att våra liv utanför den traditionella arbetsplatsen också är utmanande i de miljöer där vi nu svarar på samtal eller går på möten. Bakgrundsljud från vägarbete, surret från ett bullrigt kafé eller störande rumskamrater och familj – att arbeta hemifrån eller på språng är inte alltid så enkelt som det kan framstå. Men för fullt hybrida organisationer i 2022 kan ljudproblem vara ett minne blott.

Det åligger företagsledare att bättre utrusta sina anställda med de lösningar de behöver för att fungera effektivt. På EPOS arbetar våra forsknings- och utvecklingsteam med lösningar som är designade för hybridarbetskrafter. Vi förstår att hybridarbetare kräver mångsidiga och dynamiska samarbetslösningar som kan hålla jämna steg med arbetsstilar, och för företagsledare innebär det att investera i uppdaterad teknik.

Som en del av en hybrid arbetsstrategi måste affärs- och IT-beslutsfattare investera i teknik och samarbetslösningar som passar medarbetarnas behov. I slutändan innebär detta att optimera prestanda och minimera bristande ljudupplevelser.Med ett hav av lösningar på marknaden måste beslutsfattare se till att de investerar i utrustning som inkluderar framtidssäkrade teknologier som aktiv brusreducering eller AI för förbättrad röstinspelning.

Även om det kan vara frestande att välja billigare samarbetsverktyg i en tid där budgetarna är begränsade, är detta ofta en falsk ekonomi – en som orsakar sänkt effektivitet och riskerar att utrustning måste bytas ut snabbt.

Omdefiniera innebörden av produktivitet

 I den pre-pandemiska världen kändes produktiviteten definierbar. Det var helt enkelt ingen fråga om var arbetet kunde utföras och hur vi kunde samarbeta med kollegor. Men hybridvärlden är annorlunda, och i en förändrad värld kan vi inte tillämpa samma ramverk för att kodifiera hur vi arbetar och lever – övergången till hybrid kräver en mer expansiv definition av produktivitet. Därför finns det både ett behov och en möjlighet för företag att bli mer avsiktliga genom att omvärdera vad produktivitet innebär och var och när det händer.

Företag har nu byggt upp höga nivåer av förtroende med sina anställda och hybridarbetsmodeller har ökat produktiviteten och prestanda. Genom att stärka medarbetarna genom en full hybridmodell, en som anförtror de anställda att hantera sin tid och sitt sätt att arbeta med hjälp av samarbetsteknologi – kan nya nivåer av produktivitet möjliggöras. Men produktivitet handlar inte bara om att få ut så mycket som möjligt utav varje dag. Det handlar om att uppnå det arbete du har beslutat dig för att utföra.

Jeppe Dalberg-Larsen

Korrelationen mellan hybridarbete och företags ökade prestationer har dokumenterats väl, och det kan ibland vara frestande att sätta likhetstecken mellan högre nivåer av medarbetaraktivitet med affärsframgång. Men det tankesättet riskerar att förbise de faktorer som bidrar till långsiktig innovation. Att omdefiniera produktiviteten i hybrid-eran handlar om att bedöma individuella affärskompromisser mellan följande: individuellt välbefinnande, arbetsstilar, affärsbehov och kulturen, och sociala förbindelser i en organisation som kan stimulera innovation.

Att leda från toppen

 Att förändra kulturen i ett företag är en komplex uppgift. Ur ett vardagsperspektiv är det viktigt för företagsledare att definiera en hybridstrategi som är kristallklar för medarbetarna, som skapar en större balans mellan arbete och fritid och som uppmuntrar anställda att mötas fysiskt, så att den sociala och kulturella interaktionen också är en del av arbetslivet.

På längre sikt innebär det också att investera i samarbetslösningar som gör det möjligt för hybridstrategier att lyckas, särskilt när fler och fler företag rekryterar talanger över ett mer geografiskt mångsidigt nätverk. Det är därför företagsledare måste vara avsiktliga när det gäller att utrusta arbetsstyrkor med samarbetslösningar för hybridarbete, detta innebär att skräddarsy tekniska lösningar till de specifika kraven i en roll såväl som individuella preferenser.

Men trots de sätt som tekniken har förändrat arbetsplatsen är den inte en ersättning för ledarskap och kultur. Ledare idag står inför utmaningen att utnyttja teknikens möjligheter samtidigt som de behåller en känsla av kultur och gemenskap som kan hålla medarbetarna engagerade och motiverade på lång sikt.

Företagsledare som kan leverera på denna typ av hybridstrategi kommer att vara väl positionerade för att säkra framtida talanger genom att erbjuda flexibelt arbete, väl sammankopplade tekniska lösningar och meningsfulla kulturella upplevelser.

Av Jeppe Dalberg-Larsen – VD på EPOS