När personalchefen slutade ställdes allt på sin spets.
Vem på Ystad Hamn Logistik AB skulle nu sköta lönerna?
Svaret var Kontek. Ystad Hamn bytte till Konteks outsourcinglösning och tog första stegen mot en modernare lönehantering.
Ensam ansvarig för lönen
Ystad Hamn har varit kunder hos Kontek i många år, och hade tidigare det gamla Windowsbaserade lönesystemet Kontek Lön (win). Personalchefen hade hela ansvaret för lönehanteringen och var den ende som kunde systemet. När personalchefen slutade väcktes frågan om man verkligen behövde en personalchef på heltid för att köra löner.
– Vi insåg att om någon här skulle sköta lönerna skulle det bli vi i arbetsledande position – och då förstod vi att här måste det till en automatisering, säger Björn Boström, VD på Ystad Hamn Logistik AB. Om bara en person kan de här sakerna och till exempel blir sjuk får ju ingen lön.
Nytt bit för bit
2017 bytte man till Konteks outsourcinglösning, men därmed var inte alla frågor lösta. Ystad Hamn ville inte bara byta allt på en gång. Istället valde man att införa outsourcing och stämpling i tidrapporteringssystemet pö om pö i företagets olika delar.
─ Vi upplevde det som att det sätt som vi jobbade på var så speciellt att det inte går att sätta in i ett system – men det gick ju, säger Björn Boström
Rätta för hand
Under övergången var det en del arbetsledare som fortsatte att jobba som tidigare med Exceldokument och handskrivna rapporter parallellt med att lönesystem och schema digitaliserades, med bland annat automatisk stämpling instämpling och tidrapportering.
─ Det fanns en misstro att systemet inte skulle räkna rätt, säger Björn Boström, men det var bara i början. Och det gjorde att vi fångade upp ett par saker som vi kunde justera.
Öppet alla dagar
Ystad hamn är öppen 05-23 veckans alla dagar. Vid högsäsong har man stort behov av kunniga behovsanställda, som kan rycka in och jobba på timme. Totalt är det ett 40-tal personer som står på lönelistan under ett år. Av dem är 33 heltidsanställda och cirka tio personer behovsanställda.
För alla dessa matas nödvändig information in i HR-systemet Kontek HRM Employee. Det kan handla om kompetens, körkort, certifikat, utbildningar, närmast anhörig med mera. Det är viktigt att all information är korrekt och uppdaterad, så att personer med rätt kompetens alltid finns på plats i hamnen. Därför har man också lagt in påminnelser i systemet, så att rätt person får rätt utbildning i rätt tid eller att utrustningen säkerhetskontrolleras som den ska.
─ Vi har lagt in de årliga kontrollerna av flytvästarna, till exempel, avslutar Björn Boström.
