Pandemin utmanar säkert och effektivt distansarbete

[KRÖNIKOR] Rådande pandemi har tvingat de flesta företag att skapa en strategi för effektivt och säkert distansarbete och de nya restriktionerna innebär att kraven på att arbeta hemifrån håller i sig.

Pandemin utmanar säkert och effektivt distansarbete 1Även om distansarbete förekom före pandemin, så sker det nu i mycket större utsträckning. Covid-19-pandemin har dessutom resulterat i att även de största kritikerna till hemmaarbete har behövt anpassa sig och nu förlita sig på tekniken.

Säkerhet i första rummet
Att ha så säkra lösningar som möjligt är nyckeln till framgång i distansarbetet. Hackare världen över försöker utnyttja osäkerheten som anställdas hemmanätverk och utspridda medarbetare medför och detta ställer betydligt högre krav på företagens egna säkerhetslösningar.

En sorts nolltolerans för säkerhetshot är en taktik som är vanlig bland företag. Alla nätverk och trafik som ligger utanför företagets egna, behandlas som främmande och som hot, tills det att man kunnat klassa trafiken som säker.

Med den senaste AI-teknologin med maskininlärning, i kombination med högpresterande datorer, kan man idag analysera enorma mängder data i realtid. Detta kan i sin tur användas för att identifiera attacker och skadlig kod som virus, bifogade filer eller popupfönster, varpå dessa stängs ner innan de hinner göra någon skada.

En lösning som är vanlig i exempelvis finanssektorn eller på callcenters är att använda en stark VDI-lösning, vilket innebär ett nätverk där datorerna helt och hållet körs från en gemensam server, vilket gör att säkerhetsrutinerna centraliseras.

Överbelastade VPN-anslutningar
Att säkerställa att företagets VPN kan hantera ett stort antal användare samtidigt är grundläggande för att anställda ska ha en god uppkoppling. Tidigare har en otillräcklig VPN-lösning kanske bara inneburit tillfälliga problem, men nu när kraven på att arbeta hemifrån håller i sig har detta blivit en hygienfaktor.

God företagskultur
Första steget till säkert distansarbete börjar med de anställda. Ett företag kan ha IT-infrastruktur och rutiner i världsklass, men om de anställda inte följer riktlinjerna så faller det platt. Kontinuerlig säkerhetsutbildning är av yttersta vikt och anställda ska förses med rätt utrustning för säkert och produktivt hemmaarbete, samtidigt som de informeras om de risker som otillräckliga säkerhetslösningar faktiskt innebär.

Pandemin ställer nya krav på sammanhållning och tillhörighet, med färre sociala möjligheter. På HPE försöker vi uppmuntra anställda att bibehålla sociala interaktioner med kollegor, till exempel genom digitalt morgonkaffe, vilket återskapar de informella mötena som vanligtvis sker vid kaffeautomaten. Detta uppmuntrar idé-utbyte, problemlösande och förbättrar gemenskapen på arbetsplatsen i utmanade tider.

Vägen framåt
Nyligen annonserade Folkhälsomyndigheten att den rådande rekommendationen om att arbeta hemifrån troligtvis kommer att finnas kvar ett år till. Det finns alltså anledning att göra strategin för distansarbete långsiktigt hållbar. Många anställda är positiva till att i framtiden fortsätta arbeta hemifrån – på HPE säger så många som 72% att de kan tänka sig att jobba hemifrån på längre sikt.

Som en del av vår ”Edge-to-Office Workplace”, har HPE tagit fram 5 goda råd på hur företag bäst lyckas med hållbart distansarbete:

  • Bra arbetsstation

Se till att anställda har rätt verktyg för en bra ergonomi hemma: justerbara ställ till bärbara datorer och ergonomiska stolar är A och O.

  • Snabb uppkoppling

Den kanske viktigaste punkten av dem alla. Säkerställ att de anställda har en god uppkoppling utan tekniska flaskhalsar hemma.

  • Samarbete och produktivitet

Interaktionen och spontana samtal försvinner lätt med distansarbete. Uppgradera system för videosamtal och konferens, det finns även bra programvara för just samarbete och kreation. Arbetsgivare kan utnyttja systemen som används för videosamtal och skapa miljöer för de anställda att använda till mer informella kontakter.

  • Hälsa och välmående

Säkerställ att företaget har goda rutiner – och mjukvara – för att följa upp den psykiska hälsan hos de anställda.

  • Support

Inget är så frustrerande som en IT-support som är svår att nå, HPE rekommenderar därför en virtuell help-desk för IT, så att de anställda kan få hjälp så snabbt som möjligt.

De som hittills har lyckats bra har en gemensam nämnare: en balans mellan en stark infrastruktur och en bra företagskultur. På HPE rekommenderar vi våra uppdragsgivare att arbeta efter devisen connect and protect ett koncept som fungerar lika bra under covid-19 som när pandemin är över.

Anna Granö, VD på HPE Sverige