Rätt teknik stärker relationen mellan anställda, kunder och partner

[KRÖNIKA] Vi lever nu alla i en period där vi står inför utmaningar i vårt sätt att arbeta och hur vi balanserar arbetsliv med privatliv.

Rätt teknik stärker relationen mellan anställda, kunder och partner 1
Annbritt Andersen, Head of EMEA Smart Office på Lenovo

Vi har behövt hitta nya vägar att samarbeta och interagera med såväl kollegor, partner som kunder. Men alla dessa försök är nödvändiga för att övervinna svårigheterna vi står inför och prioritera allas hälsa och säkerhet.

Detta påtvingade distansarbete kan även leda till ytterligare arbetspress som måste övervinnas, men det är här tekniken kan användas för att hjälpa till att maximera produktiviteten och samtidigt göra det möjligt att arbeta mer flexibelt. Nedan kommer därför några tips på hur man kan använda sig av rätt teknik för att underlätta distansarbete och ställa om sig till den nya arbetsnormen.

Arbeta med en extra bildskärm
Om du är van vid att ha två bildskärmar – din bärbara dator och en större bildskärm på jobbet – bör du överväga att också ha det hemma. Om du arbetar med många kalkylark, grafiska designobjekt, arkitektoniska planer och detaljerat arbete som kräver större skärmar, är en extra bildskärm oerhört användbar. Att inte ha tillgång till detta hemma kan hindra dig i ditt arbete och göra att du inte uppnår samma effektivitet som på kontoret. Se därför till att få med dig din andra bildskärm för att göra ditt distansarbete lika effektivt som om du vore på kontoret.

Ett annat exempel är att du använder dig av en separat mindre skärm (själv använder jag Lenovo ThinkSmart View) dedikerad endast till möten, chattar och videosamtal, så att du separerar ditt arbete på datorn från samarbetsverktygen. På så vis kan du under mötet eller samtalet enkelt ta en titt på exempelvis ett dokument som behöver diskuteras på datorn, utan att behöva flytta på videorutan. Du kan dessutom ha möten och samtal utan att störas av exempelvis mail eller andra meddelanden som dyker upp på datorn under samtalet.

Minska isoleringen genom videokommunikation
Få har nog missat att videomöten har ersatt många fysiska möten under hemisoleringen. Användningen av videokonferensverktyg har ökat exponentiellt under den senaste tiden och används numera inte bara till möten, utan också till vanlig interaktion – allt från samtal till luncher och fikapauser. Videokommunikation gör det möjligt för anställda att känna att de är del av ett team och undvika känslan av isolering i samband med längre perioder av distansarbete.

Därför är det viktigt att företag ser till att deras anställda har tillgång till den bästa videokonferenstekniken. De senaste versionerna av bärbara datorer, stationära datorer och workstations har alla förbättrade video- och ljudfunktioner med mikrofoner med en 360-gradig mottagning och en fjärrfunktion på hela 4 meter. Tekniken som behövs för smidigt distansarbete finns alltså tillgänglig, det är däremot viljan att investera som måste till.

Bli synlig med hjälp av samarbetsverktyg
På vårt kontor har vi möten och konferenser på olika sätt, både via större, digitala mötesrum med många deltagare, eller fysiska möten i mindre mötesrum. Hemma kan vi istället använda oss av enheter endast till för interaktion och samarbete (exempelvis en Lenovo ThinkSmart View), eller samarbetsverktyg såsom Teams, Slack, Skype eller Zoom för att göra det enklare att hålla möten och konferenser.

Underskatta heller aldrig vikten av ett chattrum eller ett direktmeddelande. Om du håller ett gemensamt chattrum öppet hela dagen kommer du känna att du är del av ett team trots att ni sitter på olika ställen fysiskt. Vissa använder till och med sitt företags videokonferenslösningar för att pinga en kollega och ta en virtuell lunch tillsammans.

Glöm inte säkerheten
Många tror att det är lika säkert att jobba hemifrån som från kontoret. Men då man på kontoret sitter med säkra internetanslutningar, mer sällan arbetar med kameran på sin dator för möten, och har videomöten i dedikerade mötesrum, så ser säkerhetsläget helt annorlunda ut i det privata hemmet. Se därför till att du har en säkrad bredbandsuppkoppling, och arbeta inte uppkopplad mot publika wifi-nätverk. Se även till att kameran på din dator inte går att använda mellan dina videomöten och samtal. Många av Lenovos datorer har kameralocket ThinkShutter så du kan täcka kameran då du inte använder den, och har du en annan typ av dator, täck över kamerögat så att du inte ger oönskade hackare insyn i ditt hem. Och kom ihåg, var extra uppmärksam på falska mail från cyberbrottslingar. Nätfisket har nämligen ökat markant sedan världens arbetskraft började jobba hemifrån.

Låt tekniken stärka samhörigheten
Har man tillgång till rätt teknik kan man uppnå inte bara samma produktivitet, utan även en starkare sammanhållning på jobbet. Modern teknik hjälper till att stärka gruppdynamiken bland människor som annars är vana att sitta i samma fysiska lokaler.
Genom att göra rätt val av teknik och uppmuntra anställda till att använda dessa lösningar kan man inte bara höja produktiviteten på jobbet, utan också se till att anställda känner att arbetet de gör på distans är på samma nivå som arbetet de tidigare gjorde på kontoret. Detta utan att man har tappat samhörigheten med sina kollegor, partner och kunder. På så vis uppnår man inte bara högre effektivitet, utan också starkare teamkänsla.

Annbritt Andersen, Head of EMEA Smart Office på Lenovo