Så här hanterar du riskerna med kortsiktiga IT-strategier

Kortsiktiga krav på sänkta IT-kostnader ter sig som ett oöverstigligt hinder mot kloka långsiktiga investeringar.

Så här hanterar du riskerna med kortsiktiga IT-strategier 1
Eran Brown, CTO, Infinidat

Men det finns vägar runt problemen, utan att man behöver försaka funktionalitet, skriver Eran Brown, EMEA CTO, Infinidat.

I svallvågorna efter coronapandemin känner många IT-avdelningar av finansiell osäkerhet mer än någonsin, vilket kommer att påverka deras beslutsfattande under flera år framöver. Det blir väldigt viktigt att minimera risker i samband med IT-investeringar, för att kunna anpassa sig snabbt till förändrade omständigheter.

Det här gäller speciellt för lagringsresurser som redan är betalda, eftersom det är svårare att hitta nya användningsområden för lagringsresurser än för IT-resurser i allmänhet.

En nyckelstrategi för att minimera risker är att undvika inköp av utrustning som inte kommer till användning direkt, eftersom prioriteringar kan förändras snabbt. Det blir också viktigt att fundera över vilka resurser som ska skötas i egen regi och vilka som ska finnas i molnet.

IT-avdelningen blir tvungen att skala ner verksamheten när budgetar blir frysta eller minskas, samtidigt som den förväntas hålla i gång maskineriet och hantera nya projekt. Även om projekten blir färre så kommer de att bli mer strategiskt viktiga. Faran när olika affärsenheter börjar tänka taktiskt, utan långsiktiga strategier, är att oavsiktliga kostnader växer. Låt oss titta på fördelar och nackdelar med fem taktiker för att hantera det här problemet.

Taktik 1: Undvika omedelbara kostnader

Faran med den här taktiken är att små inköp av taktisk art ofta resulterar i att silos skapas. Det troliga resultatet av det är att det tar längre tid att sjösätta tekniklösningar.

Taktik 2: Undvika långsiktiga åtaganden

Den här taktiken kan leda till ökad satsning på molnlösningar, vilket ger ökad flexibilitet då kostnader sprids över längre tid i stället för att tas direkt. Men den leder också till rejält ökade kostnader för infrastruktur, eftersom molntjänster är dyrare. Den leder också till ökade driftskostnader (OpEx), eftersom publika molnlösningar som tillåter investeringar (CapEx) saknar förmåga att skala, vilket annars är den främsta fördelen med publika molnlösningar.

Att Zooms ekonomichef Kelly Steckelberg nyligen pratade om att minska på molnkostnaderna genom att investera i egna datacenter är ett bevis på det här. Den strategin kommer efter en period av stora molnsatsningar för Zoom, för att kunna möta ökad efterfrågan snabbt.

Taktik 3: Minska kostnader överallt där det är möjligt

Den här taktiken riskerar att leda till att enbart tänka på kortsiktiga driftslösningar och att ignorera investeringar i framtidssäkra lösningar. Ökade satsningar på kortsiktiga lösningar leder till högre administrativa kostnader, i en tid då IT-avdelningarna förväntas bli mindre. Det innebär att IT-avdelningar får svårare att uppfylla behov snabbt. Men för alerta IT-avdelningar ger taktiken möjligheter att utvärdera leverantörer och deras erbjudanden på nytt.

Taktik 4: Undvika godtyckliga inköp

Det här kan verka vettigt, men innebär ofta att endast de absolut nödvändiga investeringarna görs. Det leder till att funktionalitet prioriteras ned, med lägre effektivitet för lösningar som följd. Dolda kostnader innebär vanligtvis högre verkliga kostnader (TCO), eftersom nödvändiga funktioner anses vara ”trevliga att ha” och andra projekt blir dyrare när försök görs för att kompensera för den uteblivna funktionaliteten.

Taktik 5: Undvika hanterbara risker

Den här taktiken kan leda till minskad vilja att byta leverantörer. Det leder till mindre aktiva IT-avdelningar, vilket sammantaget med att de blir mindre innebär lägre produktivitet. Det är liktydigt med svårigheter med att serva kunderna på bästa sätt.

Flexibla inköp för egen drift är lösningen

Flexibla inköp för egen drift en smidig lösning på de beskrivna problemen. En omedelbar fördel är att kunder inte behöver betala ”molnskatten” om behoven ökar plötsligt. Lägg till det att inköpsprocessen minimeras, eftersom systemen redan är i bruk och det räcker med en förfrågan om att ta ytterligare kapacitet i anspråk. Man behöver bara betala för den kapacitet som används, på samma sätt som i molnet.

Företagsledare behöver utnyttja sina företags infrastruktur på mer effektiva sätt och de kan göra det utan att försöka någon funktionalitet. Fokusera på att minska lagringskostnader och realisera besparingar över tid tack vare ökad automatisering och andra sätt att effektivisera. Fortsätt arbetet med förberedelser för framtida osäkerhet och undvik inlåsning till leverantörer om det är möjligt.

Undvik kapacitetsplanering, som sällan ger önskade resultat, och kräv i stället att lagringsleverantörer minimerar era risker. Ha alltid oanvänd kapacitet som ni inte behöver betala för redo, och ha möjligheten att betala för den som driftskostnad eller som investering, beroende på vad som passar ert företag bäst. Det gör att ni snabbt kan anpassa er till förändrade omständigheter, utan att behöva oroa er för utebliven kapacitet, problem med leverantörer och andra katastrofer.

Kort sagt, morgondagens IT-ledare måste sträva efter flexibilitet i dag.