Sex tips för att arbeta effektivt hemifrån

Ett flertal svenskar befinner sig i karantän hemma efter nya rön från svenska myndigheter.

Sex tips för att arbeta effektivt hemifrån 1Samtidigt arbetar andra hemifrån som en del av den växande gig-ekonomin. Bland företaget som meddelat att samtliga ska arbeta hemifrån finns Dropbox, som har skickat alla sina 3 000 Dropbox-anställda över hela världen hem för att börja arbeta på distans. Företaget, som tillhandahåller onlinesamarbetsverktyg, delar nedan ett antal tips om vad man ska göra när en hel arbetskraft plötsligt arbetar från distribuerade platser – under en längre tid.

Tipsen kommer från Chris Sander, Head of of Nordics på Dropbox.

1. Säkra er kommunikation, men minimera avbrotten

Effektiv kommunikation är viktig för produktiva team som arbetar tillsammans, och det blir desto viktigare när man arbetar med kollegor som sitter spridda över många hem. Men tack vare tillgängligheten av så många olika kommunikationsverktyg – från videokonferenslösningar till chatappar – är det lättare än någonsin att hålla kontakten med ditt team utan att lämna ditt vardagsrum. Men kom ihåg att upprätthålla koncentrationen och undvika för många onödiga distraktioner från kollegor så att du kan bli mer effektiv. Bara några distraktioner under en timmes koncentrerat arbete kan leda till att effektiviteten eller kvaliteten sjunker dramatiskt.

2. Bibehåll synkronisering utan hinder

När alla kollegor arbetar hemifrån och deadlines närmar sig kommer många beslut att behövas komma från ditt egna hem. Lyckligtvis finns det många verktyg som kan hjälpa dig att fatta beslut och se till att du kan leverera utan att behöva vara närvarande fysiskt.
Exempelvis upplevs det frustrerande när versioner av filer florerar och vilket dokument som de facto innehåller rätt information är svårt att helt säkert veta. Säkra därför i VPN-djungeln att alla medverkande enkelt kan bidra och hålla projekt igång utan onödiga hinder.

3. Fokusera på resultat – inte möten

Förtroende är oerhört viktigt när kollegor sitter spridda, men att vara på kontoret betyder inte alltid högre produktivitet. För att göra arbete hemifrån funktionellt behöver vi rätt ledare, rätt verktyg och mycket förtroende. Nu mer än någonsin behövs samarbete och öppenhet på hela arbetsplatsen – och det är här tekniken kan hjälpa oss. Det är därför du bör uppmuntra kollegor att dela uppdateringar och resultat när de arbetar hemifrån med hjälp av nätbaserade kommunikationsverktyg, till exempel Dropbox Paper, som du nu kan använda gratis i 30 dagar. Det hjälper till att skapa synlighet för allt bra arbete som görs utanför kontoret och kan öka värdet på arbetsplatsens flexibilitet för ditt team. Sammantaget handlar det inte bara om att få rätt teknik – det handlar om rätt tankesätt. När du är medveten om hur du kan kommunicera på distansarbete kan du också skapa möjligheten för en ny form av effektivitet.

4. Schemalägg regelbundna incheckningar

Regelbundna möten via telefon eller video är viktiga – du kan justera frekvensen efter behov. På Dropbox måste vi träffas oftare när vi alla arbetar hemifrån än när vi regelbundet kom till kontoret.

5. Överkommunicera

Utan konversationerna till kaffet är det lätt att missa nya beslut och statusuppdateringar. Det är därför vi kontaktar anställda genom många kanaler så att de inte känner sig utanför sin arbetsplats. Därför kommunicerar vi mer än vi skulle göra under normala omständigheter. Vi kommer också att söka ägna extra uppmärksamhet åt andra individer som vi kanske glömmer att ta med eftersom vi inte har fysiskt sett dessa nyligen. Vi lägger en särskild tonvikt på att kommunicera hur företaget mår och jobbar aktivt med att förse medarbetarna med viktig information och specifika åtgärder som kan vidtas vid en nödsituation.

6. Öka flexibiliteten vad gäller arbetstiderna

Medan vi förväntar oss att upprätthålla produktivitetsnivåerna, förväntar vi oss att vissa anställda kommer att förändra sitt beteende när det fysiska kontoret saknas. Att arbeta hemifrån kan påverka barnomsorg och annat ansvar, så den anställdas produktiva arbetstid förändras. Vi uppmuntrar alla att bete sig så att de gör sitt jobb på bästa möjliga sätt och respekterar kollegornas behov när de arbetar tillsammans på projekt.

Chris Sander
Head of Nordics
Dropbox