Stämpelklockan gör digital comeback – klarar era system av det?

[KRÖNIKA]  Ett domslut i EU-domstolen hotar att leda till merarbete och ökade kostnader för svenska företag.

Det handlar om krav på att registrera arbetstider för anställda, vilket sannerligen är en utmaning i det moderna yrkeslivet. Det skriver, Steve Treagust, Global Industry Director for Finance, HCM & Strategy IFS

Tror du att det räcker med GDPR och PSD2 vad gäller inblandning från EU som försvårar företagande? I så fall bör du sätta dig in i ett domslut nyligen från EU-domstolen gällande registrering av arbetstider för anställda.

I korthet handlar det om att följa arbetstidsdirektivet (2003/88/EG). Det är ett EU-direktiv som reglerar arbetstid, som är tänkt att skydda hälsa och säkerhet för anställda. Domslutet innebär att företag i EU-länder ska registrera de anställdas arbetstider, vilket i dag tillhör det förgångna på väldigt många företag.

För att registrering av arbetstid ska fungera är det uppenbart att hanteringen måste skötas digitalt, helst inom ramen för existerande system. En återgång till manuella stämpelklockor blir en mardröm, eftersom stora resurser behöver läggas ner på att hantera informationen som genereras.

Nu återstår att se vilka följder domslutet får. Men givet att det ska följas till punkt och pricka uppenbarar sig en mängd utmaningar:

  • Hur ska arbetad tid registreras överhuvudtaget?
  • Hur ska tid på arbetsplatsen som inte är arbetstid hanteras?
  • Hur ska arbetstid för anställda som inte är anslutna till företagens nätverk hanteras, till exempel under serviceuppdrag på fältet och arbetsresor?
  • Hur ska arbetstid hemma på kvällen registreras, till exempel under samtal från andra kontinenter?

Och så vidare.

Bland möjliga lösningar märks användning av smarta mobiler, passerkort, fingeravtrycksläsare, GPS, RFID, etcetera. Många affärssystem och andra applikationer har grundläggande funktionalitet för att hantera registrering av arbetstider. Men det krävs extraordinära insatser för att hantera alla möjliga scenarier.

Ta exemplet med ett samtal på kvällen, i hemmet, från en kollega i USA. Kan det fungera med en AI-algoritm som körs i mobilen, som analyserar vilken telefonnummer samtalet kommer i från, håller reda på samtalets längd och kanske till och med analyserar själva samtalet?

Det går att tänka sig sådana lösningar, men de innebär flera, jobbiga, saker: de kostar pengar, de tar tid att bygga och implementera, och det är säkerligen extremt svårt att göra dem felsäkra. Andra lösningar som kräver insatser från de anställde själva innebär att det blir krångligare för dem att sköta sina arbetsuppgifter.

Kort sagt, det ser ut som om det är hög tid att se över hur registrering av arbetstid fungerar.