Tre tips för hur företag kan maxa mötet och boosta kreativitet i det nya normala

Under våren har vi sett hur barriärer mellan organisationer och branscher rivits ned och hur gränsöverskridande samarbete resulterat i nya kreativa lösningar.

Jacob Sjösten, lösningsarkitekt på NEC Display Solutions.

De digitala samarbetsformerna har även inneburit en mer planlös hierarki för att snabbt kunna släppa in fler perspektiv. Hack the Crisis är ett av många bra exempel där aktörer från olika sektorer samlats för att bemöta en utmaning, där det digitala mötesformatet har gjort det möjligt för många deltagare att kreera tillsammans.

Inkludering av perspektiv har under en lång tid lyfts som en förutsättning för innovation och framgång för företag. Detta har bland annat lyfts av Vinnova redan 2012 genom rapporten Innovationsledning och kreativitet i svenska företag. I rapporten betonades att ”om vår avsikt är att avsevärt höja företagens innovationsförmåga är det nödvändigt att beakta det ökade beroendet av medarbetarnas kreativa förmåga och ifrågasätta traditionella sätt att leda och organisera innovationsarbete”. Men för att kunna ta till vara på medarbetares kreativa förmåga krävs rätt förutsättningar för att hela organisationen ska kunna delta i den kreativa processen och det krävs att det finns en struktur för hur idéer fångas upp.

Det menar Jacob Sjösten, lösningsarkitekt på NEC Display Solutions. Han arbetar bland annat med att utforska hur teknik kan underlätta möten och öka interaktivitet mellan deltagare, oavsett hur deltagarna väljer att delta och om deltagare deltar fysiskt eller digitalt. När det väl börjar bli dags att återgå till den fysiska arbetsplatsen vill han uppmana chefer och medarbetare att ta vara på de nya agila arbetssätten och interaktiviteten som stärkts under Covid-19.

Jacob delar sina tre viktigaste råd hur vi kan ta vara på agila arbetsmetoder som vuxit fram under våren när vi återvänder till en helt ny arbetsvardag.

1.Mät möten för att förstå möten i det nya normala

Ingen vet exakt hur vi kommer vilja jobba när vi återvänder till det nya normala och hur nya arbetssätt på bästa vis ska mötas på riktigt. Därför kan det vara till enorm fördel att börja analysera mötesformer med hjälp av data. Idag finns det spännande lösningar som både kan mäta hur ett fysiskt mötesrum används och som kartlägger hur behovet av mötesrum faktiskt ser ut. Det finns också applikationer som kan mäta interaktion mellan deltagare i ett möte, oavsett om de ansluter från exempelvis hemmet eller kontoret. Insikter baserat på datan som dessa lösningar genererar kommer att hjälpa verksamheter att förstå nya mötesbeteenden och behov, samt hur de kan maximera förutsättningarna för interaktiva och produktiva möten. I vissa fall kan det även hjälpa verksamheter att kapa kostnader när de inser att de betalar för yta som de inte behöver.

2.Ta hjälp av teknik och strategisk möblering för att uppmuntra samarbete

Ibland behöver man teknik för att rucka på gamla vanor och plocka fram vår verkliga potential. För att inte falla tillbaka till samma gamla rutiner rekommenderar jag att testa lösningar som exempelvis utmanar det traditionella mötet och som uppmuntrar deltagare till ökad interaktion under mötet. En sådan lösning är uppkopplade bildskärmar med touch som förenklar interaktion mellan både fysiska och digitala deltagare i mötet – istället för att enbart lägga fokus på en enskild presentatör och statiska presentationer. På samma sätt kan även möblering som bjuder in till samarbete och interaktion göra stor skillnad för ökad interaktion.

3. Agila brainstorm- och samarbetsformer

Synsättet på både möten och samarbete har förändrats. Allt fler verksamheter börjar inse att teamet är produktivt även fast medarbetare arbetar mobilt hemifrån och kommer vinna på att ge medarbetare rätt förutsättningar att jobba på distans även efter Covid-19. Det gör att det kommer vara svårt att motivera, både utifrån ett hållbarhetstänk och kostnadsperspektiv, att medarbetare ska resa land och rike för en intern workshop eller avstämningsmöten. Men för att underlätta de nya samarbetsformerna rekommenderar jag att investera i lösningar som kan möjliggöra att ta mobilt samarbete till nästa nivå. Ett exempel är digitala signeringsverktyg som gör det enkelt och tryggt att hantera administrativa uppgifter mobilt. Ett annat är applikationer för mindmapping där deltagare exempelvis kan arbeta med idégenerering med digitala post-its, istället för att fästa upp dem i ett fysiskt rum.