Upphandlingsguiden Affärssystem

”Sök kandidatkunder på egen hand”

Molnbaserade affärssystem har nu seglat upp som ett skållhett alternativ för mellanstora och stora företag. Men det råder stora skillnader mellan vad kandidaterna kan erbjuda i sina molnbaserade system.

– Ett bra verktyg under upphandlingen är att använda Forresters trappmodell med sex steg. Ju närmare höger de listade affärssystemen hamnar i trappan desto mer funktionalitet och modernitet finns det, säger Sören Janstål, oberoende affärssystemskonsult på DPU.
Till exempel hamnar Fortnox i mitten medan Salesforce står längre ut till höger.

Innan du utvärderar affärssystemen görs en klassisk förstudie. I DPUs arbetsmodell för affärssystemsupphandlingar tar du reda på kärnkrav och utmaningar din verksamhet står inför.
Sedan tar man fram en långlista med tio tänkbara system som sedan bantas ned till fem vilka får en intresseförfrågan. Efter utvärdering går du vidare med två till tre stycken som får visa och presentera sina lösningar. Därefter får de två kandidaterna skicka offerter och genomgå en ny utvärdering med detaljfokus.

A och O är att systemet ska passa dina affärsprocesser och din bransch optimalt. Och det kan under upphandlingen vara svårt att utvärdera.
Därför är en bra väg att använda Datadia där du bland annat kan söka fram information om vilka affärssystem olika företag och branscher använder.
– När du har ett hum om vilka affärssystem som passar din egen verksamhet kan du kontakta företagen för att ta reda på för och nackdelar om de system som används. Den metoden är betydligt mer oberoende jämfört med att kontakta kandidaternas referenskunder, säger Sören Janstål.

I de flesta upphandlingar ska det gå att välja ett molnbaserat system, menar Sören Janstål.
– Men molnbaserade system är i regel ännu inte ett alternativ för verksamheter som har en uppsjö integrerade system, och banker med skyhöga säkerhetskrav. I regel börjar man enbart välja vissa delar av affärsystemsmoln, som crm och hr, säger Sören Janstål.

Fyra saker att tänka på:
Sträva efter ett användarvänligt system.
Anlita en leverantör som motsvarar din verksamhets storlek.
Syna totalkostnaden.
Utvärdera konsulterna som ska införa systemet.

 


Upphandlingsguiden - Affärssystem Tabell

AffärsystemModuler Integration Målgrupp Max antal användare Tid för Installation, webbaseratPrisbildMolntjänst
24Sevenoffice 24Sevenoffice.seEkonomi, fakturering, arbetsflyt, bank via Bankgirot, CRM, projekt, logistik, tidrapportering, e-post, gruppkalender, filområde. Öppet API. Små och medelstora företag med 5-200 användare. Säljbolag, konsultbolag, redovisningsbyråer. ObegränsatIngen installation, webbaseratPriser från kr. 149 kr per månad. Se webbplats.Ja
Copernicus exicom.se/produkt/copernicus-time/Tidrapportering med Smartphone App. Valbara moduler är reseräkning, koppling lön+ekonomisystem.Standard gränssnitt mot ekonomisystem, lönesystem, CRM och e-fakturahantering. Övriga kundanpassat med SOA-gränssnittMobila företag. Ingen begränsning.Ingen installation, webbaseratFrån 79 kr/månad och användareJa
Copernicus exicom.se/produkt/copernicus-pro/Tidrapportering, reseräkning, projektredovisning, fakturering, projekt- & resursplanering, projektportfölj, BIStandard gränssnitt mot ekonomisystem, lönesystem, CRM och e-fakturahantering. Övriga kundanpassat med SOA-gränssnittProjektorienterade tjänsteföretag, R&D, banker, försäkringsbolag, myndigheter och kommuner Ingen begränsning4-8 veckor ca 100 timmar. Beror på vilka moduler som väljs.Från ca 4000 kr/månad. Pris baseras på antal användare och vilka moduler som väljs.Erbjuds som molntjänst eller installation hos kund
Copernicus exicom.se/produkt/copernicus-erp/Copernicus Pro + redovisning, kundreskontra, leverantörsreskontra, anläggningsredovisningStandard gränssnitt mot Lönesystem, CRM och e-fakturahantering. Övriga kundanpassat med SOA-gränssnittProjektorienterade tjänsteföretag, t ex: it företag, tekniska konsulter, revisionsbyråer, konsultföretag. Ingen begränsning6-10 veckor ca 200 timmar. Beror på vilka moduler som väljs.Från ca 5000 kr/månad. Pris baseras på antal användare och vilka moduler som väljs.Erbjuds som molntjänst eller installation hos kund
Hansa hansaworld.com/sweden/Fakturering, redovisning, order, varulager, offerter med meraIngen uppgiftSmåföretagIngen uppgiftIngen uppgift.Gratis upp till ett visst antal inlägg per månad. Därefter styrt på antal inlägg samt funktionalitetJa
IFS (IFS Applications) ifsworld.comEkonomi, HR, konstruktion, projekt, tillverkning, logistik, försäljning, service management, underhåll samt horisontella lösningar för dokumenthantering, beslutsstöd, kvalitetssäkring, m.m.Windows, Unix eller Linux. Hostad eller i privata och publika moln som Windows Azure.Plattformsoberoende ramverk för integration med befintliga system, officeapplikationer eller kunders och leverantörers system.Stora och små/medelstora globala företag med fokus på service och underhåll, projekt, tillverkning eller logistik. Kundexempel: SAAB, Stadium, Jotun, Anticimex, Hafslund, Maersk, Systembolaget, SSAB, Eltel Networks, Holmen.Obegränsat6-12 månaderPriset beror på antal användare, storlek på lösningen, eventuella anpassningar etc. Ja. Hela IFS Applications-sviten kan köras på Microsofts Windows Azure.
Info Struct infostruct.seMRP med stöd för produktion och prodututveckling, inköp, lager, internredovisning , CRM och projektmodul, moduler för Life Science enligt FDA-krav. Prognoshantering och PDM. Koppling till Boeings kvalitetssystem.Integration via Web services och XMLMindre och medelstora företag med logistik, produktion eller egen produktutveckling. Höga krav på revisioner spårbarhet dokumenthantering mm.Styrs via kapacitet för SQL-server och Microsoft plattform.2 dagar för teknisk installation nytt bolag, implementation tar normalt 3-6 månader10 anv 6 000 kr månadJa
Jeeves jeeveserp.com/svKomplett affärssystem Affärslogiken lagras i databasen plus webservicestöd.Medelstora tillväxtföretag inom handel, tillverkande industri samt tjänsteintensiva företag som vill ha ett system som lätt kan anpassas för deras sätt att göra affärer, framhäva unika konkurrensfördelar och skala upp allt eftersom företagen växer. Ex på kunder: Constructor, Hällde, Färskvaruhuset, IVT, Tylö, DS Smith Packaging AB, Centro Kakel ABSystemet är normalt för 20-500 användare, men används upp till 1000 användare.3-9 månader beroende på projektets komplexitet och storlek. För mindre kunder används en metod, Fast Track. Ingen uppgiftJa
Magenta magenta.seFakturering, kundreskontra och lager. Certifierad kassamodul och webborderkoppling som tillägg.Svefaktura, faktura som PDF via e-post, export till Excel, Bankgirots Bg-Max och PlusGirots TotalIn, Autogiro.Små och medelstora företag302 timfrån 5 400 kr Nej
Magenta magenta.seBokföring enligt BAS-kontoplanenImport och export på SIE-format. Rapporter på PDF-format. Export till ExcelSmå och medelstora företag1 per klient2 timfrån 5 400 krNej
Magenta magenta.seLeverantörsreskontra med stöd för Plusgirots Corporate File Payments och Bankgirots LB-rutinRapporter på PDF-format. Export till ExcelSmå och medelstora företag302 timfrån 5 400 kr Nej
Microsoft( Dynamics AX)  microsoft.se/dynamicsFinans, handel, logistik, produktion (process, diskret, LEAN),service, projekt, offentlig sektor och HR Breda möjligheter för integrationHandel, distribuerande företag, tillverkande bolag, tjänsteföretag, Offentlig sektor. / SAPA, Trelleborg, BRIO, Gunnebo, Volvo, Granit, Mekonomen, Clas Ohlsson, Naturkompaniet Ingen begränsning.Beroende på omfattningPris per namngiven användare eller per device och beroende på rollJa, via våra partners.
Microsoft (Dynamics NAV) microsoft.se/dynamicsFinans, handel, logistik, lager, produktion, service, projekt och CRM, HR Tätt integrerat med O365 och Dynamics CRM vilket i princip gör att systemen flyter ihop med stora synergieffekter om man använder de tillsammans. I övrigt breda möjligheter för integration.Finns ett stort antal branchlösningar. Särskilt för handel/logistik, produktion och tjänsteföretag. / Polfärskt, TWILFIT, Make Up Store, Design Online1700Beroende på omfattning. Med NAV i molnet, ingen installation alls.Pris per användare. NAV i molnet pris per anv/månad.Ja, via våra partners.
Microsoft (CRM Onlie) microsoft.se/dynamicsCRM Oline. Försäljning, marknadsföring, kundservice, social, fältservice, portalerBreda möjligheter för integration. Färdiga kopplingar mot de flesta affärssystem/ekonomisystem. Helt integrerat med O365, Sharepoint och Exchange.Alla branscher. Kunder från 1 användare upp till fler tusen. Ex. Tradedoubler, IF Metall, Husqvarna, SEBIngen begränsning.Med CRM Onlineingen installationstid alls. Pris per namngiven användare. CRM Online per användare/månad. (510 sek)Ja, köps direkt från Microsoft, antingen på volymlicensavtal eller direkt på webben
Netsuite alterview.seOmfattande standardsystem ERP, CRM och ECOMMERCE. Plattform för att enkelt att bygga nya funktioner och att integrera till externa system.Körklart ramverk för integration via Web Services (SOAP och REST)Körklara processer för många branscher som används av mer än 25.000 företag och koncerner. Medelstora till större företag och koncerner är primära målgruppen. Obegränsat. Vanligen 50 -1 000 användare.Några veckor till några månader beroende på omfattning.Från 8 000 kr per månad för 10 användare. Därefter ca 500 kr per månad och användare.Ja
Oracle Cloud Applications oracle.com/applicationsEn heltäckande och integrerad svit av affärsapplikationer i molnet: HCM, ERP/EPM, Customer Experience (CRM), SCMByggt på öppen arkitektur och följer standarder för integration.Verksamheter som söker ett abonnemangsbaserat affärssystem eller ha nischlösningar i molnet. >100 000Omedelbart.Prenumerationsbaserad månadskostnad. Se prislista för pris per användare.Ja
Oracle Fusion ApplicationsOracle Fusion Applications har lösningar för de flesta affärsprocesser och bygger på 100 procent öppna standarder. Inkluderar Financials, Human Capital Management, Procurement, Project Portfolio Management, Supply Chain Management, Talent Management, Lifecycle Management.Byggt på öppen arkitektur och följer standarder för integration. Alla typer av bolag och organisationer. >100 000Beroende av omfång och storlek.Global prislista på Oracles hemsida. Individuella priser bestäms vid offert.Ja - Managed Cloud
Oracle E-Business SuiteMed över hundra branschtillämpningar täcker Oracle E-business Suite de flesta av en organisations affärsprocesser.Byggt på öppen arkitektur och följer standarder för integration. De flesta branscher, spridda över hela världen.>100 000Beroende av omfång och storlek.Global prislista på Oracles hemsida. Individuella priser bestäms vid offert.Ja - Managed Cloud
Oracle Peoplesoft ApplicationsFinancial Management
HCM
SCM
Enterprise Service Automation
Supplier Relationship Mgmt
PeopleTools - utv. Verktyg
Byggt på öppen arkitektur och följer standarder för integration. De flesta branscher spridda över hela världen. I Sverige finns ett fokus på lösningar inom HCM.>100 000Beroende av omfång och storlek.Global prislista på Oracles hemsida. Individuella priser bestäms vid offert.Ja - Managed Cloud
Oracle JDE EnterpriseOne Financial management
Project management
Asset lifecycle management
Order management
Manufacturing management
Mobile solutions
Reporting
Byggt på öppen arkitektur och följer standarder för integration. Tillverkande industri. >50 000Beroende av omfång och storlek.Global prislista på Oracles hemsida. Individuella priser bestäms vid offert.Ja - Managed Cloud
Oracle Siebel CRM Siebel sales application
Quote and order capture
Siebel enterprise marketing
Siebel contact center and service
Self-Service and e-billing
Siebel partner relationsship ,managememt
Siebel CRM technology

Byggt på öppen arkitektur och följer standarder för integration.För kunder inom de flesta branscher. > 100 000Beroende av omfång och storlek.Global prislista på Oracles hemsida. Individuella priser bestäms vid offert.Ja - Managed Cloud
Pyramid Business Studio unikum.seÖver 60 moduler för handel, tillverkande företag, entreprenadföretag, butik, tjänsteföretag Standard integrationer mot bank, betal, transport, EDI lösningar. Utöver detta kan våra partners skapa egna integrationer.Små och medelstora företagObegränsat1-6 månader Prissätts per modul och användareJa
Pyramid Business Express unikum.seFakturering, kundreskontra, leverantörsreskontra, giroutbetalning, redovisning, CRM/Säljstöd samt order/lager/inköp eller projekt. Tilläggsmoduler utöver. Standard integrationer mot bank, betal, transport, EDI lösningar. Utöver detta kan våra partners skapa egna integrationer.Småföretag4Från 1 dagFrån 5 900 kr användareJa
SAP (HANA Cloud Platform) hcp.sap.com/index.htmlPlattformstjänst i molnet
SAP HCP är plattformen att a. integrera installerade och molnsystem med varandra, b. att anpassa befintliga installationer och c. att utveckla kundindividuella appar medSmå till stora företag, partnerföretag och utvecklare. Skalbar och har inget fast max antal. 2-3 veckorBaserat på antal användare / månad; gratis försöksversionJa
SAP (S/4 HANA och SAP Business All-in-One) sap.com/swedenSälj, service, marknadsföring, logistik, ekonomi, personal, projekt, produktutveckling, underhåll, produktion, inköp, kvalitetshantering (QM), transporthantering; stort antal branschlösningarLösningen möjliggör realtidskörning av samtliga kärnprocesser och affärsområden, och baserar på SAP HANA plattformen. S/4 HANA kompletteras och integreras med 25 branschlösningar. Tillhandahålls som kundinstallerat eller molnsystem, antingen i publikt eller privat moln.Allt från stora globala företag till medelstora och små kunder.Skalbar och kan hantera allt ifrån ett fåtal till 10000 tals samtidiga användareFrån 8 veckor till 18 månader. Beror på storlek på företag och hur omfattande process stöd som implementeras. Baserat på antal användare och lösningsomfattning.
Begär offert
Ja
SAP (Business by Design) sap.com/swedenEkonomi, analys, marknadsföring, försäljning, service, logistik, tillverkning ,inköp, personal, projekthanteringLösningen körs enbart som molntjänst och tillhandahåller integration med andra SAP-system samt andra affärssystem. I nyaste versionen ingår minnesdatabas HANASmå och medelstora företag från 100 till 500 användareSkalbar och har inget fast max antal. I första hand till företag med under 500 användareFrån 4 till 8 veckorPrenumeration med en fast månadsavgift per användare. Kontakta SAP för aktuell prisuppgiftJa
SAP (Business Analytics Solutions) sap.com/swedenBI, governance risk and compliance, enterprise performance management, enterprise information management, visual intelligence, prediktiv analysLösningen har öppna gränssnitt och kan integrera mot en SAP-applikation eller mot något annat affärssystem; finns även som SaaS-lösning. Finns för mobil användning.Allt från stora globala företag till medelstora och små kunder.Fullt skalbar och kan hantera allt ifrån ett fåtal till 10000 tals samtidiga användareFrån 4 veckor till 12 månader beroende på storlek på företag och omfattning av lösningen.Baserat på antal användare och lösningsomfattning.
Begär offert
Ja
SAP (Business One) sap.com/swedenEkonomistyrning, lagerhållning och produktion, kundrelationer, kundservice, inköp, rapportering; 550 förprogrammerade och integrerade tillsatslösningar av partners finns.Lösningen har öppna gränssnitt och kan integrera mot en SAP Business Suite eller mot något annat affärssystem. Baserad på minnesdatabas SAP HANA. Finns också som molnlösning (SAP Business One Cloud)Små och medelstora företag från 10 till 150 användareSkalbar och vänder sig till företag med bara ett fåtal användare upp till flera hundra användare.Från 2 till 8 veckor.Baserat på antal användare.
Begär offert från SAP återförsäljare
Ja
SAP HANA (High-end analytical appliance) sap.com/swedenPlattformslösningen använder sig av in-memory-teknologin; kan användas för både transaktional och operationella datavolymer, för att accelerera ett data warehouse eller som del av en bestående applikation; samtliga applikationer, också SAP:s nya kärnlösning, bygger på SAP HANA. Integrerar mot SAP-lösning eller annat affärssystem. Utbyggd till fullskalig plattform med utvecklingsverktyg, analysverktyg, integrations- och visualiseringsverktyg och Master Data Management; Öppen mot andra databaser, ex Hadoop.Allt från små till stora företag med stora och både strukterad/ostrukturerad data som behöver analyseras i realtid.Kan hantera upp till 200 TB data i real-tidFrån 2 veckor till 3 månader.Baserat på processad datavolym. Begär offertJa
SAP (Enterprise Mobility) sap.com/swedenMobila applikationer, tjänster, plattformarIntegrerar mot SAP-lösning eller annat affärssystem. Mobil plattform incl. Säkerhetsrutiner finns som molntjänst.Allt från stora till små företagLösningarna och plattformarna är fullt skalbara, från fåtal till flera tusen användareBeroende på omfattning och antal användare.Baserat på typ av applikation, plattform och antal användare. Begär offertJa
SAP molnlösningar sap/com/swedenS/4 HANA finns i molnet som komplett lösning för kärnprocesser; enskilda molnlösningar finns för ekonomi, personalförvaltning/-rekrytering/-utveckling (SuccessFactors),kundhantering (SAP Cloud for Customer), marketing (SAP Cloud for Marketing), service (SAP Cloud for Service), inköpshantering (Ariba), inköpsnätverk (Ariba Network), inköp av expertis (Fieldglass), samarbetsmjukvara (SAP Jam), och genomgående resehantering (Concur); Business IntelligenceKan integreras med andra affärssystem i "hybrid" variant, mot alla SAP-lösningar, med andra molntjänster.Små till stora företagFullt skalbara, från fåtal till flera tiotusen användare. Största molnlösningen (personal) hanterar 2 miljoner personerInom ett par veckorPrenumeration med en fast månadsavgift per användare. Kontakta SAP för aktuell prisuppgiftJa
Viskan ETM (E-commerce Transaction Management) viskan.seInternetbutik, abonnemang, CRM (med remarketing), CMS, e-handel, reskontra, inköp, fakturering/betalning, kundtjänst, returer, plock & pack. Färdiga APIer finns för kund/order/abonnemangsimport. Exportmöjligheter finns obegränsat i och med att man kan bygga upp exporter själv via ett data mining verktyg. Färdiga kopplingar till mängder av externa system och tredjepartsleverantörer så som Masterpass, DIBS, Klarna (och checkout), Alektum, PostNord, CashTail (BI), Schenker, Apsis, Itella, Cdon Marketplace, Nosto, Resurs Bank, Bring, Paypal, CashIT(POS), Consignor och Wywallet. E-handelsföretag.Obegränsat.50-200 timmar för uppstart inklusive parametersättning, men exklusive design av internetbutik.Startkostnad + kostnad per utleverans alternativt traditionell licensieringsmodell. Ja
Visma Public Business Suite (HR/Lön) visma.comHR, lön, rekrytering, resursplanering.Tid & Bemanning, Talent management, resehantering. Lönerevision, arbetsmiljö, beslutsstöd, rapportverktyg. E-arkiv. Förmånshantering.Alla på marknaden kända affärssystem. Integrerad lösning för vår HR-och ekonomilösning med ett enhetligt, rollbaserat användargränssnitt, för att möjliggöra att kunden kan skapa sin anpassade affärslösning.Stora och medelstora företag samt kommuner, landsting och statliga verk.ObegränsatBeroende på storlek på företag , valda moduler och komplexitet i kundens kravBeroende på storlek på företag och komplexitet i kundens kravJa
Visma Public Business Suite (Ekonomi) visma.comRedovisning, kundreskontra, leverantörreskontra, e- fakturahantering, inköp, workflow, budget och prognos, fakturering, tid- och projektredovisning, rapporter, BI. E-arkiv. Verksamhetsstyrning.Alla kända system som används inom Sveriges kommuner och landsting. Integrerad lösning för vår ekonomi- och HR-lösning med ett enhetligt, rollbaserat användargränssnitt, för att möjliggöra att kunden kan skapa sin anpassade affärslösning.Kommuner och LandstingObegränsatBeroende på storlek på företag, valda moduler och komplexitet i kundens kravBeroende på storlek på företag och komplexitet i kundens kravJa
Xledger xledger.seTid, projektredovisning, reseräkning, utlägg, fakturering, kundreskontra, scaning, efaktura, leverantörrreskontra, bankreskontra, huvudbok, budget, koncernhantering, anläggningsredovisning, inköp och lagerFärdiga gränssnitt och funktioner
för integration med valfria andra system
Organisationer från 20 till 1 000 anställda.Ingen begränsningTvå till tre kalendermånader för införande och driftFrån 10 000 kr per månad, avgift för nyttjandeJa

Rörelse i toppen

Trenden är kristallklar. De stora affärsystemsjättarna börjar rusta sig till tänderna för att erbjuda hela menyer i sina moln. Som Oracle.

Oracles svenska vd Anders Bovaller
Oracles svenska vd Anders Bovaller

Några år efter Oracle slukade bolag som Peoplesoft, JW Edwards och Siebel, rullade Oracle ut den röda mattan för miljardsatsningen Fusion. Det helt nytt molnbaserat affärssystem och byggd på en och samma moderna grundplattform. Fusion finns nu mer än 600 olika molnapplikationer. Det senaste halvåret har Oracle lockat över nya 3 600 molnkunder varav 1 500 är affärssystemkunder. Som ett led i uppsvinget söker nu Oracle 1 400 molnsäljare i Europa.
Sakta men säkert vågar några större kunder ta steget in i affärssystemsmolnen. Till exempel byggjätten Skanska kliver in i Oracle Fusion – fast internt sitt eget datacenter, så kallad On premise – i stället för att fräscha upp det gamla installerade Oracle-systemet.
Frågan för Oracles svenska vd Anders Bovaller är inte om storkunderna helt kliver in i molnbaserade affärssystem, utan när. Men det lär ta tid innan storkunderna satsar på molnet fullt ut.

Och med S4 Hana gör nu SAP sin största affärssystemssatsning på 25 år. Med minnesdatabasen Hana görs realtidsbearbetning från mängder av mobila plattformar. Prestandan i ett system uppges med nya S4 Hana kunna öka med upp till 10 000 gånger. S4 Hana är kung för att snabbt kunna jobba med realtidsinformation som beslutsstöd och business analytics. Saps affärssystem med S4 Hana erbjuds som molntjänst, installerad och/eller i kombination.
Även IFS storsatsar genom att anställda unga hungriga molnproffs som ska vidareutveckla molnaffärssystemet IFS Managed Cloud baserat på Microsoft molnplattform Azure.
Förutom att realtidinformationen blir a och o i allt fler affärssystemen ser Glenn Arnesen – IFS vd i Skandinavien – en stark mobil trend med molnbaserade affärssystem. Kunderna vill med sina lurar och paddor få lika mycket åtkomst till systemen mobilt som de får innanför sina kontorsväggar.
Som grädde på moset är affärssystemet ett av dragloken för Sakernas internet, eller den mer internationella benämningen Internet of Things (IOT) då allt blir uppkopplat. IFS har till exempel byggt en IOT-lösning med affärssystemet som bas för Oslos spårbundna trafik, som spårvagnar. Bland annat kan IFS IOT-lösning automatiskt identifiera huruvida de senorstyrda spårvagnsdörrarna börjar bli defekta. Varje dörr har 25 elektroniska kontollparametrar. Om systemet känner av att något börjar bli fel på dörren tas spårvagnen till en servicestation innan dörren eller dörrarna går sönder. Tidigare servades dörrarna först då felet uppstod vilket bidrog till inställda spårvagnar.


Gjorde om gjorde rätt

Fem i tolv drog Wingroup i nödbromsen för sin affärssystemsupphandling för att börja om från början.

För att den schweiziska koncernen Wingroup ska klara av sin snabba tillväxt var man behov av ett centralt

Andreas Schär CFO/CIO på Wingroup
Andreas Schär CFO/CIO på Wingroup

affärssystem. Wingroup – som tillverkar och säljer inglasningssystem – fick med sig en blandad systemkompott då företaget bildades genom förvärv 2007.

–Beslutet fattades 2014. Vi ville upphandla ett centralt affärssystem för att skapa enhetliga processer genom våra internationella verksamheter konstruktion, produktion och försäljning, säger Andreas Schär CFO/CIO på Wingroup.

Tillsammans med ett externt konsultföretag kom man fram till att Microsoft molnbaserade affärssystem Dynamics AX skulle matcha Wingroups behov eftersom en redan gjord investering i Dynamics CRM fanns. I samma veva, juni 2015, genomfördes ett antal workshops. Förutom att Dynamics AX tycktes uppfylla Wingroups kriterier var stora delar av Wingroups it-infrastruktur baserad Microsoft miljö.

–Upphandlingen var i slutfasen. Vi visste vad vi ville ha och TCO var fastställt. Men under den sista noggranna utvärderingen upptäckte vi att systemet inte var helt optimalt med våra processer, bland annat projektledning och konstruktion till order, säger Andreas Schär
Wingroups upphandlare med Andreas Schär i spetsen drog i nödbromsen och kontaktade Gartner för att få ett bollplank i utvärderingen av nya kandidater däribland SAP och Jeeves. Efter ytterligare utvärdering valde Wingroup affärssystemet IFS Managed Cloud baserat på Microsofts Azure för 200 anställda i sju länder, bland annat Sverige.

–IFS uppfyllde alla våra kriterier som användbarhet, kostnader, flexibilitet och driftsäkerhet. Personkemin med IFS stämde utmärkt och TCO var också attraktivt, säger Andreas Schär.
IFS-lösningen stödjer Wingroups processer för tillverkning, logistik, konstruktion, sälj och projekt och ekonomistyrning.
Affärssystemet ska rullas ut separat i två affärsområden, under 2016 och 2017.

Verksamhet: Tillverkande företag
Anställda: 400
Omsättning: 60 miljoner Swiss Francs
IFS Managed Cloud baserat på Microsofts Azure.
Upphandlad lösning:


Satsade på ett mobilt affärssystem

Svenska Jägareförbundet ville säkerställa att det nya affärssystemet skulle kunna användas av alla anställda.

I åratal använde Jägareförbundets ekonomiavdelning affärssystemet Iscala som upplevdes som föråldrat.

 Ann Zetterberg Littorin, ekonomichef på Svenska Jägareförbundet
Ann Zetterberg Littorin, ekonomichef på Svenska Jägareförbundet

Som lök på laxen var systemet för Jägareförbundet oflexibelt och komplicerat att använda. Hösten 2014 var det dags att upphandla ett nytt affärssystem:
–Samtliga 110 medarbetare skulle kunna få åtkomst till det nya systemet via pc, paddor och smarta telefoner oavsett var de befinner sig, säger Ann Zetterberg Littorin, ekonomichef på Svenska Jägareförbundet.

Tanken var att anställda själva skulle sköta sina reseräkningar via systemet, och via sina smarta telefoner kunna fotografera kvitton och skicka in bilderna till ekonomiavdelningen. Systemet skulle också användas för till exempel tidrapportering och för att följa budgetar.
–På grund av it-kunskaperna hos många är begränsade skulle systemet vara användarvänligt. Därpå skulle systemet vara molnbaserat, och lätt att integrera med våra andra system, säger Ann Zetterberg Littorin.
Tillsammans med en extern upphandlingskonsult besöktes affärssystemsrelaterade seminarier. Sedan tog man fram ett upphandlingsunderlag med kriterier som skickades till tio kandidater.
–Vi utvärderade svaren och gick vidare med en handfull leverantörer i workshop. System som föll bort var förvisso molnbaserade med hade tämligen omodern teknik i botten. I workshop var det några som gjorde svaga presentationer och kunde inte svara på våra frågor, säger Ann.
Två kandidater blev kvar och utvärderades noggrannare. Valet föll på Xledger, som från grunden är ett webbaserat system.

Jägarförbundets it-system finns på entreprenad. Under upphandlingen medverkade förbundets it-ansvarig som testade Exleger ur ett säkerhetsperspektiv och synade avtalen.
Parallellt med det gamla affärssystemet har ekonomiavdelningen använt Baltzar för leverantörsfakturor, lönesystemet Agda och Budgettracker för budget och prognoser.
–Xledger har ersatt Baltzar. På sikt ska Xledger även kunna ersätta Budgettracker. Agda används separat, säger hon men in mindre omfattning än tidigare, nu främst kring skatterna.
Det krävdes utbildning av ekonomipersonalen för att börja använda systemet. Ekonomipersonalen har sedan utbildat internt. Kostnaden för systemet är baserat på antal roller och datavolymer.
–Jag lyckades förhandla fram ett pris baserat per roll, eftersom en användare kan ha flera olika roller. Jämfört med tidigare affärssystem har det inte blivit billigare fast mycket bättre, säger hon.

Verksamhet: Förbund
Anställda: 110
Årlig budget/omsättning: 165 miljoner kr
Upphandlad lösning: Xledger
På webben: jagareforbundet.se/