Upphandlingsguiden – GDPR

Experttipsare – ”Börja med nya lagen nu”

Förvirringen är omfattande hos företag som måste följa GDPR – EUs dataskyddslag. Enkelt uttryckt skärper GDPR- regelverket för hur organisationer får samla in, ge tillgång till, lagra och hantera personuppgifter.

Ola Källgården, vd hos Olingo
Ola Källgården, vd hos Olingo

– Viktigast är att börja med GDPR projektet nu. Initialt gäller det att skapa en förståelse för vad den nya lagen innebär för just din verksamhet. I en Gap-analys tar du reda på var du befinner dig och vad du behöver göra för att kunna efterleva lagen, säger Ola Källgården, vd hos Olingo, ett oberoende konsultbolag inom It Service Management.

GDPR spänner över olika delar i en verksamhet:
– De som är ansvariga för verksamhetens personuppgifter och hanteringar ska ingå i en projektgrupp med representanter från exempel it, ledningen, marknad och sälj, säger Ola Källgården.
I regel behöver du upphandla juridisk kompetens:
– Välj ett juristbolag i din egen storlek så ökar chansen att de prioriterar dig som kund. Du kan även behöva rekrytera någon som har omfattande kunskaper om dataskydd, säger Ola Källgården.

I förstudien ska du utvärdera allt från vilken information som lagras, till vilka personuppgiftshanteringar som görs.
Utifrån nuläget görs en analys om förslag till åtgärder som krävs för att efterleva GDPR.
Ett exempel i regelverket är att berörda personer ska i större utsträckning kunna få sina uppgifter borttagna från register om de vill. Undantag finns (se branschspalt).
– Till exempel i ett kundvårdssystem går det bygga in funktionalitet som meddelar när det är dags att radera kunddata efter en viss tid, eller så kan kunddata raderas automatiskt i systemet, säger Ola Källgården

Om dina databaser finns hos någon molnleverantörs plattform kan du behöva säkerställa att det i plattformen finns verktyg som gör det enkelt att radera kunddata.
I projektets genomförandefas ska åtgärderna beslutas och införas. Det kan handla om förändringar i it-system, nya avtal, ändrade processer, utbildningsinsatser och nya ansvarsområden.

Fyra saker att tänka på
* Sätt i gång med GDPR-arbetet nu. Vänta inte.
* Se till att tekniker och jurister samarbetar i projektet
* Välj en ”molnjurist” snarare än en it-jurist.
* Utbilda anställda om GDPR.
_______________________________________________________________________________________

Upphandlingsguiden – GDPR


Namn på byrånwww-adress:Antal kontor i Sverige/Geografiska lägenTotalt antal anställda jurister Antal jurister som är specialiserade på it-juridik/it-rättVilka it-juristtjänster erbjuder ni? Inriktning / särskild nisch inom it-juridik / specialistkompetensBeskriv kort er kompetens inom GDPR?Målgrupp/ ev referenskunder som kan nämnasArvode Övrigt
Advokatfirman Delphi & Cowww.delphilaw.com5 + 3 lokalkontor på Science parks8212IT-avtal (licensavtal, outsourcingavtal, distribution, systemavtal, supportavtal, ASP-avtal m m), Integritetsskydd (PUL), elektronisk handel, immaterialrätt, företagshemligheter, internetjuridikOlika medarbetare har olika nischer. Speciellt tunga kompetenser: Outsourcing avtal (IT och BPO), elektronisk handel, PUL och immaterialrätt för programvarorXerox, Electronic Arts, Microsoft, BSA, Nordea (IT)1200-3500 per timmeAdvokatfirman Delphi är sedan en lång tid en ledande byrå på IT-rätt i Sverige. Ansvarig delägare är Agne Lindberg, som utsetts av både inhemska och utländska guider till en av de bästa IT-juristerna i Sverige.
Advokatfirman Fylgiawww.fylgia.seEtt kontor ( i Stockholm)407Rådgivning inför och biträde vid förhandlingar ang upphandling/försäljning. Rådgivning i licensfrågor.Ombud i rättegångar/skiljetvisterUpphandling och försäljning av större system. Utvecklingsuppdrag. Licensfrågor. Utformning av standardbestämmelser. Företag inoim IT-sektorn samt företag som genomför upphandlingar inom denna sektor. Hewlett-Packard, Agilent Technologies, Landshypotek.1 200 - 2 900 kronorErfarenhet av "multicountry" projekt i samarbete med utländska advokatbyråer. Advokatfirman har väl etablerade kontakter med advokatbyråer specialiserade på IT-frågor, särskilt inom Europa och Silicon Valley men även i Indien och Japan.
Advokatbyrån Gulliksson ABwww.gulliksson.seLund, Malmö, Helsingborg och Stockholm1414Upphandling av IT-system, mjukvarulicenser och överlåtelser, intrångsrättegångar i upphovsrätt till mjukvara, hemsidor etc.ImmaterialrättTeknikrelaterade företag med behov av att kommersialisera eller skydda sina uppfinningar eller sin teknik1400-2400 kr/timmeAdvokatbyrån Gulliksson har genom sin långa erfarenhet av teknikrelaterad juridik en för advokater unik förmåga att förstå licensobjektet i mjukvarulicensavtal eller patentföremålet i en patentintrångsprocess.
Advokatfirman Gärde & Nordlinwww.garde-nordlin.seStockholm, Karlskrona och Hamburg15 jurister, varav 10 advokater och 5 biträdande jurister3IT-avtalsrätt, föreläsningar inom telekommunikationsrätt och IT-rätt, leverantörsavtal på IT-området, inköp av IT-system, projektavtal, licensavtal och upphovsrätt, telekommunikationsrätt, outsourcing av IT-system och drift av system, regulativa frågor inom telekommunikations- och IT-rätt, avtal på teleområdet, infrastrukturprojekt Svensk och internationell affärsjuridik med särskild inriktning på telekommunikations- och IT-rättKarlstad Universitet. Ramavtal med Post- och telestyrelsen angående juridiska tjänster. Flextronics Network and Services, Ascade, Aura Light, Institutet för informationsteknologi, Radius. Bolagsjurist på Europolitan AB och Vodafone Sverige AB. 1200-2000 kr timIngen uppgift
Advokatfirman Lindahl KBLindahl.seStockholm, Göteborg, Malmö, Helsingborg, Uppsala och Örebro150 juristerPå Lindahls TIME-avdelning (Telekom, IT/IP, Media & Entertainment) är vi 20 st jurister som arbetar på heltid med frågor kopplade till IT, teknik och telekom och med företag verksamma inom dessa branscher. Vi är fyra delägare som är gemensamt ansvariga för avdelningen (Anders Christner, Staffan Eklöw, Erik Bergenstråhle och Johan Nylén). TIME-avdelningen leds av Erik Bergenstråhle.Vi erbjuder i princip rådgivning i samtliga frågor kopplade till IT, teknik och telekom. Exempel på vanliga projekt är:· Outsourcing· Upphandling av system, produkter och tjänster· Licensiering av system, produkter och tjänster· Förvärv och försäljning av bolag· Regulatoriska frågor· Offentliga upphandlingar kopplade till IT, teknik och telekomByråns TIME-avdelning biträder huvudsakligen större leverantörer och kunder med särskilt fokus på:· Outsourcing· IT- och teknikupphandlingar· Företagsförvärv· IT-säkerhetsfrågor· Regulatoriska frågor· Open source-frågorTelenorHewlett PackardSAS InstituteEDBWM-data Sverige ABCyberComIT-företagenComHem/UPCBritish TelecomMCI/Verizon Clavister1 000 - 3100 kr timLindahl har under senare tid agerat som rådgivare åt:- Telenor vid dess förvärv av Bredbandsbolaget och Vodafone;- Telenor vid dess avtal med Fortum avseende leverans av AMR-system för drygt två miljarder kronor;- Telenor vid dess bud på Glocalnet;- Ett konsortium av telekomoperatörer inkluderande MCI/Verizon i en fråga gentemot TeliaSonera och Tele2;- WM-data vid outsourcing av Postens löneadministrationsavdelning;- Cinven i dess förvärvsundersökningar av ComHem och UPC;- Clavister vid framförhandlandet av ett globalt avtal med Ericsson.
Advokatbyrån Wallqvist Bruzelius www.wallaw.seMalmö21Avtalsupprättande och avtalsgranskning Mjukvaruutveckling och -licensiering; även i kombination med hårdvara samt allmän it-juridikFöretag med behov av it-juristtjänster1 800 - 2 500 kr timByrån försöker utveckla andra arvodesprinciper än timdebitering bland annat fast månads- eller uppdragsarvode med klientvärdet som grund.
Bird & Birdwww.twobirds.com alt www.twobirds.seEtt kontor i Sverige, Stockholm. Även kontor i Beijing, Bryssel, Düsseldorf, Frankfurt, Haag, Hong Kong, London, Lyon, Madrid, Milano, Munchen, Paris och Rom37 jurister i Sverige och cirka 490 jurister internationelltVår IT sektor grupp i Sverige leds av Jim Runsten och består av totalt 12 juristerFullservicebyrå. Kommersiell avtalsrätt såsom upphandling och leverans av IT-system och tjänster, outsourcing, licensiering och utveckling av programvaror inkl open source, distributionsavtal av hård- och/eller mjukvara, andra IT-juridiska frågor som IT-säkerhet, e-handel och Internet-relaterade frågor, elektroniska signaturer, elektronisk fakturering, kryptering m.m.; allmän bolagsrätt; förvärvsjuridik/M&A, joint ventures och andra strategiska allianser; finansieringsfrågor; personuppgiftsfrågor; immaterialrättsliga frågor; arbetsrätt, konkurrensrätt och kartellfrågor; frågor om offentlig upphandling; hyres- och fastighetsrättsliga frågor, skatterättsliga frågor. IT-rättsliga tvister.Företag inom vissa branschsektorer varav IT branschen är en av våra fyra huvudsektorer (de andra är telekom, media och life sciences) Det innebär att juristerna utöver den juridiska kompetensen besitter en viss teknisk branschspecifik kompetens.Klientbasen inom Bird & Bird's IT-sektorgrupp omfattar alla olika typer och storlekar av bolag inom IT-sektorn. Bird & Bird biträder även bolag som investerar i denna bransch. Exempel på klienter: Institutional Venture Partners, Atea, Oracle och BEA Systems, MRO Software, Wily Technology, MRO Software, Connecta och Mandator, Lenovo, Sony och Canon. Eniro
1300 - 4000 kr timBlev nyligen rankad av Legal 500, upplaga 2006, som ledande advokatbyrå i Sverige inom IT och Telekom. Källa: www.legal500.com
Gernandt & Danielsson Advokatbyrå KBwww.gda.seStockholm65Verksamhetsgruppen för immaterialrätt, media, IT och telecom består av 16 jurister Fullservice, tex systemupphandlingar och leveranser, hostingavtal, utvecklingsprojekt, outsourcing, licensavtal, underhåll och supportavtal, tvister, underleverantörsavtal, återförsäljaravtalFullservice.Såväl IT-bolag som dess kunder. 1 350 -3 400 kr tim Ingen uppgift
Gozzo Advokaterwww.gozzo.seStockholm och Göteborg104Samtliga typer av tjänster.Licensavtal, upphovsrätt/databasrätt, intrångsfrågor, internettjänster, IT-säkerhet, opensource, outsourcing, offentlig upphandling, PUL, tvisterIT-upphandlare, kunder, hård- och mjukvaruleverantörer, tjänsteleverantörer och konsulter med flera. Exempel på klienter: Vasakronan, Canon, Tradera, Symsoft, Aftonbladet, Valtech, AllaAnnonser1 700-3 500 kr timIngen uppgift
Linklaterswww.linklaters.com1 kontor i Sverige, 30 kontor i 23 länder.100 jurister i Sverige. Drygt 2 500 globalt.7 IT-avtal såsom avtal rörande systemleveranser, nätverkstjänster och mjukvarulicensiering, outsourcingprojekt, informationssäkerhet och hantering av peronsuppgiftsfrågor, kontraktstvister och andra verksamhetsrelaterade tvister inom IT området
komplexa IT-, telekom- och teknikprojekt, outsourcing, informationshantering, förvärv och etablering av bolag inom TMT-sektorn.Ingen uppgiftIngen uppgiftIngen uppgift
MAQS Law Firm Advokatbyrå ABwww.maqs.comStockholm, Göteborg, Malmö. I Sverige ca 120 anställda varav 80 jurister22Licensavtal, out-sourcing av IT tjänster, webbtjänstavtal, telecomavtal, frågor kring immaterialrättsintrång och markknadsföring via Internet, frågor om PTS tillstånd mmAffärsjuridikRättighetshavare, webb-platser, mjukvaruproducenter, IT avdelningar1 000 - 3 000 kr timIngen uppgift
Mannheimer Swartling Advokatbyråwww.mannheimerswartling.seStockholm, Göteborg, Malmö och Helsingborg.34040Fullservice byrå. Byrån har en dedikerad ITT grupp som arbetar med IT, telekom och teknologifrågor exempelvis systemupphandlingar, outsourcing, upprättande av utvecklings-, licens- och förvärvsavtal för mjukvara och teknologi samt frågor om behandling av personuppgifter.

Särskilt kan framhållas att Mannheimer Swartlings ITT grupp, som medverkat i ett stort antal outsourcingar och systemupphandlingar, har en hög kompetens inom dessa områden.Ericsson, TeliaSonera, Bredbandsbolaget, Teracom, Getinge, SAS mfl.Arvode överenskommes särskilt.Mannheimer Swartling har fått bl a följande utmärkelser: "Sveriges bästa konsult, alla kategorier" (Veckans affärer 2005), "Mannheimer Swartling - den bästa svenska byrån enligt klienterna" (Client Choice Awards, International Law Office 2005), Business Law Firm of the Year (Chambers 2001, 2002, 2004 och 2005), Who's Who Legal Law Firm of the Year (Sweden, 2006 Who's Who Legal Awards), Klienternas advokatbyrå alla kategorier (Legally Yours, 2005), Populäraste advokatbyrån bland svenska jur.stud. (Juristbarometern 2002, 2003, 2004 och 2005)
Setterwallswww.setterwalls.seStockholm, Göteborg och Malmöca 13021Både regulatorisk och kommersiell IT-rätt och telekom till exempel stöd vid upphandling, licensstadgar och e-handelsfrågor.e-tjänster inom den finansiella och myndighetssektorn, upphandling av IT-projekt och licensfrågorMedelstora och stora företag och organisationer. Ramavtal med flera myndigheter.1 000-3 000 kr timTech (IT och Telekom) är ett av Setterwalls prioriterade områden med stor erfarenhet och kompetens vid byråns samtliga kontor.
10zing advokatbytåwww.10zing.comStockholm41Allmänna konsultationer, avtalsskrivning inom bla licensiering, OEM, distributionsavtal. Biträde vid upphandling och genomförande av IT-Projekt med mera. Svensk och internationell affärsjuridik, köp- och avtalsrätt, immaterialrätt, IT-rätt, arbetsrätt, bolagsrätt och processrätt.Svenska och internationella bolag som är verksamma inom IT-branschen eller behöver rådgivni ng avseende IT-relaterade frågor 2 000 kronor tim Advokat Kim Wittlock är specialiserad på och har mångårig erfarenhet av IT-djuridik
Wersén & Partners (handläggare: Lars Perhard, Annika Fritsch m fl.)www.weplaw.seStockholm 72Assistans vid avtalsförhandlingar avseende systemutveckling, licensavtal, implementering av standardsystem, outsourcing inkl ASP, hostinglösningar m.m., samt e-handelslösningar, open source due diligence, IT-, säkerhets- och integritetspolicies, PUL-frågor, distributionslösningar, immaterial- och marknadsrättsligarättsliga frågor och media frågor relaterade till nätet med mera.Byråns IT-sektion har gedigen erfarenhet av att förhandla fram avtal på IT-området och biträder även som ombud i rättegångar och skiljetvister. Även uppdrag som skiljeman hanteras av byråns specialister.På grund av advokatsekretessen tillhandahåller vi inte vår klientförteckning som omspänner hela kedjan från stora företag med internationell verksamhet till små med lokal verksamhet. Upplysningar om kompetens och kapacitet för ett visst uppdrag lämnas på begäran.
2500 - 3500 tim Tack vare betydande erfarenhet av att förhandla avtal, processa om avtal samt döma över avtal på området har byråns specialister goda möjligheter att lämna förstklassig rådgivning. I kombination med byråns rationella organisation kan detta göras med ett personligt engagemang nära klienten
Vingewww.vinge.seStockholm
Göteborg
Malmö
Helsingborg
London
Paris
Bryssel
Hong Kong
Shanghai
Ca 290Ca 25IT/Teknik upphandlingar,
Outsourcing arrangemang,
IT-frågor i relation till M&A,
Förvärv/överföring av IS/IT system,
Licensavtal,
OEM-avtal, distributionsavtal, co-marketingavtal,
transitionavtal, konsultavtal,
frågor kring e-handel,
dataskydd (PUL), annan kringlagstifning t ex distansavtalslagen, tvister.
Ingen uppgiftVinges kunder inom IT-området är dels IT-kunder, dels företag med verksamhet inom IT som hård- och mjukvaruutveckling eller försäljning av tekniska lösningar/tjänster. Allt från mindre svenska företag till stora internationella koncerner. 2 000 - 2 400 kr i genomsnittspris/timmeVinges arbetsgrupp för IT, Teknologi och Telekom är genomgående högt rankade i både nationella och internationella undersökningar, t ex i Chambers Global 2006.

Wirgin advokatbyrå HBwww.wirgin.seMalmö149Upphovsrätt, avtals- och köprättsliga spörsmål, systemrelaterade frågor, outsourcingfrågor och grundlagsanknutna frågorMedia- och telekom samt mjukvaru- och konsultverksamheter samt spel- och lotterimarknaden.Uppges ej av sekretessskäl1 800 - 2 500 kr tim Ingen uppgift
Wistrand Advokat byråwww.wistrand.seStockholm, Göteborg och Malmö906FullserviceIngen uppgiftIngen uppgift1000 - 3500 kronor timIngen uppgift

_______________________________________________________________________________________

Valde ett beprövat kort

Det digitala hälsoföretaget Lifesum – med 19 miljoner användare – anlitar en jurist för att bena ut hur GDPR påverkar deras personuppgifter.

Victoria Bastide, CTO på svenska Lifesum
Victoria Bastide, CTO på svenska Lifesum

När Lifesum fick kännedom om GDPR var det flera oklarheter som behövde benas ut. Två frågetecken var hur data som lagras med samtycke skulle hanteras i GDPR annorlunda jämfört med tidigare lagar, och hur kunderna skulle få sin egen data. Ett annat frågetecken var hur eventuella dataläckor skulle rapporteras.
– Vid årsskiftet valde vi Com Advokatbyrå för att få hjälp. Vi har tidigare jobbat med byrån både med persondata och användarvillkor. Vi känner trygghet. De har kompetensen, säger Victoria Bastide, CTO på svenska Lifesum.

Så ni utvärderade inte fler kandidater?
– Nej. Det är svårt när det gäller GDPR. Få om ens någon jurist kan peka på någon referenskund som fullt ut har anpassat sig till GDPR ännu, säger Victoria Bastide.

Lifesum hanterar personuppgifter för 19 miljoner människor som använder Lifesums hälsoapp. I appen, som finns i 16 olika språk, sätter varje användare upp ett mål, till exempel att gå ner i vikt eller leva ett hälsosammare liv. Sedan hjälper appen till att få koll både på matintag och träning genom att bland annat räkna kalorier, så användaren kan nå målet.

Tillsammans med byrån görs nu en inventering hur Lifesum hanterar personuppgifterna, och vad de med stor sannolikhet behöver ändra på för att efterleva GDPR.
– Nu utvärderar vi olika tekniska- och administrativa alternativ för de kunder som framöver vill att deras persondata ska tas bort. Förutom juridiska kundavtal utgår vi från att vi måste förändra våra system och processer. Även ny datasäkerhet kan bli aktuellt, säger Victoria Bastide.

GDPR-projektet lär växla, menar hon.
– Vi vet ju inte hur Datainspektion kommer att tolka de nya lagarna och vad som kommer utkristalliseras som “best practice”. Därför håller vi ögonen öppna för att vårt GDPR-projekt kan förändras under året.

Vilka är dina bästa tips för ett GDPR-arbete?
– Ta reda på vilka resurser som finns i huset och vad du behöver hjälp med externt. Involvera alla som hanterar personuppgifter tidigt i projektet. Bland annat support och kundansvariga.

Lifesum.
Verksamhet: Hälsoföretag som använder digitala lösningar.
Anställda: 59
Upphandlade lösningar. It-juristtjänster från Com Advokatbyrå.
På webben: Lifesum.com / I Appstore: Lifesum


Vill vara på den säkra sidan

Molnleverantören City Network anlitar extern expertis för att inte stå med Svarte Petter om dataskyddslagen GDPR mot förmodan inte skulle efterlevas.

Svenska City Network och liknande molnföretag befinner sig i en särskild situation när det gäller GDPR.

Kim Hindart, CSO på City Network.
Kim Hindart, CSO på City Network.

När City Network lagrar, säkerhetskopierar och levererar data till och från kunderna i molnhallarna i EU, USA och Japan, är molnföretaget en del av sina kunders informationslivscykel.
Kunderna är juridiskt ansvariga för sina personuppgifter.
– Det finns många osäkerhetsfaktorer kring ansvar i informationsflödena i den nya lagen. Därför är det viktigt för oss att vara så väl förberedda som vi kan vara, säger Kim Hindart CSO på City Network.

Att inte efterleva GDPR kan innebära böter på 4 procent av den globala omsättningen, eller maximalt upp till € 20 miljoner. Ännu är det få, om ens något försäkringbolag, som har en försäkring som kan ersätta vitet i sammanhanget.
– På grund av osäkerheten vill vi inte stå oförberedda om det skulle visa sig att vi på något sätt ändå är ansvariga för någon del i informationsflödena, säger Kim Hindart.
För att vara på den säkra sidan började City Network söka efter juridisk GDPR-expertis som har kunskaper om molnmarknaden.
– Vi vill räta ut frågetecken om vi behöver göra förändringar. Även avtal med kunder och riskbedömningar är viktiga frågor, säger Kim Hindart, CSO på City Network.
Därtill vill City Networks säkerställa vad som gäller för personuppgifter som helt eller delvis flödar till och från molnhallarna utanför EU.
Ett underlag med frågor skickades till ett tiotal juristbolag med inriktning på it-juridik. Kandidaterna skulle redogöra City Networks bransch och hur deras affärsmodell fungerar.
– Kandidaterna fick även ge förslag på hur våra avtalsvillkor till kunderna skulle kunna anpassas till GDPR, säger Daniel Gustafsson på City Network.
Efter en utvärdering vann Sharp Cookie Advisors.
Vad fällde avgörandet?
– Sharp kan möta våra juridiska krav och kan ge affärsmässiga råd om GDPR. Därtill kan de våran molnbransch och vara behjälpliga utanför EU, säger Daniel Gustafsson.

Hur hjälper Sharp er just nu?
– De GDPR-anpassar våra avtal gentemot våra kunder. För att säkerställa att de nya avtalen är 100 procent juridiskt hållbara för att kunna efterleva lagen gör Sharp ett omfattande juridiskt arbete, säger han.

De nya avtalen ska bli klara strax innan lagen träder i kraft maj nästa år.
– Om vi mot förmodan skulle bli drabbade av något vite relaterat till våra GDPR-avtal med kunderna i framtiden så är Sharp med och delar på den risken.

City Network
Verksamhet: Öppen molninfrastruktur
Anställda: 50
Upphandlade lösningar. It-juristtjänster och rådgivning Sharp Cookie Advisors
På webben: citynetwork.se