Upphandlingsguiden Affärssystem

”Sök kandidatkunder på egen hand”

Molnbaserade affärssystem har nu seglat upp som ett skållhett alternativ för mellanstora och stora företag. Men det råder stora skillnader mellan vad kandidaterna kan erbjuda i sina molnbaserade system.

– Ett bra verktyg under upphandlingen är att använda Forresters trappmodell med sex steg. Ju närmare höger de listade affärssystemen hamnar i trappan desto mer funktionalitet och modernitet finns det, säger Sören Janstål, oberoende affärssystemskonsult på DPU.
Till exempel hamnar Fortnox i mitten medan Salesforce står längre ut till höger.

Innan du utvärderar affärssystemen görs en klassisk förstudie. I DPUs arbetsmodell för affärssystemsupphandlingar tar du reda på kärnkrav och utmaningar din verksamhet står inför.
Sedan tar man fram en långlista med tio tänkbara system som sedan bantas ned till fem vilka får en intresseförfrågan. Efter utvärdering går du vidare med två till tre stycken som får visa och presentera sina lösningar. Därefter får de två kandidaterna skicka offerter och genomgå en ny utvärdering med detaljfokus.

A och O är att systemet ska passa dina affärsprocesser och din bransch optimalt. Och det kan under upphandlingen vara svårt att utvärdera.
Därför är en bra väg att använda Datadia där du bland annat kan söka fram information om vilka affärssystem olika företag och branscher använder.
– När du har ett hum om vilka affärssystem som passar din egen verksamhet kan du kontakta företagen för att ta reda på för och nackdelar om de system som används. Den metoden är betydligt mer oberoende jämfört med att kontakta kandidaternas referenskunder, säger Sören Janstål.

I de flesta upphandlingar ska det gå att välja ett molnbaserat system, menar Sören Janstål.
– Men molnbaserade system är i regel ännu inte ett alternativ för verksamheter som har en uppsjö integrerade system, och banker med skyhöga säkerhetskrav. I regel börjar man enbart välja vissa delar av affärsystemsmoln, som crm och hr, säger Sören Janstål.

Fyra saker att tänka på:
Sträva efter ett användarvänligt system.
Anlita en leverantör som motsvarar din verksamhets storlek.
Syna totalkostnaden.
Utvärdera konsulterna som ska införa systemet.

 

---

[table id=2 responsive=collapse responsive_breakpoint=all /]

---

Rörelse i toppen

Trenden är kristallklar. De stora affärsystemsjättarna börjar rusta sig till tänderna för att erbjuda hela menyer i sina moln. Som Oracle.

Några år efter Oracle slukade bolag som Peoplesoft, JW Edwards och Siebel, rullade Oracle ut den röda mattan för miljardsatsningen Fusion. Det helt nytt molnbaserat affärssystem och byggd på en och samma moderna grundplattform. Fusion finns nu mer än 600 olika molnapplikationer. Det senaste halvåret har Oracle lockat över nya 3 600 molnkunder varav 1 500 är affärssystemkunder. Som ett led i uppsvinget söker nu Oracle 1 400 molnsäljare i Europa.
Sakta men säkert vågar några större kunder ta steget in i affärssystemsmolnen. Till exempel byggjätten Skanska kliver in i Oracle Fusion – fast internt sitt eget datacenter, så kallad On premise – i stället för att fräscha upp det gamla installerade Oracle-systemet.
Frågan för Oracles svenska vd Anders Bovaller är inte om storkunderna helt kliver in i molnbaserade affärssystem, utan när. Men det lär ta tid innan storkunderna satsar på molnet fullt ut.

Och med S4 Hana gör nu SAP sin största affärssystemssatsning på 25 år. Med minnesdatabasen Hana görs realtidsbearbetning från mängder av mobila plattformar. Prestandan i ett system uppges med nya S4 Hana kunna öka med upp till 10 000 gånger. S4 Hana är kung för att snabbt kunna jobba med realtidsinformation som beslutsstöd och business analytics. Saps affärssystem med S4 Hana erbjuds som molntjänst, installerad och/eller i kombination.
Även IFS storsatsar genom att anställda unga hungriga molnproffs som ska vidareutveckla molnaffärssystemet IFS Managed Cloud baserat på Microsoft molnplattform Azure.
Förutom att realtidinformationen blir a och o i allt fler affärssystemen ser Glenn Arnesen – IFS vd i Skandinavien – en stark mobil trend med molnbaserade affärssystem. Kunderna vill med sina lurar och paddor få lika mycket åtkomst till systemen mobilt som de får innanför sina kontorsväggar.
Som grädde på moset är affärssystemet ett av dragloken för Sakernas internet, eller den mer internationella benämningen Internet of Things (IOT) då allt blir uppkopplat. IFS har till exempel byggt en IOT-lösning med affärssystemet som bas för Oslos spårbundna trafik, som spårvagnar. Bland annat kan IFS IOT-lösning automatiskt identifiera huruvida de senorstyrda spårvagnsdörrarna börjar bli defekta. Varje dörr har 25 elektroniska kontollparametrar. Om systemet känner av att något börjar bli fel på dörren tas spårvagnen till en servicestation innan dörren eller dörrarna går sönder. Tidigare servades dörrarna först då felet uppstod vilket bidrog till inställda spårvagnar.

---

Gjorde om gjorde rätt

Fem i tolv drog Wingroup i nödbromsen för sin affärssystemsupphandling för att börja om från början.

För att den schweiziska koncernen Wingroup ska klara av sin snabba tillväxt var man behov av ett centralt

affärssystem. Wingroup – som tillverkar och säljer inglasningssystem – fick med sig en blandad systemkompott då företaget bildades genom förvärv 2007.

–Beslutet fattades 2014. Vi ville upphandla ett centralt affärssystem för att skapa enhetliga processer genom våra internationella verksamheter konstruktion, produktion och försäljning, säger Andreas Schär CFO/CIO på Wingroup.

Tillsammans med ett externt konsultföretag kom man fram till att Microsoft molnbaserade affärssystem Dynamics AX skulle matcha Wingroups behov eftersom en redan gjord investering i Dynamics CRM fanns. I samma veva, juni 2015, genomfördes ett antal workshops. Förutom att Dynamics AX tycktes uppfylla Wingroups kriterier var stora delar av Wingroups it-infrastruktur baserad Microsoft miljö.

–Upphandlingen var i slutfasen. Vi visste vad vi ville ha och TCO var fastställt. Men under den sista noggranna utvärderingen upptäckte vi att systemet inte var helt optimalt med våra processer, bland annat projektledning och konstruktion till order, säger Andreas Schär
Wingroups upphandlare med Andreas Schär i spetsen drog i nödbromsen och kontaktade Gartner för att få ett bollplank i utvärderingen av nya kandidater däribland SAP och Jeeves. Efter ytterligare utvärdering valde Wingroup affärssystemet IFS Managed Cloud baserat på Microsofts Azure för 200 anställda i sju länder, bland annat Sverige.

–IFS uppfyllde alla våra kriterier som användbarhet, kostnader, flexibilitet och driftsäkerhet. Personkemin med IFS stämde utmärkt och TCO var också attraktivt, säger Andreas Schär.
IFS-lösningen stödjer Wingroups processer för tillverkning, logistik, konstruktion, sälj och projekt och ekonomistyrning.
Affärssystemet ska rullas ut separat i två affärsområden, under 2016 och 2017.

Verksamhet: Tillverkande företag
Anställda: 400
Omsättning: 60 miljoner Swiss Francs
IFS Managed Cloud baserat på Microsofts Azure.
Upphandlad lösning:

---

Satsade på ett mobilt affärssystem

Svenska Jägareförbundet ville säkerställa att det nya affärssystemet skulle kunna användas av alla anställda.

I åratal använde Jägareförbundets ekonomiavdelning affärssystemet Iscala som upplevdes som föråldrat.

Som lök på laxen var systemet för Jägareförbundet oflexibelt och komplicerat att använda. Hösten 2014 var det dags att upphandla ett nytt affärssystem:
–Samtliga 110 medarbetare skulle kunna få åtkomst till det nya systemet via pc, paddor och smarta telefoner oavsett var de befinner sig, säger Ann Zetterberg Littorin, ekonomichef på Svenska Jägareförbundet.

Tanken var att anställda själva skulle sköta sina reseräkningar via systemet, och via sina smarta telefoner kunna fotografera kvitton och skicka in bilderna till ekonomiavdelningen. Systemet skulle också användas för till exempel tidrapportering och för att följa budgetar.
–På grund av it-kunskaperna hos många är begränsade skulle systemet vara användarvänligt. Därpå skulle systemet vara molnbaserat, och lätt att integrera med våra andra system, säger Ann Zetterberg Littorin.
Tillsammans med en extern upphandlingskonsult besöktes affärssystemsrelaterade seminarier. Sedan tog man fram ett upphandlingsunderlag med kriterier som skickades till tio kandidater.
–Vi utvärderade svaren och gick vidare med en handfull leverantörer i workshop. System som föll bort var förvisso molnbaserade med hade tämligen omodern teknik i botten. I workshop var det några som gjorde svaga presentationer och kunde inte svara på våra frågor, säger Ann.
Två kandidater blev kvar och utvärderades noggrannare. Valet föll på Xledger, som från grunden är ett webbaserat system.

Jägarförbundets it-system finns på entreprenad. Under upphandlingen medverkade förbundets it-ansvarig som testade Exleger ur ett säkerhetsperspektiv och synade avtalen.
Parallellt med det gamla affärssystemet har ekonomiavdelningen använt Baltzar för leverantörsfakturor, lönesystemet Agda och Budgettracker för budget och prognoser.
–Xledger har ersatt Baltzar. På sikt ska Xledger även kunna ersätta Budgettracker. Agda används separat, säger hon men in mindre omfattning än tidigare, nu främst kring skatterna.
Det krävdes utbildning av ekonomipersonalen för att börja använda systemet. Ekonomipersonalen har sedan utbildat internt. Kostnaden för systemet är baserat på antal roller och datavolymer.
–Jag lyckades förhandla fram ett pris baserat per roll, eftersom en användare kan ha flera olika roller. Jämfört med tidigare affärssystem har det inte blivit billigare fast mycket bättre, säger hon.

Verksamhet: Förbund
Anställda: 110
Årlig budget/omsättning: 165 miljoner kr
Upphandlad lösning: Xledger
På webben: jagareforbundet.se/