Företag lägger idag mer pengar på mjukvara än någonsin tidigare.
I takt med att molntjänster och digitala verktyg blivit en självklar del av vardagen, har kostnaderna för SaaS – Software as a Service – vuxit till en av de största posterna i IT-budgeten. Men vad som ofta saknas är insyn. Och struktur.
I grunden handlar SaaS om prenumerationstjänster för mjukvara som används över internet – som Slack, Google Workspace, Hubspot, Miro, Notion eller ChatGPT. De är enkla att komma igång med, ofta billiga att testa och kan köpas in utan att IT eller ekonomi blandas in. Och det är just där problemen börjar.
I företag över hela Sverige växer en parallell IT-miljö fram i skuggorna – skugg-IT – där licenser köps utan översikt, och verktyg används utan kontroll. Flera rapporter visar att upp till hälften av ett företags verktyg kan ligga utanför IT-avdelningens radar.
Det är en säkerhetsrisk – men också ett kostnadshaveri.
Data från Substly visar att 20–30% av de SaaS-licenser som köps in inte används regelbundet. Det är ett ofantligt resursslöseri – men också något som hade kunnat undvikas med bättre struktur och uppföljning. Många företag betalar alltså dyrt för tjänster ingen längre använder – och det sker månad efter månad.
Att få kontroll över detta är en låg tröskel – med stor hävstång. I många fall räcker det med att identifiera dubbla licenser, återvinna användarkonton från före detta medarbetare och avsluta gamla abonnemang för att spara hundratusentals kronor per år. Och då har vi inte ens börjat prata om riskerna.
För samtidigt pågår en annan utveckling – i det tysta.
Anställda testar allt oftare AI-verktyg på eget initiativ. Det är i grunden positivt – ny teknik måste få utforskas. Men när det sker utan struktur eller riktlinjer, uppstår en ny typ av skugg-IT.
En SIFO-undersökning visar att 42% av svenskarna inte vet vad generativ AI kan användas till, jämfört med bara 18% i Finland. Samtidigt har Substly sett att i en tredjedel av svenska företag används kinesiska AI-tjänsten DeepSeek – ofta utan att företaget är medvetet om det.
Detta är inte bara en complianceutmaning – det är en potentiell säkerhetskatastrof. Oreglerad AI-användning ökar risken för dataläckor, bristande efterlevnad av GDPR och oavsiktlig delning av känslig information.
Men ska vi då förbjuda innovation? Nej – tvärtom.
Framgångsrika företag ser detta som ett strategiskt vägval. Det handlar inte om att stoppa experimenterande – utan att stötta det med tydliga ramar. En AI-expert jag pratade med uttryckte det väl: ”Framgångsrik AI-implementering handlar mer om kultur än teknik.” Medarbetare måste känna sig trygga att utforska, men också förstå vad som gäller.
Det är där best practice formas:
- Uppmuntra användning av nya verktyg, processer och AI-tjänster.
- Men gör det med bättre överblick, enklare systemstöd, tydligare ansvar och kontinuerlig uppföljning.
När företag gör detta rätt ser vi något kraftfullt hända. De minskar sina kostnader. De ökar sin säkerhet. De förenklar sin compliance. Men framför allt: de blir snabbare, mer lärande och konkurrenskraftigare.
För medan vissa famlar i mörkret och försöker täppa till hål i efterhand, bygger andra upp kontroll, transparens och flexibilitet. De ligger steget före – inte bara i teknik, utan i strategi.
Och det är precis där skillnaden avgörs:
Mellan att leda – eller jaga.
Mellan att skala upp – eller fastna.
Mellan att överleva – eller hamna på efterkälken.
Det går att ta kontroll – och det behöver inte vara svårt
Det börjar med att våga titta på vad ni faktiskt betalar för. Hur mycket används? Av vem? Och varför?
Det låter kanske som en stor apparat – men det är det inte. Rätt verktyg och processer gör arbetet lätt. Och för de flesta företag betalar det sig redan första kvartalet – bara genom att städa bort det som ingen använder.
Kontroll är inte motsatsen till innovation. Det är förutsättningen för att våga släppa loss den på riktigt.
