[KUNSKAPSSAMARBETE] Visste du att nästan 60 % av outsourcade projekt misslyckas på grund av bristande kulturell kompatibilitet?
Det är en häpnadsväckande siffra, särskilt i en bransch som bygger på samarbete över gränser och tidszoner.
Företag investerar miljontals kronor i att hitta rätt kompetens utomlands, bara för att upptäcka att skillnader i kommunikationsstilar, beslutsfattande eller till och med enkla arbetsplatsnormer kan få hela projekt att spåra ur. Det som på ytan verkar vara ett tekniskt problem är ofta i grunden något mycket mer mänskligt: kultur och kommunikation.
Priset för bristande kommunikation
Kulturella och kommunikativa klyftor mellan kunder och IT-leverantörer kan göra samarbetet betydligt svårare än förväntat. När team kommer från olika bakgrunder kan även små skillnader i arbetssätt, kommunikation eller affärspraxis skapa missförstånd och ineffektivitet. En leverantörs beslutsprocess kan till exempel inte stämma överens med kundens förväntningar – vilket leder till förseningar, friktion eller till och med felaktiga funktioner. Det som börjar som ett mindre missförstånd kan snabbt växa till missade deadlines och frustration på båda sidor.
Siffrorna talar för sig själva: 62 % av outsourcade IT-projekt går över budget, och misskommunikation ligger bakom 56 % av misslyckandena. Dessa problem kostar mer än bara tid och pengar – de urholkar förtroende, tempo och relationer.
I slutändan är kommunikation inte bara en del av mjukvaruutveckling. Kommunikation är allt.
Hur misskommunikation fäller även de största projekten
Ta ett globalt företag som IBM som exempel.
År 2007 anlitade Queensland Health Department i Australien IBM för att utveckla ett nytt lönesystem, initialt uppskattat till cirka 6 miljoner dollar. Under utvecklingen uppstod dock betydande problem. Redan samma år reviderade IBM kostnaden till cirka 27 miljoner dollar. I slutändan eskalerade projektet till ett misslyckande på hela 1,2 miljarder dollar. Systemet fungerade inte tillförlitligt, vilket ledde till att tusentals anställda fick felaktiga löner. Försök från Queensland-regeringen att få rättslig upprättelse misslyckades, eftersom ett avtal friskrev IBM från ansvar.
Detta fiasko visar hur feljusterade förväntningar, kommunikationsbrister och svag planering kan förvandla ett ambitiöst outsourcingprojekt till en offentlig katastrof.
Ett annat exempel kommer från Storbritannien. År 2024 påbörjade Birmingham City Council implementeringen av ett Oracle ERP-system värt 48 miljoner dollar för att modernisera sina finans- och HR-processer. Projektet mötte dock stora utmaningar på grund av bristande kommunikation mellan interna team och externa konsulter. Problem inkluderade otydliga krav, bristande målsamordning och otillräckligt engagemang från intressenter. Dessa brister ledde till förseningar, där full utrullning nu inte väntas förrän 2026, samt kostnadsökningar till cirka 114 miljoner dollar. Till slut uppfyllde projektet inte sina mål och övergavs, vilket resulterade i slöseri med resurser och förlorat förtroende.
Som du ser kan även tekniska tungviktare stöta på stora problem – både som leverantörer och kunder. Vad kan vi då lära oss?
Från utmaningar till insikter
Det kan verka självklart, men att förstå intressenter – deras värderingar, inflytande och roller – är avgörande. Ju bättre du känner teamet (produktägare, affärsledare m.fl.), desto lättare blir det att kommunicera, hitta lösningar och leverera hög kvalitet.
Ett exempel: vi arbetade med ett komplext och resurskrävande projekt där samarbetet med kundens projektledare var ansträngt från start. Vi uppfyllde alla SLA:er och KPI:er, men kände oss micromanagade och ofta kritiserade. För att förbättra kommunikationen erbjöd vi en utbildning i bästa praxis och ärendehantering.
Det blev en vändpunkt. Båda sidor fick bättre förståelse för varandra, byggde förtroende och förbättrade samarbetet.
Siffror och mätetal visar bara en del av bilden – de verkliga orsakerna ligger ofta i mänskliga faktorer. I ett projekt visade månadsvisa granskningar sjunkande prestation. Vid närmare analys upptäckte vi att projektets omfattning hade ökat, dokumentationen blivit mer omfattande och teamet hanterade fler applikationer. Tiden räckte helt enkelt inte till.
Lösningen blev regelbundna kunskapsdelningar och interna genomgångar. Med tiden förbättrades kvaliteten, och kunden bad oss dela arbetssättet med andra team.
Att se produkten genom användarens ögon
Att förbättra interna processer är bara halva lösningen. Lika viktigt är att förstå slutanvändaren.
I ett projekt med en plattform där varumärken köper annonser från influencers märkte vi att FAQ inte räckte – användarna ville ha snabba svar. Vi införde interaktiva guider som uppdaterades med varje ny funktion. Resultatet: färre frågor och 30 % ökad aktivitet.
Växa genom kommunikation och erfarenhet
Med över 40 kontor i mer än 20 länder har Sigma Software sett kraften i tydlig kommunikation. Under den ryska invasionen 2022 förlorade företaget inte en enda kund. Veckovisa uppdateringar skapade trygghet – och inga deadlines missades.
Den lärdomen gäller även entreprenörskap.
Många seniora ledare har allt som krävs för att starta eget: kunskap, erfarenhet och marknadsförståelse. Men steget är riskfyllt. Samma principer gäller som i projekt: förstå människor, bygg förtroende och skapa tydliga processer.
Framgångsfaktorer inkluderar:
- en tydlig affärsidé
- en befintlig kundbas
- geografiskt eller branschmässigt fokus
- erfarenhet från ledande roller
Med rätt stöd – som etablerade processer, varumärke och backoffice-funktioner – kan entreprenörer fokusera på att skapa värde istället för att börja från noll.
Av Marta Romaniak SVP Corporate Development @ Sigma Software Group
Artikeln är ett kunskapsamarbete mellan Sigma Software Group och IT Media Group. Sponsrade inlägg och kunskapsamarbeten är en del av IT Media Groups annonserbjudande. Om du har frågor kring sponsrade inlägg, hör av dig till info@itmediagroup.se
