Är digitala samarbetsformer en välsignelse eller en förbannelse?

Det beror på hur de används. Det visar en ny studie där Zoom och Morning Consult har frågat 8 000 anställda i 16 länder hur deras samarbetsprocesser ser ut.

Resultaten visar att en tredjedel av cheferna lägger över en timme per dag på att samordna spretiga processer.

Den årliga kostnaden, bara för den extra tidsåtgången, uppgår i genomsnitt till 170 000 kronor per chef. Till det kommer frustration och uteblivna affärsmöjligheter.

Det är mycket pengar för något som kan undvikas med mer enhetliga processer kring företagets appanvändning. I grunden handlar det om att företagen behöver vara mer strategiska när de väljer vilka samarbetsverktyg de ska använda för att göra arbetet så smidigt och effektivt som möjligt. De företag som lyckas bra med det kan både öka intäkterna och undvika onödiga kostnader.

En timme varje dag på spretig kommunikation

Ole Mygind, försäljningschef på Zoom i Norden och Benelux

De flesta av oss vet hur frustrerande det är att inte lyckas hitta tid i kollegornas kalendrar, att inte få svar från kollegor i tid och att inte ha tillräckligt med tid mellan möten och samtal för att kunna göra ett så bra jobb som möjligt. Denna studie visar på konkreta problem som uppstår när samarbetsprocesserna inte fungerar som det var tänkt. Ungefär en femtedel av de anställda och en tredjedel av cheferna spenderar över en timme om dagen på:

att delta i möten som inte har ett definierat syfte eller som inte löser ett konkret problem
att reda ut missförstånd eller hantera felaktig kommunikation inom sitt team
att hantera uppgifter vars deadline redan har passerats
att följa upp projektstatus för de olika teammedlemmarna

Dessa utmaningar leder inte bara till uteblivna intäkter, utan även till bristande engagemang och minskate förtroende kollegor emellan.

Fler appar, fler problem?

Vi som dagligen arbetar med att utveckla samverkansmetoder ser med stort intresse på resultaten från undersökningen, eftersom de visar att ineffektivt samarbete är en kostnad som effektivt kan hanteras med smartare användning samarbetsverktyg, inklusive AI-baserade verktyg.

Studien visar att de projektteam som använder sig utav mer än tio appar är betydligt mer benägna att uppleva samverkansproblem än team som använder färre än fem.

Samtidigt visar resultaten att majoriteten av både chefer och medarbetare föredrar att samarbeta via chattfunktioner istället för fysiska möten. Över 80% av cheferna säger dessutom att AI-verktyg hjälper dem att lösa arbetsuppgifter både snabbare och med bättre kvalitet. Det är en siffra som har ökat jämfört med vår rapport AI in the Workplace från förra året.

Paradoxen är att appar både kan hjälpa och stjälpa effektivt samarbete. Användningen av för många appar kan leda till onödig komplexitet, även om användningen av AI-appar ökar arbetseffektiviteten generellt sett.

Chefens förhållningssätt spelar en viktig roll

För att komma till rätta med detta problem är det viktigt, särskilt för chefer, har ett strategiskt förhållningssätt till de samarbetsappar som ska användas. Det kan uppnås genom att:

Lyssna på medarbetarna: Samla information om vilka samarbetsverktyg och metoder som fungerar bäst för olika arbetsuppgifter, och välj det som fungerar bäst i praktiken.
Konsolidera appmiljön: Skapa ett ramverk för appanvändning och se till att det finns en balans mellan synkront och asynkront arbete. Använd bara de appar som är nödvändiga.
Använd AI på ett smart sätt: Satsa på att utbilda anställda i användningen av appar så att de leder till ökad produktivitet och inte till en påtvingad extra uppgift.
Skapa en effektiv mötesstruktur: Minska antalet onödiga möten och uppmuntra asynkront samarbete kring de strategiska arbetsuppgifter som är mest tidskrävande.

Det första steget mot att förbättra samarbete inom organisationer är att skapa en överblick av vilka samarbetsappar som används i dag, och samla dem på en enhetlig plattform i möjligaste mån. Samtidigt gäller det att skapa en balans mellan digitalt samarbete och fysiska möten så att de löpande samarbetsprocesserna och beslutsfattandet kan samordnas på det sätt som passar varje företag.

Av Ole Mygind, försäljningschef på Zoom i Norden och Benelux