Företag investerar i AI för att effektivisera verksamheten, minska kostnader och frigöra tid.
Men vad händer när tekniken gör redan bristfälliga processer snabbare, utan att göra dem bättre?
AI-agenter och automatisering gör det möjligt att utföra arbetsuppgifter som tidigare krävde manuella insatser. För företagsledare är möjligheterna lockande: snabbare processer, lägre administrationskostnader och mer tid till värdeskapande arbete.
Men i jakten på effektivisering riskerar företagen att förbise ett grundläggande problem. Vi har under många år försökt bryta ned silos mellan företagens IT-system. Nu riskerar vi att automatisera dem.
När systemen blir smartare, men inte företaget
Dagens företag använder ett stort antal specialiserade system. HR hanterar medarbetarinformation, IT ansvarar för datorer och andra enheter, identitetssystem styr behörigheter och separata plattformar hanterar programvarulicenser.
Varje system har sin funktion, sin information och sina regler.
När AI-agenter införs kan dessa system automatisera allt fler uppgifter. Problemet uppstår när automatiseringen sker utan en gemensam bild av vad som händer i organisationen.
Ett system kan fatta ett korrekt beslut utifrån den information det har tillgång till, samtidigt som beslutet blir fel för företaget som helhet.
Det är skillnaden mellan att automatisera en arbetsuppgift och att effektivisera en verksamhet. Och för företagsledningen är den skillnaden avgörande.
Medarbetaren slutar, men kostnaderna fortsätter
Föreställ dig att en medarbetare lämnar ett företag.
HR-systemet registrerar den avslutade anställningen och en automatiserad process stänger användarkontot. Samtidigt ligger en programvarulicens kvar i ett separat system. Datorn har inte återlämnats och vissa behörigheter har inte avslutats. Varje system har hanterat sin del av processen, men ingen har säkerställt att hela kedjan är slutförd.
Johan Lilja, vd för Velory
Resultatet kan bli onödiga licenskostnader, utrustning som inte återtas och säkerhetsrisker som företaget saknar tillräcklig överblick över. Det är ett exempel på hur automatisering kan skapa en falsk känsla av kontroll. Enskilda arbetsmoment genomförs utan mänsklig inblandning, men det innebär inte att den övergripande processen fungerar.
För företaget kan konsekvensen bli att kostnader fortsätter uppstå och risker kvarstår, trots investeringar som skulle göra verksamheten effektivare. Problemet är inte nödvändigtvis bristen på automatisering. Det är bristen på samordning.
När effektivisering skapar merarbete
Samma problem kan uppstå när en ny medarbetare börjar.
HR-systemet registrerar anställningen. IT-systemet beställer automatiskt en dator och ett annat system tilldelar programvarulicenser.
Men systemen använder olika information om medarbetarens roll och behov.
Personen får fel utrustning eller saknar tillgång till de verktyg som behövs för att kunna arbeta. IT-avdelningen måste då lägga tid på att korrigera beställningar, ändra behörigheter och komplettera licenser. Tre arbetsmoment har automatiserats, men processen som helhet har inte blivit effektivare.
Tvärtom har företaget investerat i teknik som genomför felaktiga eller ofullständiga processer snabbare än tidigare. Det illustrerar en central utmaning för organisationer som satsar på AI: automatisering är inte detsamma som verksamhetsförbättring. Om tekniken inte minskar det faktiska behovet av manuellt arbete, korrigeringar och uppföljning riskerar den förväntade effektiviseringsvinsten att utebli.
Det är en affärsfråga, inte bara en IT-fråga
När automatisering diskuteras hamnar fokus ofta på tekniken.
Vilka system ska implementeras? Vilka arbetsuppgifter kan en AI-agent utföra? Hur mycket tid kan sparas?
Det är relevanta frågor, men de räcker inte. Företagsledningen behöver också fråga sig vad som händer när systemen fattar motstridiga beslut, när automatiserade processer inte slutförs eller när kostnader fortsätter uppstå för resurser som inte längre används.
Framför allt behöver ledningen kunna bedöma om investeringarna faktiskt förbättrar verksamhetens resultat. Ett företag kan automatisera hundratals arbetsmoment utan att för den skull ha skapat en mer sammanhängande eller kostnadseffektiv organisation.
Om varje avdelning mäter framgång utifrån hur effektivt det egna systemet fungerar, men ingen följer upp helheten, finns en risk att företaget optimerar delar av verksamheten på bekostnad av det samlade resultatet. Det handlar om kostnadskontroll, produktivitet, informationssäkerhet och avkastningen på företagets teknikinvesteringar.
Därför kan ansvaret för AI-driven automatisering inte begränsas till IT-avdelningen.
Företag måste börja tänka i livscykler
Lösningen är inte att ersätta alla befintliga system med en enda plattform.
HR, ekonomi, IT och säkerhetsfunktioner kommer även fortsättningsvis att behöva specialiserade verktyg. Utmaningen är att säkerställa att dessa fungerar tillsammans och utgår från en gemensam förståelse av verksamhetens behov. Det kräver att företag börjar tänka i sammanhängande livscykler i stället för isolerade arbetsmoment.
När en medarbetare börjar behöver rätt utrustning, licenser och behörigheter finnas på plats. När personen byter roll måste resurser och åtkomst kunna anpassas. När anställningen avslutas behöver utrustning återtas, licenser avslutas och behörigheter stängas.
Genom hela processen måste företaget ha kontroll över vilka resurser som används, vem som ansvarar för dem, vad de kostar och vad som ska hända när förutsättningarna förändras.
Integrationer mellan systemen är en viktig förutsättning, men det räcker inte att information kan skickas från en plattform till en annan. Företaget behöver också gemensamma regler för hur information ska användas, hur beslut ska fattas och hur åtgärder ska följas upp. Först då kan automatisering skapa verkligt värde över systemgränserna.
Ledningen måste ta ansvar för helheten
I takt med att AI-agenter får större möjligheter att utföra arbetsuppgifter förändras också kraven på företagens styrning.
Det räcker inte att godkänna investeringar i nya automatiseringsverktyg och förvänta sig effektivitetsvinster. Ledningen behöver säkerställa att tekniken stödjer verksamhetens övergripande mål och att det finns tydligt ansvar för processer som sträcker sig över flera avdelningar.
Det kräver samarbete mellan IT, HR, ekonomi och säkerhetsansvariga. Men framför allt kräver det att någon har mandat att se till att hela processen fungerar, inte bara de enskilda systemen. För om varje avdelning optimerar sin egen del utan att ta hänsyn till resten av organisationen riskerar företaget att få snabbare system, men sämre resultat.
Företagsledningar behöver därför sluta betrakta antalet automatiserade arbetsmoment som ett mått på framgång och i stället fråga sig om verksamheten faktiskt fungerar bättre.
Annars riskerar AI att göra ineffektiviteten både snabbare och dyrare.
Den verkliga potentialen med AI ligger inte i att automatisera varje system för sig, utan i att få hela verksamhetens processer att fungera bättre tillsammans.
Johan Lilja, vd för Velory
