Kunskapssamarbete Sigma Software Group
Det finns många faktorer att ta hänsyn till när man påbörjar en SharePoint-migrering, särskilt när det handlar om känsliga data.
I den här artikeln kommer vi att förklara hur vårt konsultteam för SharePoint-migrering skapade och implementerade ett säkert och sömlöst övergångsscenario som helt uppfyllde vår kunds affärsmål och tillväxtplaner.
Microsoft SharePoint är en av de mest populära plattformarna för innehållshantering, eller ECM (Enterprise Content Management) och intranätsamarbete, med över 190 miljoner aktiva användare i 200 000 organisationer globalt.
Microsoft släpper regelbundet uppdateringar med ytterligare funktioner och fördelar i varje ny version. Detta uppmuntrar företag att anpassa sig till de senaste förändringarna för förbättrad säkerhet, ökad produktivitet och optimerad verksamhet.
Men att övergå från en äldre version av SharePoint till en nyare kan vara utmananade för den som saknar tillräcklig kompetens och expertis.
Vår kund använde SharePoint 2013 för att hantera sina Legal and Compliance-portaler. Detta gjorde det möjligt för dem att på ett säkert sätt lagra, hantera, komma åt och dela kundrelaterad information och interna företagsdata som kontrakt, projektfiler och arbetsorder.
Men eftersom slutdatumet för support av den version av SharePoint som de använde närmade sig med stormsteg, ville kunden övergå till en nyare version som erbjöd större flexibilitet och mer omfattande funktioner. De anlitade Sigma Software-teamet för att säkerställa att migreringen av deras portal genomfördes korrekt och i enlighet med datasekretessen.
Mål för migreringen
Vårt team genomförde flera möten med kundens intressenter för att klargöra deras migrationskrav och identifiera eventuella ytterligare behov för varje portal. Tillsammans med uppgraderingen till SharePoint 2013 begärde kunden vissa funktionsförbättringar för sina lösningar. Vi analyserade noggrant portaluppsättningen och identifierade områden som kunde förbättras. Som ett resultat utvecklade vi en optimal migreringsfärdplan som inkluderade:
- Flytta den juridiska portalen från SharePoint 2013 till 2019
- Förbättra processen för att bevilja behörigheter på Legal Portal ● Migrera Compliance-portalen till SharePoint Online
- Refaktorisering av Compliance Portal-strukturen för att konsolidera data ● Förbättra datasynligheten på Compliance Portal med KPI-instrumentpanelen ● Uppgradera SharePoint 2013 till 2019 för Legal Portal
Legal Portal innehöll känslig företagsinformation, och vårt primära mål var att planera migreringen på ett sätt som skulle bevara datasäkerheten. Inledningsvis genomförde vi en omfattande granskning av portalmiljön och dokumenterade alla befintliga enheter (innehåll, data, arbetsflöden, standardfunktioner och anpassade komponenter) för att upprätta detaljerade checklistor för migreringen. I nästa steg
förberedde vi strategier för SharePoint-migrering, testning och utrullning för att säkerställa en exakt och sammanhängande end-to-end-process. Vårt team förutsåg också de potentiella riskerna för oförutsedda problem under migreringen, så vi skapade säkerhetskopior av data för att förhindra eventuella förluster.
Eftersom den nya miljön helt och hållet måste replikera kapaciteten och funktionaliteten i den tidigare portalversionen tillämpade vi en migreringsstrategi som gick ut på att flytta en enhet i taget. Detta innebar att enheter flyttades individuellt och interaktivt samtidigt som alla data, beroenden och arbetsflöden bevarades under de följande stegen:
1.Migrering av funktioner
Vårt team fokuserade på att migrera anpassade komponenter som, i motsats till redan befintliga funktioner, inte kunde överföras med standardverktyg. Därför formulerade vi enskilda skript, körde dem upprepade gånger för att migrera dessa anpassningar och utförde manuella tester för att verifiera att funktionaliteten överensstämde med den tidigare versionen.
- Migrering av data
Vi lyckades migrera alla data och använde oss av en tvåvägs datavalideringsmetod. Detta innebar kontroller på databasnivå och manuella testaktiviteter för att säkerställa en sömlös överföring.
- Migrering av arbetsflöden
Vårt team migrerade och optimerade befintliga arbetsflöden från SharePoint 2013 till den nya miljön. Vi validerade också roller och beroenden för att förhindra säkerhetsöverträdelser och driftstörningar.
När vi hade slutfört migreringen och flyttat alla enheter till produktion genomförde vårt team rökprov för att kontrollera om det fanns inkonsekvenser eller förluster. Utöver migreringen optimerade vi portalen genom att förbättra användargränssnittet och tillvägagångssättet för tilldelning av behörigheter för att ge säker åtkomst till informationen. I slutändan levererade vårt team Legal-portalen till slutanvändarna och säkerställde stabil prestanda och en sömlös användarupplevelse.
Sharepoint Online migrationstjänster för efterlevnadsportal
Vår kund använde Compliance Portal för att övervaka sin kvalitetsavdelnings interna företagsprocedurer och verksamhet. Portalen bestod ursprungligen av flera underwebbplatser som var etablerade på en lokal SharePoint-instans. Kunden ville dock effektivisera all information på en och samma plats. Därför rekommenderade vi att uppgraderingen av Compliance Portal skulle slutföras genom att migrera till SharePoint Online. Den här lösningen är mer flexibel och lättare att underhålla för icke-teknisk personal. Dessutom har den ett mer intuitivt UI/UX och innehåller
inbyggd arbetsflödesfunktionalitet som förenklar samarbetsprocessen utan att behöva anpassas.
Därför tog vi fram ett nytt ramverk för Compliance-portalens underwebbplatser, kartlade alla aktuella data, skapade ett migreringsschema för SharePoint online och inledde övergången. Vårt team skapade anpassade skript för att förenkla processen och automatisera överföringen för de flesta komponenter. Därefter satte vi upp integrationerna mellan webbplatserna och optimerade användarupplevelsen.
Utveckling av instrumentpanel för KPI:er
Compliance-portalen lagrade information om kvalitets- och säkerhetsnivåer för alla projekt, och det var viktigt för kunden att ha en helikoptervy av prestationsmätningarna på ett och samma ställe. Därför skapade Sigma Software-teamet en konsoliderad uppsättning KPI:er och utvecklade en instrumentpanel med hjälp av React ovanpå SharePoint-funktionerna som visar kvalitets- och säkerhetsindikatorer i realtid. Eftersom vi använde teknik som sömlöst integreras med SharePoint hade kundens team flexibiliteten att anpassa instrumentpanelen efter deras förändrade behov. Nu kan kunden övervaka hela företagets efterlevnad och proaktivt reagera på nya problem.
Resultat av migrering och optimering
Kunden var nöjd med migreringsresultaten och våra ingenjörers förbättringar av båda portalerna. Som SharePoint-migreringsföretag fortsätter vi att ge löpande support för lösningarna för att säkerställa portalernas smidiga prestanda och stödja ytterligare förlängningar.
Om du funderar på SharePoint-migrering och behöver konsulthjälp, kontakta Sigma Software-teamet. Du kommer att få experthjälp från början till slut och en skräddarsydd migreringsstrategi för att övergå till den nya, fullt optimerade miljön på ett säkert och sömlöst sätt.
Artikeln är ett kunskapssamarbete mellan Sigma Software Group och IT Media Group. Sponsrade inlägg och kunskapsamarbeten är en del av IT Media Groups annonserbjudande. Om du har frågor kring sponsrade inlägg, hör av dig till annika@itmediagroup.se
