Det börjar ofta i det lilla. En extra godkännandeloop här, ett manuellt Excelark där. Snart har ett system som en gång lovade effektivitet blivit en flaskhals.
För många organisationer är det en välbekant resa och precis där befann sig WorkHuman.
På en scen inför en publik av HR och IT-proffs berättar Jana Lebduskova, ansvarig för HR-teknologi på WorkHuman, öppet om hur bolaget gick från en ambitiös Workday implementation till ett läge där systemet inte längre höll jämna steg med verksamheten.
– Efter några år inser man att det man byggde från början inte längre passar, säger hon.
Snabb tillväxt avslöjade sprickorna
Jana Lebduskova, ansvarig för HR-teknologi på WorkHuman
WorkHuman, som erbjuder plattformar för medarbetarerkännande och organisationskultur, växte snabbt globalt. Med verksamhet i flera länder och kunder från både Fortune 500-bolag och mindre företag ställdes höga krav på skalbara processer.
Men deras Workday-miljö, implementerad 2021, började visa tydliga brister.
Organisationsstrukturer, kostnadsställen och avdelningar var inte synkade med andra affärssystem som finans och lön. Processerna blev allt mer komplexa, med många manuella steg och överflödiga notifieringar. Säkerhetsmodellen som borde byggas enligt principen “minsta möjliga åtkomst” hade i praktiken blivit motsatsen.
– Vi gav alla tillgång till allt. Det slutade med att ingen riktigt använde systemet som det var tänkt, säger Jana.
När Excel tar över
Ett av de tydligaste varningstecknen var att HR-teamet började arbeta utanför systemet. Kritiska processer spårades i Excel, och förtroendet för datan i Workday minskade snabbt.
– Våra användare litade inte på datan. Och med rätta den underhölls inte korrekt, säger hon.
Detta är en klassisk fallgrop i digital transformation: när användarna tappar förtroendet för systemet, faller hela värdet.
Från teknikproblem till affärskritisk fråga
Till slut nådde situationen en kritisk punkt. Frågan som började cirkulera internt var lika enkel som den var allvarlig:
Är det här verkligen rätt system för oss?
Det var då WorkHuman valde att inte bara justera utan att tänka om från grunden.
En ny grund: från struktur till strategi
Istället för att lappa och laga började teamet med att omdefiniera sina kärnstrukturer och processer. Fokus låg på att:
- Synkronisera HR-data med andra affärssystem
- Förenkla och standardisera arbetsflöden
- Återställa en robust säkerhetsmodell
- Återskapa förtroendet för data
Men kanske viktigast av allt: att återföra systemet till sitt syfte att stödja verksamheten, inte bromsa den.
En lärdom för hela branschen
WorkHumans resa speglar en bredare trend. Många organisationer investerar tungt i moderna HR-system, men underskattar behovet av kontinuerlig anpassning.
Tekniken utvecklas. Verksamheten förändras. Och system som inte utvecklas i takt riskerar att bli irrelevanta eller till och med ett hinder.
– Man måste våga ifrågasätta sina egna lösningar, säger Lebduskova. Det som fungerade då, fungerar inte alltid nu.
Från data till insikt – nästa steg
Idag blickar WorkHuman framåt, med fokus på AI och det de kallar “human intelligence technology” att omvandla medarbetarerkännande till strategiska insikter.
Men grunden är densamma: rätt struktur, rätt data och system som människor faktiskt vill använda.
För i slutändan handlar HR-teknologi inte om system.
Det handlar om människor.
