Fem tips på hur du gör din företagsverksamhet virtuell för ett långsiktigt flexibelt arbetssätt

Allt eftersom vi har skapat nya vanor kring distansarbete, har många av oss både nya rutiner och vanor.

Holger Reisinger

Vi anpassar oss till det nya skiftet och integrerar dessa nya sätt att arbeta. Men större processer i företag kan ha försummats för att kunna förse team med de dagliga verktygen som behövs för att upprätthålla kontinuiteten i arbetsflödet. Många nya arbetssätt har utvecklats snabbt men för att kunna maximera fördelarna med flexibelt arbete måste företag fokusera på större förändringar.

Här finner du fem tips på hur du på ett effektivt sätt inför rörligt eller flexibelt arbete i ditt företag på längre sikt.

1. Se till att du har en fullt ut virtuell och digital arbetsplats
   De flesta företag var redan på väg att utveckla sitt digitala arbetssätt, de implementerade sina molntjänster och kommunikationssystem innan de blev tvungna att arbeta hemifrån. Men för många företag var meningen med dessa digitala plattformar att vara kontorsanpassade och inte fullt utvecklade virtuella kommunikations -och samarbetsverktyg. Med detta i åtanke se över vad det finns för användarbehov, effektivisera dina plattformar och se till att ni har produktivitet, möten och applikationer för samarbete. Blir det bara vissa som använder den nya tekniken kan det leda till kunskapsförlust vid missförstånd, samt ett långsammare arbetsflöde.

Med molntjänster och ett noga övervakat nätverk kan du se till att team kan komma åt delade filer och lagring, men även verktyg för hantering av arbetsflödet. Förutom att ha programvara och digitala plattformar, se till att dina anställda har tillgång till professionella ljud -och videoenheter så de kan ha kontakt med sina kollegor. Detta kan hanteras på ett enkelt sätt, problem kan övervakas och IT-avdelningen kan lösa dem på distans.

1. Omvandla din kunskap och information
   Mycket av den sociala, kulturella och organisatoriska kunskapen och information är implicit eller uppkommen i korridorerna hos ett företag. När dina medarbetare arbetar på distans oavsett om du anställer nya medarbetare eller sätter nya standarder och förväntningar på distansarbete, så behöver denna information skrivas ned och delas med till de anställda.

   Skapa en guide för dessa sociala koder som ska gälla för alla anställda. För HR-avdelningen, ta fram tydliga resultatbaserade förväntningar på prestationsmätningar för medarbetare på distans. Var också tydlig med vad beteendenormerna och förväntningarna är på hemarbete och på kontoret, mot vilka medarbetarna kan arbeta och mätas.

2. Förbättra din kommunikation
   En nackdel med att arbeta hemifrån är saknaden av spontana möten vid kaffemaskinen och i korridorerna. Den icke verbala kommunikationen som sker på kontoret försvinner också. Eftersom alla möten nu är inbokade så förlorar vi dessa mer organiska samtal.

Chefer borde bli bättre på att ge mer kontinuerlig feedback samt införa dagliga teamindelningar och prata med alla medarbetare för att se till att de vet vad de ska göra och att allt fungerar bra. Ledarskap borde också demonstrera dessa beteenden för att kunna införa nya sätt att arbeta på. När du förlitar dig på UC-plattformar för all kommunikation, se då till att sätta standarden för dessa verktyg och hur de ska användas.

1. Accelerera företagsverksamhetens tillit
   Stephen Covey fångade vikten av tillit i företagen: “tillit påverkar alltid två utfall – snabbhet och kostnad. När tilliten minskar kommer hastigheten också att minska samtidigt som kostnaderna ökar. När tilliten ökar kommer hastigheten också att öka samtidigt som kostnaderna går ned.” Tilliten minskar naturligt eller är mer problematisk att främja inom utspridda team, men det finns sätt att underlätta detta och försäkra sig om att det fungerar långsiktigt.

   Chefer måste vara transparenta och undvika att vara för kontrollerande samt fokusera på leveransen över tid. Ha era kalendrar tillgängliga så att folk kan se när du är ledig och tillgänglig för samtal. Förespråka sociala interaktioner och ge anställda uppgiften att komma på roliga aktiviteter. Dessa interaktioner utanför arbetet kommer att bygga tillit och som i sin tur kommer att accelerera teamens arbetstakt när det kommer till projektarbete.

2. Använd er av evangelister
   När teknologi var en stödfunktion för arbete på kontoret kände man nödvändigtvis inte av att processerna inte infördes korrekt. Men de flesta företagsverksamheter har troligen infört åtminstone en ny mjukvara eller hårdvarulösning till följd av de nya arbetsförhållandena på grund av Covid-19, därför är det viktigt att användarna anammar de nya systemen, särskilt inom rörligt arbete. Att endast implementera ny teknologi för distansarbete är inte en garanti för att det kommer att användas eller användas på ett korrekt sätt.

Se till att du har en stark intern kommunikation, det hjälper till att driva på anammandet av nya införanden. Överväg att organisera inlärningsmöten som sker under lunchtid, eller ta fram mer omfattande virtuella inlärningsprogram och moduler. Börja med att förklara varför du inför denna förändring och gör detta innan du berättar hur så att användarna förstår fördelarna för både dem och företagsverksamheten. Du kan också identifiera influenser från en viss avdelning eller evangelister för att kämpa för plattformen samt vara en officiell expert och källa.

Under flera år har Jabra förespråkat nya sätt att arbeta på och vi känner till fördelarna. Vi vet också att du vinner på ett framgångsrikt anammande av nya verktyg och teknologi som stödjer flexibelt arbete. Nu mer än någonsin tidigare behöver företagsverksamheter nya verktyg och sociala sammanhang för att fungera i en tid av flexibelt arbete och utspridda team. Att ha en grundlig plan för att uppmuntra förändring inom en kultur av flexibelt arbete är nyckeln till framgång. Med dessa fem steg kommer du att börja se de produktiva fördelarna, med de nya arbetssätten, på nolltid.