I en färsk undersökning från Kaspersky framkommer att nästan fyra av tio anställda (37%) oavsiktligt fått tillgång till konfidentiell information, som uppgifter om lön och bonus, om sina kollegor.
Löneuppgifter är bara ett exempel på känsliga personuppgifter som finns på företags servrar idag. Om uppgifterna kommer ut på grund av bristande säkerhetsrutiner, kan det vara förödande, inte bara för stämningen på jobbet utan också leda till böter eller bli föremål för rättslig prövning.
En av de faktorer som kan leda till att filer öppnas av obehöriga är att mindre än hälften (43%) av de anställda regelbundet kontrollerar och ändrar åtkomsträttigheterna för delade dokument eller samarbetsverktyg som de använder. När någon lämnar ett företag eller flyttar till en annan avdelning inom samma verksamhet är det viktigt att deras åtkomsträttigheter omedelbart avslutas.
Det här är en del av ett större problem som kallas ”digital clutter”, ungefär digital oreda, som innebär att dokument sprids och delas utan att nödvändiga försiktighets- och säkerhetsåtgärder vidtagits. Bristen på rutiner och policys för att reglera den digitala oredan kan leda till otydligt ansvar och att de anställda inte uppmärksammar vilka dokument de kan och får dela och sprida inom eller utanför verksamheten. Enligt rapporten vet bara en tredjedel av de anställda (29%) exakt vad som finns i varje delat dokument eller samverkansverktyg som de har tillgång till.
Det är viktigt att regelbundet utbilda de anställda och påminna dem om säkerhetsrutiner och rådande policys.
