Kan kriser skynda på en hållbar förändring i arbetslivet?

Reseförbud leder till fler resfria möten och mindre miljöavtryck

Peter Uddfors, VD på Office Mangement

Fler och fler inser fördelarna med resfria möten och flexibla samarbeten. Men varför realiserar alltför få möjligheten? Distansmöten utan resor spar miljön, kostnader, tid och ger medarbetarna en bättre arbetsmiljö med mer tid för både arbete och fritid. Och i tider av hot om pandemiskt utbrott som Corona kan möjligheten att utföra sitt arbete på distans hämma både spridningen av viruset och minska de både samhälls- och företagsekonomiska konsekvenserna.

– Teknik som videokonferens och IT-lösningar som främjar samarbete och dokumentdelning på distans är möjliggörare,men som så ofta är det våra vanor, företagskulturer och de mänskliga beteendena som hämmar förändringar, säger Peter Uddfors, VD på Office Management vars målsättning är att hjälpa mindre till medelstora bolag med den teknik som behövs för ett hållbart arbetsliv både idag och i framtiden.

Peter Uddfors, VD på Office Mangement menar att teknikutvecklingen gått så långt att det inte längre är särskilt stor skillnad på ett videomöte och ett fysiskt möte.

Att vara en ansvarsfull medborgare och arbetsgivare är också att börja med att använda effektiv kommunikationsteknik, som videomöten, som minskar ditt behov av att resa i tjänsten. Det är ett viktigt steg för en mer hållbar miljö och kanske också nu för en friskare värld.

Men varför fokusera på videoteknik och plattformar som delar dokument, man kan väl ringa och skicka email? Dagens teknik gör det möjligt att få nästan samma känsla i videomötet som om alla befann sig i rummet, trots att det kan skilja mil eller kontinenter mellan varandra. Dessutom kan man arbeta i samma dokument samtidigt och slipper tidstjuven att leta efter den eller de senaste versionerna i mailboxen. Tiden då videomöte förknippades med teknikstrul och att det är dyrt är över. Nu är det enkelt, kostnadseffektivt och definitivt bra kvalitet.

– Det var inte många år sedan som jag kände att det var i princip otänkbart att kontakta en läkare för diagnostisering över videolänk. En läkare vill man se i ögonen och få förtroende för i ett undersökningsrum. Men nu läste jag att i december 2019 gjordes 100 000 digitala läkarbesök i månaden och enligt rapporter ökar det med 10% i månaden. Denna förändring säger något om hur vi som medborgare har mognat digitalt vilket ger hopp om att beteendet också kommer överföras alltmer till arbetslivet och möteskulturen, menar Uddfors.

Kanske kommer den nya normen för hur vi möts i arbete och på fritiden förflyttas till en ny nivå med kriser som Coronautbrottet. Det får oss att tänka efter och skydda varandra mer här och nu.

TIPS:

Hur ska man då komma igång med ett effektivt sätt att arbeta flexibelt och på distans om det är tekniken som hindrar? Här är fyra tips till en bra lösning för distansarbete när behovet kommer snabbt:

1. Datorn kan fungera bra för att komma igång med videoteknik. Datorn fungerar som en utmärkt lösning för videoteknik hemifrån i kombination med exempelvis Microsofts Teams. Att använda datorn som professionell videoteknik i längden är däremot riskabelt och som gjort för tekniskt strul.
2. Använd smidiga plattformar för att dela dokument. Lösningar som Microsofts M365 ger dig möjligheten att arbeta obehindrat med dina kollegor på distans. Ni delar och ser samma dokument, alla vet vilken senaste versionen är, ni planerar och kommunicerar från samma plattform. Har du inte upptäckt möjligheterna med M365 finns det en helt ny värld att utforska.
3. Videokonferensteknik –Ge hellre fler än färre möjligheten. Hur ska man tänka runt investeringen av videoteknik? De flesta videomöten är oftast inte för så många personer och då blir det ineffektivt att sätta en enda stor kraftfull videokonferensutrustning i det största mötesrummet. Om man skall välja på en stor lösning eller flera små, då ger det oftast mer nytta för organisationen att satsa på lämpliga videolösningar i flera mindre mötesrum.
4. Gör din videokonferenslösning plattformsoberoende. Någon medarbetare föredrar Teams, en kund har en äldre Tandberg-lösning, en tredje föredrar Hangout och ibland Zoom. Att arbeta flexibelt och på distans innebär också att valen av plattform för videokonferens ser helt olika ut. Att tvinga in någon i din egen teknik fungerar inte. Se istället till att ni har en säker uppkoppling för alla deltagare mellan varandra, oavsett plattform.