Bilia står inför en häftig digitaliseringsresa där ett nytt gemensamt intranät fick bli startskottet.
Startsidan på Bilias nya intranät
Bilia består av flera olika bolag, och man ville skapa en enhetlig såväl som målgruppsanpassad kommunikation via ett nytt och modernt intranät. Niclas Carlsson, Lösningsarkitekt på DQC, delar i denna artikel med sig av erfarenheter och tips från vårt samarbete med Bilia.
Visionen var att bygga en koncerngemensam och hållbar plattform som förenklar vardagen för alla medarbetare och bygger en stark ”vi-känsla” och där Bilias medarbetare tillsammans ger kunderna den bästa servicen. Med en önskan om att skapa den bästa möjliga plattformen för dagens digitala arbetsplats påbörjades projektet med att kravställa och utveckla Bilias nya intranät. Det skulle bli ett modernt och responsivt intranät som låg i linje med deras identitet och visionen om ”One Bilia”. Det var här DQC kom in i bilden.
Ett intranät ska visa rätt information till rätt medarbetare
Att bygga ett enat team och en plattform för fantastiska samverkansmöjligheter handlar inte bara om vass teknologi. Det handlar lika mycket om att skapa rätt nivåer mellan global och lokal informationshantering. En norsk medarbetare behöver inte tillgång till samma saker som en svensk och vice versa. Därför var målgruppsanpassning gällande navigering och länkar en viktig del i projektet.
Fokus låg på att skapa ett intranät för hela Bilia oavsett vilken enhet eller region som medarbetaren tillhör. Denna struktur möjliggör nu för Bilia att arbeta med global och enhetlig information såväl som lokala variationer i en och samma plattform.
”Biliakoncernens nya intranät kommer att vara navet i vår ”One Bilia”-strategi. Med intranätet som samlingspunkt kommer vi att närma oss varandra och skapa en bättre gemensam affär”. Anders Rydheimer – Kommunikationschef på Bilia.
Så gick det till att bygga navet i Bilias kommunikation
Bilia hade redan innan kontakten med DQC påbörjat en effektkartläggning, men landat i en teknisk lösning som inte kändes optimal för organisationen. Bilia ville bygga intranätet i Microsoft 365 eftersom de vill konsolidera och jobba samlat i en och samma plattform.
Här passade DQC’s expertis inom Microsoft-plattformen perfekt. Med hjälp av lösningsarkitekter och SharePoint-experter från DQC kunde den nya kravbilden tas fram innan lösningen sedan utvecklades och tog form.
Första steget var att sätta upp strukturen enligt kravbilden, allt ifrån den globala startsidan, informationssidor, menyer och navigering till målgruppsanpassade sidor sattes upp av DQC.
När strukturen väl var på plats påbörjades arbetet med att fylla intranätet med rätt information till rätt medarbetare, migrering av data samt tester för att säkerställa att allt blir rätt från dag ett. Det skapar trovärdighet och bidrar till ökat användande av intranätet efter go-live. Det skapar även bra förutsättningar för att snabbt kunna börja jobba som vanligt igen i den nya lösningen, utan omställningstid.
Ett levande intranät kräver struktur och ägandeskap
Det absolut viktigaste var att sätta en tydlig organisation för Bilias intranät. En stor organisation som Bilia kräver struktur och ägandeskap. Om intranätet verkligen ska kunna fungera som navet i kommunikationen måste det vara levande och uppdateras kontinuerligt. Detta kräver en tydlig organisation och förvaltning av intranätet. Det ska vara tydligt hur information uppdateras och vem som har ägandeskap för respektive sida.
”Att vi tillsammans med Bilia satt upp en organisation kring intranätet är en av de största och mest bestående värdena för Bilia. Vi har en tydlig struktur och ägandeskap kring sidorna. Det är inte längre bara en kommunikationsavdelning som jobbar aktivt med intranätet utan informationsägare och innehållsansvariga från hela verksamheten är nu delaktiga i att hålla intranätet levande över tid.” Niclas Carlsson – Lösningsarkitekt på DQC
Affärsvärdet ligger i att få upp användandet av intranätet
Dagens digitala arbetsplats måste vara byggt för samarbete. Det ska vara enkelt att få informationen du behöver, dela dokument och samverka med kollegor. Det har DQC hjälpt Bilia att uppnå. Resultatet blev ett helt nytt intranät med fokus på ”vi-känsla” och samarbete.
För att lyckas implementera moderna lösningar för dagens digitala arbetsplats krävs en djup förståelse kring moderna verktyg för samarbete, såsom SharePoint och hela Microsoft 365. Förutom att kunna tekniken och all funktionalitet måste du kunna hjälpa kunden att få ut maximalt affärsvärde från investeringen, och affärsvärdet ligger i att lösningen som man implementerar verkligen används.
En framgångsfaktor för att lyckas få upp användandet är att tidigt arbeta med ”user adoption”. Att inte enbart fokusera på den tekniska lösningen utan även fundera på utbildning och användaren i ett tidigt skede. Det gör att organisationen enklare kan få upp nyttjandegraden och användningen av det nya intranätet från början. Genom att jobba aktivt med user adoption minskas därmed tappet i produktivitet som byte av system och verktyg oftast innebär.
”Detta projekt har blivit startskottet för Bilia att kunna nyttja hela plattformen som Microsoft 365 erbjuder. Det lägger grunden för den fortsatta resan inom den digitala arbetsplatsen.” Niclas Carlsson – Lösningsarkitekt på DQC
Tre råd för att lyckas med ditt nya intranät
Det ska vara tydligt vad syftet och målet är med projektet. Vad är det ett nytt intranät ska hjälpa organisationen att uppnå?
Att få till en intern organisation med tydlig struktur och ett tydligt ägandeskap för intranätet är en av de viktigaste parametrarna för att lyckas få till ett intranät som lever över tid.
Satsa på utbildningar och user adoption redan från start för att säkerställa att du får ut maximal nytta från lösningen.
Vill du veta mer om moderna intranät och den digitala arbetsplatsen, kontakta oss på DQC!
