Med få resurser och en stor geografisk spridning behöver Bergs kommun i Jämtland konstant hitta lösningar som effektiviserar verksamheten, ger tillgänglighet och närhet.
Staffan Lidén, IT-chef, Bergs kommun
Kommunens invånare och anställda är spridda över ett stort område. Nu har kommunen infört kryptering av e-post och digital signering. Handläggningen av olika ärenden blir både snabbare och säkrare.
– Vi på IT behöver överbrygga avstånden, se till att vi erbjuder den nödvändiga sociala service och tillgänglighet som våra kommuninvånare och medborgare kräver. Vi ska aldrig uppleva någon kapacitetsbrist och kunna nyttja molntjänster. Även en fjällskola ska till exempel ges samma möjligheter fast den ligger 12 mil från en huvudort, säger Staffan Lidén, IT-chef, Bergs kommun.
Väl utbyggd infrastruktur och fiber ett måste
– Vi är dessutom beroende av fiber och IT-infrastruktur för att tillgodose behoven av distribuerade tjänster, som e-tjänster. Bergs kommun är expansiv, en fjällkommun med många fritidsboende som vill bli fast boende. För att kunna erbjuda dessa tjänster krävs en väl utbyggd infrastruktur. Vi har kunnat skynda på bygglovsärenden, fått till bra processer som är en förutsättning för snabbare handläggning av byggnadslov för de som inte bor i kommunen.
Kryptering och digital signering
För ett antal månader sedan kom även Socialförvaltningen i Bergs Kommun med frågan om hur IT-avdelningen skulle kunna göra hanteringen av handläggningar snabbare, vilket innebar en del tekniska utmaningar. Socialsekreterare handlägger ärenden som behöver påskrift. De använder olika verksamhetssystem och behöver kunna fylla i journalsystem, blanketter och dokument som kan signeras och faxas. Det kan vara på vilken tid på dygnet som helst och behöver hanteras snabbt och säkert. Då avstånden är långa och den som ska signera beslut kan vara på resande fot kan hantering av ärendena ta för lång tid. IT-avdelningen var tvungna att hitta en lösning som inte fanns. Olika leverantörer kontaktades för att hitta en partner som visste hur man skulle kunna hitta en lösning för detta. Bergs Kommun har sedan ett antal år tidigare en god relation med Telia som i sin tur pekade på Cygate som en lämplig partner för att lösa hanteringen av ärenden på ett effektivare sätt.
Fler tjänster ger ökat krav på säkerhet
– Är man en liten kommun behöver man kompetenta partners. Cygate har dessutom en nära koppling till länet med kontor i Östersund. När dialog inleddes tändes en gnista. Cygate har arbetat med säkra certifikat under ett antal år. Genom GDPR (General Data Protection Regulation) kommer vi dessutom att behöva tillgodose de krav som den nya dataskyddslagen kräver. I och med att vi dessutom tillhandahåller mer tjänster har behovet av säkerhet ökat. Numer kan beslut som signerats digitalt skickas med krypterad e-post. Genom en virtuell faxlåda skickas dokumenten på ett säkert sett och fax kommer fram till den som ska ha dokumentet. Tidsbesparingen är mycket värdefull även för de som berörs av besluten, berättar Staffan.
Insikt och säkrad framtid inför GDPR
Bergs kommun har således tagit höjd för att uppfylla kraven som den nya datasäkerhetsförordningen kommer att kräva 2018.
– Vi har lagt en grund för framtiden. Dessutom har vi lärt oss massor på vägen. Vi inser att myndigheter, privatpersoner, kommuninvånare kommer att kräva att vi garanterar hur vi hanterar personuppgifter. Hanteringen av säker e-post kräver systemanpassning, vilket blev en egen process. I framtiden behöver samtliga verksamhetssystem anpassas till GDPR. Det räcker inte med att handläggare från Bergs kommun skickar mail med sigill, alla leverantörer som vi har kontakt med i vår tur behöver kunna garantera krypterad e-post, resonerar Staffan.
Guldkorn på jobbet
Staffan Lidén, IT-chef på Bergs kommun har arbetat med IT i kommunen i 38 år.
– Det har varit år av inspirerande utmaningar. En tjusning. Det är som att trampa på guldkorn.
