Nära åtta av tio svenska företag (79 procent) använder e-faktura, men samtidigt har många kvar flöden av PDF- och pappersfakturor, vilket minskar effektivitetsvinsterna. Allt enligt en undersökning från Pagero.
Undersökningen genomfördes av Mantap på uppdrag av Pagero med drygt 300 företag, där samtliga respondenter är involverade i beslutsfattandet kring val av lösning för fakturahantering.
-E-fakturor ger många fördelar, men de äts delvis upp när företag också använder sig av PDF- och pappersfakturor. Det finns alltså fortfarande stor förbättringspotential för många företag, säger Joakim Hahne, regionchef för norra Europa på Pagero.
När det gäller företagens planer att förändra faktureringssätt uppger åtta av tio att de kommer att öka sin digitalisering eller automatisering. De största utmaningarna att genomföra förändringen är tid och prioriteringar, kostnader och begränsningar i befintliga system.
-Det är intressant att det är tid och kostnader som företagen i undersökningen anger som den största utmaningen till att genomföra förändringen till ökad digitalisering och automatisering. När företag väl prioriterar detta kommer de att märka att de sparar just tid och pengar, säger Joakim Hahne.
På klimatkontrollbolaget Munters, som använder system för e-fakturor sedan flera år, nämner Katarina Rhodin, Global Process Architect Finance, framför allt två fördelar:
-Det blir mycket mindre manuellt arbete jämfört med att skriva in fakturauppgifter, det går i stället att läsa in allt på en datafil. En annan stor fördel är att e-faktura ger kontroll på status för varje faktura, var den är, vem som ska attestera. Det gäller både kund- och leverantörsfakturor, säger Katarina Rhodin.
-Andra fördelar är också att det ger bättre underlag till kassaflödesanalys, till exempel syns direkt om en faktura ska betalas om 30 eller 60 dagar. Bättre koll på kassaflödet underlättar också för att optimera sysselsatt kapital, fortsätter Katarina Rhodin.
Klara Bodin, ekonom på Swedavia – som äger, driver och utvecklar flygplatser – säger att när bolaget för cirka 15 år sedan började använda e-fakturor var två stora drivkrafter att spara pengar på kuvert, porto och tid att kuvertera fakturor samt minskad miljöpåverkan av att inte behöva skicka brev runt om i världen.
-Den kanske största fördelen är ökad kontroll och säkerhet. Vi vet när fakturor kommer till oss och när vi skickar iväg fakturor. Alternativet att mejla PDF-fakturor innebär en hel del manuellt arbete, till exempel att när mejlen studsar tillbaka få fram nya adresser att skicka till, säger Klara Bodin.
Lagförslag av EU gör frågan aktuell
EU-kommissionen presenterade i december 2022 ett förslag (VAT in the Digital Age, förkortat ViDA) för att modernisera nuvarande regler för moms. Det inkluderar bland annat att e-fakturering ska göras obligatorisk i EU för gränsöverskridande transaktioner mellan företag i medlemsländer.
Joakim Hahne
-Det är sannolikt bara en tidsfråga innan även Sverige kommer att införa lagkrav om obligatorisk e-faktura mellan företag och från offentlig förvaltning till företag, i linje med senaste förslaget från EU. Svenska företag har mycket att vinna på att redan nu se över sin nuvarande status, lösningar och digitala strateg kring e-fakturering, både för att säkerställa beredskapen inför kommande lagkrav och för att underlätta handel med lokala och internationella kunder, säger Joakim Hahne.
Detaljerade uppgifter från undersökningen:
Planer om att ändra faktureringssätt: 39 procent avser öka digitaliseringen, 26 procent svarar ökad digitalisering och automatisering, 19 procent svarar ökad automatisering, medan 10 procent inte planerar någon förändring.
Drivkrafter att övergå till digitalisering och automatisering av fakturahantering: minska kostnaderna 57 procent, öka kontrollen 56 procent, minska klimatpåverkan 50 procent, uppfylla lagkrav på e-fakturering 37 procent.
Utmaningar att genomföra förändring till ökad digitalisering och automatisering: tid och prioritering 53 procent, kostnader 48 procent, begränsningar i befintliga system 43 procent.
