Fem tips för att lyckas med outsourcing av IT-tjänster

Efterfrågan på IT-tjänster är högre än någonsin i Sverige, men att hitta rätt kompetens blir allt svårare och inte sällan blir kostnaderna oproportionerligt höga.

För företag som planerar att outsourca hela eller delar av sin IT-struktur krävs noggrann planering och många beslut ska tas i processen innan man väljer leverantör. Så vad är det viktigaste att tänka på för företag som står inför att anlita en outsourcing-partner?

Utvärdera behovet
Ett vanligt misstag är att stirra sig blind på kostnader istället för att fokusera på vad som ska genomföras och vad det huvudsakliga behovet är. Förutsatt att det inte gäller ett mycket enkelt arbete är det välinvesterad tid att undersöka vad bolagen har gjort tidigare inom samma område. Det är även viktigt att tala med nuvarande och tidigare kunder till bolaget man utvärderar.

Bestäm plats
Spelar det någon roll för utfallet vart man outsourcar? Tittar man på lyckosamma projekt brukar projekt där man sitter relativt nära geografiskt fungera bra. Om det beror på minskad tidsskillnad, mindre språkförbistring eller möjligheten att träffas är inte helt klart. Ofta går det att minska kostnaderna när projekt läggs längre österut såsom Indien, men det innebär också större tidsskillnad och mer omständliga resor för att kunna ses. Ett alternativ är nearshoring. Via nearshoring inom exempelvis Europa minskas avstånden. Det är också viktigt att redan från början planera var man vill drifta sina system. Fler och fler väljer att gå över till molnlösningar hos t.ex. Amazon (AWS) eller Microsoft (Azure). Gör man detta slipper man riskera att sega nätverk tar ner hastigheten.

Utvärdera leverantörer med testprojekt
Ett bra sätt att utvärdera leverantörer är att låta den tilltänkta partnern testarbeta med ett mindre och avgränsande projekt. Om projektet är relativt frånskilt släpper man inte in konsulter i sina viktigaste system redan från dag ett vilket ökar säkerheten. Man kan även köpa en konsulttjänst såsom code review (Quality Assurance / Test) eller be om förslag på hur något ska programmeras. Då kan man se och bedöma kompetensen innan man lämnar över för mycket.

Definiera tydliga mål och avtal
Oavsett om man arbetar med ett projekt som ska vara färdigt enligt en viss specifikation till ett visst datum eller om man arbetar agilt är det viktigt för både köpare och leverantör att man har tydliga mål. Man får då också ett facit om arbetet gått bra, om det är möjligt att förbättra eller om man bör byta leverantör. Dokumentera gärna målen skriftligt så alla vet vad som gäller. Det förenklar om det blir otydligheter framöver. Även om man är överens med leverantören om vad som ska göras och hur det ska göras är det viktigt att man skriver ett avtal. Ju tydligare avtal man har desto mindre är risken att man vid senare skede blir oense om vad man kommit överens om. Är man inte säker på i vilken omfattning man behöver hjälp kan det vara rimligt att ha ett ramavtal och därefter göra avrop på de tjänster man vill köpa.

Träffas och utvärdera
När man arbetar med outsourcing på lång sikt förbättrar man resultatet genom ett bra samarbete med det outsourcade teamet. Dagliga möten med teamet och projektledarna är viktigt. Har man även möjlighet att träffa teamet ett par gånger per år brukar det också leda till bättre samarbeten. Får man ett team med teammedlemmar som verkligen ser och förstår behoven brukar det leda till bättre slutresultat. De extra kostnader man får för extra kontakter, resor och möten är ofta värt investeringarna.